Excel Básico en tu vida laboral: Los 6 pilares fundamentales

Excel Básico
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En la actualidad ya es imposible negar que casi cualquier trabajo requiere conocimientos básicos de Excel. Incluso hay personas que fallan en conseguir ese nuevo puesto de trabajo al no poder terminar con la prueba de Excel que le hicieron en la entrevista.

Es probable que esto te haya pasado incluso a ti.

¿Qué son las cintas, las fórmulas y las fichas?

¿Cómo crear informes sencillos, gráficos, tablas dinámicas y trabajar con las fórmulas?

Los siguientes párrafos te ayudarán a introducirte en el interesante mundo de las hojas de cálculo. Yo te acompañaré en este camino y te mostraré estos seis pilares fundamentales en los que tienes que trabajar para cumplir con tu objetivo de dominar Excel.

#1: El entorno gráfico. Empecemos por el principio

¿Qué es lo primero que necesitas saber?

Al igual que en tu primer día de trabajo, necesitas conocer el lugar donde vas a trabajar, también es necesario que conozcas dónde te vas a mover cada vez que utilices esta herramienta. Es por eso que revisaremos las principales partes de una ventana de Excel.

En la siguiente imagen verás cómo está compuesta su interfaz gráfica:

 

Entorno Gráfico de Excel

 

Resumiendo para hacerlo más rápido, voy a contarte para qué sirve cada una de estas partes.

Nombre del libro.- Pues eso, este es el nombre que tiene tu libro. En este caso se llama «libro2». Asegúrate de guardarlo con un nombre que indique de qué se trata tu archivo, para evitar confusiones posteriores.

Barra de acceso rápido.- En esta parte verás los iconos que ejecutan acciones como «guardar», «deshacer», «rehacer»

Sirve para colocar los comandos que más utilices y tenerlos a la mano en todo momento, en lugar de entrar a la ficha correspondiente, en la cinta de opciones.

Cinta de opciones.- Este es un conjunto de “fichas” que organizan las opciones de manera que te sea mucho más fácil encontrar el comando que necesitas, al hacer más intuitiva la búsqueda. Cada vez que te diga “ve a la ficha tal”, te estoy indicando que elijas una de estas “pestañas” que ves en la cinta de opciones.

Barra de fórmulas.- Sin duda una de las partes más importantes de la interfaz gráfica de Excel. En este lugar aparecerán todos los datos y fórmulas que escribas en una celda. De igual manera, si te colocas sobre una celda y escribes aquí, podrás editar el contenido de dicha celda.

Es un elemento muy útil a la hora de evaluar y editar una fórmula. Con la práctica ya verás por qué resulta tan útil.

Rejilla de datos.- O también puedes llamarlo «hoja de datos». Es un conjunto de celdas que conforman lo que llamamos «hoja» y, a su vez, las hojas conforman el libro de trabajo. Si quieres entender mejor qué es esto de la celda, la hoja y el libro, haz un clic aquí.

Barra de estado.- En este lugar aparecerán los mensajes que Excel quiere hacerte saber. También es la zona donde encontrarás el control del «Zoom» (es decir, qué tan “cerca” o “lejos” quieres ver tu hoja) y otras opciones para visualizar la hoja.

Conceptos básicos antes de continuar.

  1. ¿Qué es Excel? ¿Para qué sirve?
  2. La celda, la hoja y el libro. 
  3. El entorno de trabajo en Excel[Vídeo]
  4. ¿Qué son las Fichas Contextuales en Excel?
  5. La Barra de Fórmulas en Excel
  6. La Cinta de Opciones de Excel
  7. Cómo crear nuevas hojas en Excel
  8. La barra de estado en Excel
  9. ¿Cómo insertar hipervínculos en Excel?

#2: Trabajando con Datos

Excel es un experto en tratamiento de datos. El único inconveniente, es que primero debes aprender a utilizarlo. ¡Pero vale la pena!

Ingresando datos

Si estás necesitando ingresar datos (números, generalmente) entonces puedes aprovecharte de la sección de tratamiento de datos. Solo haz clic en el siguiente enlace:

Ver tratamiento de datos.

Editando datos.

¡Por supuesto! Luego de que los ingresas, tendrás que editarlos algún día. ¡Pero qué difícil que resulta en ocasiones realizar esta tarea!

Tranquilidad. Si haces clic en el siguiente enlace, te mostraré los diferentes artículos en los que te cuento cómo realizar estas tareas sin que se te vaya el día entero en ello.

Ver edición de datos.

Tablas de datos.

Pues luego de ingresar datos directamente en las celdas, sin ningún tipo de orden. Seguramente vas a querer ganar un poco de organización (y hasta un poco de ayuda extra). En ese caso, te recomiendo aprender sobre las tablas en Excel. Haz clic en el siguiente enlace.

Tablas de datos en Excel.

Filtrando datos.

Si necesitas saber cómo poder encontrar un dato entre toda esa marea de letras y números, probablemente lo que necesitas es aplicar un filtro. Haz clic en el siguiente enlace para ver las soluciones que te propongo para estos casos:

Ver filtrado de datos.

 Buscando Datos

Si los filtros no te han dado la solución, tal vez necesites una técnica para buscar datos. Haz clic en el siguiente enlace para ver los artículos en los que te cuento cómo hacer para encontrar esos datos camuflados:

Ver búsqueda de datos.

Preguntas de tratamiento de datos en Excel.

  1. Cómo filtrar valores únicos.
  2. Cómo introducir datos a una hoja de Excel
  3. Cómo usar la opción Texto en Columna
  4. Crear Tablas en Excel (y borrarlas).
  5. Crear tablas en Excel paso a paso.
  6. Cómo transponer en Excel (de vertical a horizontal)

#3: Fórmulas y Funciones. Calculando Totales, Realizando Búsquedas y Sacando Promedios con las Funciones de Excel

Sí, el corazón de Excel son las fórmulas. Esta es la parte que más te interesa aprender de momento y en la que la mayoría tiene problemas al principio. No te preocupes, nos pasa a todos. Pero aquí estoy para ayudarte a que no te tome más tiempo del necesario.

Primero, tenemos que saber qué es una fórmula. ¿Verdad?

Entonces, comencemos por ahí. Estos artículos te ayudarán a entender las fórmulas desde cero. Recuerda: Yo tengo la paciencia de escribir y tú tendrás la paciencia de leer.

Un trato justo. 🙂

  1. ¿Qué es la referencia?
  2. Entonces, ¿qué es un rango en Excel?
  3. ¿Qué es una fórmula en Excel?
  4. ¿Qué son los argumentos en Excel?
  5. 7 Principios básicos para trabajar con fórmulas en Excel

Si aún con todo esto, no es suficiente para ti, entonces puedes ver todos mis artículos relacionados con las fórmulas en Excel, si haces clic en el siguiente enlace:

Ver fórmulas en Excel

Funciones en Excel

La otra parte de este pilar, son las funciones. Ahora que ya tienes más claro qué es una fórmula, podrás empezar con las funciones. Si quieres ver todos mis artículos relacionados con funciones, solo haz clic en el siguiente enlace.

Ver funciones.

Funciones matemáticas.

Si quieres saber cómo trabajar con funciones matemáticas, haz clic en el siguiente botón.

Ver funciones matemáticas.

Funciones de búsqueda y referencia.

Si quieres saber cómo trabajar con  funciones de búsqueda y referencia, haz clic en el siguiente botón.

Ver funciones de búsqueda y referencia.

Funciones de Texto

Si quieres saber cómo trabajar con funciones de texto, haz clic en el siguiente botón.

Ver funciones de texto.

Funciones de Fecha y Hora

Si quieres saber cómo trabajar con funciones de fecha y hora, haz clic en el siguiente botón.

Ver funciones de fecha y hora.

Funciones Lógicas.

Si quieres saber cómo trabajar con funciones lógicas, haz clic en el siguiente botón.

Ver funciones lógicas.

Todas las funciones.

Si aún así, te queda corto este material, puedes ver todos los artículos en los que te comento acerca de las funciones. Recuerda que este material se va actualizando siempre con nuevos artículos.

Ver todas las funciones.

Preguntas de Fórmulas y Funciones en Excel.

  1. Referencias absolutas y relativas.
  2. Entonces, ¿qué es un rango en Excel?
  3. ¿Qué es una fórmula en Excel?
  4. Nombres de rango en Excel ¿Para qué?

#4:Formato. ¡Ponle color a tu vida!

No basta con mostrar una sábana de números en tu próxima presentación. Debes hacer que esos números puedan verse (y que den ganas de verlos). Necesitas destacar lo más relevante y eso se consigue con el criterio adecuado al momento de darles formato a tus datos.

El criterio lo pones tú. Las técnicas las pongo yo. ¿De acuerdo?

¡Bien! Entonces haz clic en el siguiente enlace, si quieres que conversemos sobre las técnicas de formato de datos en Excel.

Ver formato de datos.

Formato Condicional.

¿Que necesitas que tus celdas tengan un formato u otro, de acuerdo a una condición? Entonces el formato condicional es para ti. Haz clic en el siguiente enlace, para que iniciemos nuestra conversación sobre el tema.

Ver formato condicional.

 Preguntas sobre Formato en Excel.

  1. Entendiendo el formato personalizado

#5: Gráficos. Crea Reportes Rápidamente.

De acuerdo, el gráfico no es el 100% de tu reporte. Pero sí que debe resumirlo todo de un solo vistazo. Es por eso que este es uno de los temas más solicitados en este blog.

Todos los gráficos.

Si quieres ver todos los artículos en los que te muestro cómo crear gráficos, entonces haz un clic en el siguiente enlace.

Ver gráficos.

Gráficos Básicos.

Si te interesa comenzar por los gráficos básicos, haz clic en el siguiente enlace y te mostraré todos los artículos en los que te muestro cómo hacerlos.

Ver gráficos básicos.

Gráficos Avanzados.

Si ya dominas los gráficos básicos, entonces tal vez te interese comenzar con los gráficos avanzados. En ese caso, haz clic en el siguiente enlace.

Ver gráficos avanzados.

Gráficos Especiales.

¿Cómo que especiales? Pues así les llamo a estos tipos de gráficos en los que les doy un toque distinto para salir de lo común. ¿Te interesa? Pues ya sabes qué hacer.

Ver gráficos especiales.

 Preguntas de Gráficos en Excel.

  1. Cómo crear un Gráfico en Excel
  2. Cómo agregar datos a tus gráficos rápidamente.
  3. Cómo agregar un título al gráfico.
  4. Cómo crear un gráfico de Columnas en Excel.
  5. Tipos de gráficos en Excel
  6. Cómo cambiar la escala del eje horizontal en tu gráfico.
  7. Partes de un Gráfico en Excel.

Cómo crear gráficos en Excel, sin hacer horas extra.

¿Ha pasado tiempo desde que hiciste tu último gráfico? ¿Aún no lo tienes claro?

¿Necesitas una guía para realizar un gráfico?

Entonces, esta entrada es para ti. Aquí he compilado los principales temas relacionados con la creación de gráficos, para que no te pierdas nunca más.

Ver cómo hacer un gráfico.

#6: Tablas Dinámicas. El tratamiento de datos al siguiente nivel.

Una de las utilidades más necesarias en nuestro trabajo con Excel, pero también una de la más temidas por los usuarios novatos.

No te preocupes. El león rara vez luce como lo pintan y aquí estoy yo para guiarte en tu aprendizaje ¿Recuerdas?

Si ya te has aprendido las lecciones anteriores, verás mucho más claro lo que las tablas dinámicas son y cuál es su utilidad. Entonces, aprenderás a utilizarlas mucho más rápido de lo que te imaginaste.

Haz clic en el siguiente enlace para ver todos los artículos en los que te converso acerca de las tablas dinámicas y cómo se utilizan.

Ver tablas dinámicas.

Preguntas sobre Tablas Dinámicas en Excel

  1. Las Tablas Dinámicas: Qué son y para qué sirven.
  2. Entendiendo a las Tablas Dinámicas.
  3. Dar formato a una Tabla Dinámica.
  4. Las partes de una Tabla Dinámica.

 ¿Y ahora qué?

Bien, si has llegado hasta aquí, tal vez ya estés listo o lista para empezar tu camino al dominio de Excel y es probable que este blog sea el adecuado para ti.

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Raymundo