CÓMO ORDENAR UN LISTADO EN EXCEL

Cómo ordenar un listado en Excel, según el mes.

En uno de los correos que he recibido, Clarisa me pregunta cómo se podría ordenar un listado de personas, de acuerdo al mes y en orden ascendente. Así que he decidido hacer este vídeo como una respuesta para su pregunta. ¿A ti también te interesa este tema?

Pues ¡empecemos!

Ordenar un listado en Excel.

(TRANSCRIPCIÓN DEL VÍDEO)

Clic en la imagen para ver el vídeo.

Clic aquí para ver en Youtube

Veamos. La idea es que todo este listado se ordene de acuerdo al mes y lo haga ascendentemente, es decir, de menor a mayor.

Así, primero estará enero, luego febrero, luego marzo, etc.

Para realizar esto, vamos a seleccionar todo el rango (en realidad si se trata de una tabla, no es necesario seleccionar todo, sino que bastaría con tener seleccionada una celda dentro del rango)

Pero para asegurarnos, vamos a seleccionar toda la tabla.

Luego, vamos a seleccionar la ficha “Datos”.

En ella, encontraremos el botón “Ordenar”. Pinchamos sobre él.

En el cuadro de diálogo que aparece, vamos a seleccionar aquí el nombre de la columna “MES”, ya que nos interesa ordenar la tabla con respecto a ella.

En el campo “ordenar según”, dejaremos en la opción “valores”, ya que nos interesa ordenar por el contenido de la celda.

En el campo “criterio de ordenación”, dejaremos tal como está, es decir de “A a Z”.

Como puedes ver, esto indica que los valores se ordenarán desde el menor hasta el mayor, en orden ascendente.

Si quisieras que se ordenen de mayor a menor, entonces eliges de “Z a A”.

Una vez hecho todo esto, haces clic en el botón “Aceptar”.

¡Y listo! Como puedes ver la tabla se ha ordenado de acuerdo a la columna “MES” y está lista para que empieces a trabajar con ella.

Pero… ¿Y qué si me piden que, adicionalmente al mes, también debo ordenar por apellidos?

Es decir, primero deben estar ordenados ascendentemente por mes, pero si hay más de una persona en un mes, entonces estas personas deben ordenarse por el apellido.

¿Entendido?

De acuerdo, ¡hagámoslo!.

Repetiremos todos los pasos, es decir, seleccionamos los datos, vamos a la ficha “Datos”, hacemos clic en el botón “Ordenar” y en el cuadro que aparece, ordenamos primero por MES, según sus valores y en orden ascendente. Hasta este punto, las cosas siguen igual.

Ahora, para agregar otro criterio de ordenación, haremos un clic en el botón “Agregar nivel”.

Como ves, aparece una nueva fila con los mismos campos, que nos servirá para especificar un segundo nivel de ordenamiento, el cual se ejecutará luego del primero.

Justamente aquí lo dice, “Ordenar por” y “luego por”. Eso significa que primero se considerará el orden por mes y luego el orden por la otra columna.

Y la otra columna será la de “Apellidos”.

También me interesa que se ordene por los valores… y también que se ordene ascendentemente.

Solo resta hacer clic en el botón “Aceptar”.

Como ves, ahora cada vez que tengamos varias personas dentro de un mismo mes, estas se ordenarán alfabéticamente, según su apellido.

Y de la misma forma, podrías agregar otro nivel para ordenar la tabla de acuerdo a un tercer criterio.

¡Esto es perfecto! ¿No te parece?

Imagina el trabajo que esto podría evitarte, si lo usas correctamente. Solo piensa en ello.

Y bien, eso ha sido todo por hoy. Espero que la duda haya quedado disipada y que apliques hoy mismo lo que has aprendido. Sigue practicando, sigue mejorando, sigue aprendiendo.

¡Nos vemos!

Raymundo
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