Duplicados en Excel: ¿Cómo detectarlos de un vistazo?

Seguramente has trabajado con alguna columna en nuestra Hoja de Trabajo, en la que no se deben repetir datos. Por supuesto que llevar este control “al ojo” es tedioso y muy poco confiable.

Para ayudarte con este tema, hoy te muestro dos técnicas para detectar valores duplicados en Excel.

Forma #1

Utilizando una columna auxiliar, utiliza la siguiente fórmula para detectar los valores que están repetidos.

Fórmula en inglés:

=IF(COUNTIF($A$1:A1,A2), “Repetido”, “Ok” )

Fórmula en español:

=SI(CONTAR.SI($A$1:A1;A2);”Repetido”;”Ok”)

Supongamos que tienes tus datos en la columna A. Para poder detectar los duplicados, utilizarás la columna B como auxiliar e ingresarás la siguiente fórmula en la celda B2.

Insertando fórmula para detectar duplicados

Ahora copiarás la celda B2 hacia abajo, hasta donde te sea necesario:

La fórmula en acción

Nota: Para adaptarlo a tu archivo, debes cambiar $A$1:A1,A2 por la ubicación de tus datos a validar.

Forma #2

Utilizando Formato Condicional.

Si no quieres utilizar una columna auxiliar, puedes hacer uso del Formato Condicional para resaltar con color aquellas celdas que están duplicadas.

Para ésto, utilizaremos una variante de la fórmula anterior:

Fórmula en inglés:

=COUNTIF($A$1:A1,A2)

Fórmula en español:

=CONTAR.SI($A$1:A1;A2)

Utilizando el mismo caso, en que tienes tus datos en la columna A, seleccionaremos todas las celdas de dicha columna y aplicaremos el Formato Condicional, utilizando la fórmula indicada, tal y como te muestro en la siguiente imagen:

Detectando duplicados con el Formato Condicional en Excel

Nota: Para adaptarlo a tu archivo, debes cambiar $A$1:A1,A2 por la ubicación de tus datos a validar.

¡Listo! Ahí tienes dos formas para detectar duplicados en Excel. Espero que lo apliques a tu archivo y te resulte de utilidad.

Créditos foto: http://www.flickr.com/photos/popilop/331357312/

¿Cómo crear gráficos en Excel, sin hacer horas extra?

Cómo crear un gráfico en Excel.

Cómo crear un gráfico en Excel.

Los gráficos en Excel, siguen siendo de especial interés para las personas que visitan mi blog. Resultan aún más interesantes que las macros. ¿Será que tengo que reforzar este tema? Bien, aquí va mi mejor intento.

Suelo recibir muchos correos en los que me solicitan alguna orientación con respecto a la creación de gráficos en Excel. Veo que a muchas personas les consume mucho tiempo el hacerlo, mientras que algunas incluso creen no poder con esta tarea.

Para colmo de males, cada vez se requiere más de crear gráficos, mostrar la información de forma enriquecida y, por si fuera poco, tu jefe te pide “detallitos” que al final se te llevan la tarde.

Hazte a la idea: No podrás evitar enfrentarte a los gráficos. Y es que los gráficos en Excel suelen ser ese detalle que le da vida a un reporte. Un informe generalmente no está completo sin al menos un gráfico que resuma toda esa cantidad de datos que, de otra manera, no podríamos digerir.

Si aún no te has enfrentado a la tarea de realizar tu primer gráfico en Excel, ésta puede parecer un poquito complicada, a menos que tengas un guía que te demuestre que en realidad es una tarea muy sencilla 😀

01 Cómo crear gráficos en Excel, en 3 pasos.

Realmente, es muy sencillo realizar tu primer gráfico en Excel. Y te lo demuestro en ésta entrada, haciéndolo en 3 pasos (muy detallados, para que no me digas que no voy despacio :D)

Problemas creando tu primer gráfico.

Sí, si… Es muy difícil que la primera vez que hagas algo te salga perfecto.

Por eso aquí también he incluido esos errores comunes que se suelen presentar cuando creas un gráfico y también sus soluciones. Así que vamos, anímate y pon manos a la obra:

Cómo crear mi primer gráfico en Excel.


02 ¿Y qué tipos de gráfico puedo crear?

¡Buena pregunta! Vamos, que esto recién empieza. Pues te diré, que los gráficos base que Excel te ofrece, dan para mucho. Lo más seguro es que cubran cualquier necesidad que tengas para tus informes. Gráficos de columnas, gráficos de barras, de pastel… Bueno, ¿por qué no lo vemos un poco más en detalle?

Aquí te dejo una entrada en la que te doy un resumen de los gráficos más utilizados:

Tipos de gráficos en Excel.


03 ¿Cómo agrego datos a mi gráfico, después de haberlo creado?

Bueno, ya he creado el gráfico y me quedo muy chulo; pero ¿qué hago ahora si quiero agregar más datos a mi gráfico?

Como siempre, la respuesta es: Depende. Siempre hay más de una posible solución con Excel. Sin embargo, aquí te muestro una forma rápida para agregar nuevos datos a tu gráfico recién creado, que seguro te resultará interesante y divertida:

Cómo agregar datos a un gráfico de Excel.


04 Partes de un gráfico: Conocer al enemigo.

En realidad yo creo que el gráfico es tu amigo 😀

Pero ahora que estás empezando, seguramente no le ves con buenos ojos. Así que lo mejor será que lo conozcas pronto para que te lleves bien con ellos.

Una buena forma de avanzar un poco más con ésto, es aprendiendo la anatomía de un gráfico en Excel. Esto es, sabiendo cuáles son las partes que los conforman. En ésta entrada te muestro justamente eso:

Las partes de un gráfico.


05 Ahora quiero agregarle un título a mi gráfico.

A éstas alturas, ya le has perdido el miedo escénico a los gráficos y quieres animarte a probar nuevas cosas. ¿No es verdad?

Y la primera que se te viene a la mente es ponerle un título personalizado a tu gráfico. Y claro, siguiendo el hilo de este artículo, te diré que esto no es nada complicado. Aquí te indico cómo hacerlo:

Cómo agregar un título a tu gráfico.


06 ¿Existen otras formas de crear un gráfico?

Existen diferentes formas de llegar a un mismo resultado. Depende de tu estilo, de la forma en que lo hayas aprendido, de tu forma de ver las cosas; pero lo cierto es que con Excel, casi nunca te encontrarás con cosas que sólo pueden hacerse de una forma.

Crear un gráfico no es la excepción. Aquí te dejo cómo crear un gráfico de columnas, de una forma distinta a la que te mostré hace un rato.

Cómo crear un gráfico de columnas en Excel.


07 El eje de mi gráfico no ha quedado como esperaba.

A pesar de hacerlo paso a paso, a veces puede darse el caso de que un gráfico no quede tal y como lo tenías en mente.

Los ejes son un ejemplo recurrente de esto. Si el eje de tu gráfico no ha quedado como querías, ¿cómo hacer para cambiarlo? Aquí te lo cuento:

Cómo cambiar la escala del eje horizontal.


08 ¿Se pueden resaltar los puntos máximo y mínimo en un gráfico?

Sí. Y el proceso no es muy complicado.

Ahora que ya eres toda una autoridad en el tema de gráficos con Excel, puedes lanzarte a por esta tarea y crear tu propio gráfico con marcadores de punto máximo y mínimo.

Aquí te dejo el artículo donde lo explico, como siempre, paso a paso.

Cómo marcar el máximo y mínimo en un Gráfico.


09 Vamos por algo más difícil: ¿Y si quiero hacer un gráfico intercambiable?

Un gráfico intercambiable, vendría a ser un gráfico que tú puedas cambiar a volundad, según cómo quieras visualizarlo. Por ejemplo, de un gráfico de pastel, cambiar a un gráfico de columnas… o a uno de área.

¿Se puede?

Sí. Se puede. En ésta entrada te indico los pasos para lograr este efecto que te ayudará a sorprender a tu jefe o a los muchachos en la reunión de esta semana:

Cómo crear un gráfico intercambiable en Excel.


10 ¿Y si quiero hacer un diagrama de Gantt?

¿Con un gráfico de Excel?

Sí. También se puede. Si eres de las personas que manejan proyectos; pero no requieres de algo tan complejo como Microsoft Project, o si quieres hacer un diagrama de Gantt para tu tesis o cualquier otro trabajo de la universidad, esto te puede ayudar.

Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel.


11 Haciendo gráficos más complejos.

Ya estás en el equipo élite de los analistas que trabajan con Excel, luego de haber practicado muchas horas todo lo que has aprendido aquí.

Así que ya es hora de que hagas tus propios gráficos, usando todas las técnicas aprendidas en cada batalla de tu día a día con Excel 😀

En este artículo te muestro cómo puedes hacer un gráfico en forma de cigarrillo, usando únicamente Excel:

Cómo hacer un gráfico especial.


12 La cereza del pastel: ¿Un barco navegando dentro de un gráfico?

Sí, no has leído mal, ni yo estoy loco. Excel es tan flexible, que incluso nos permite darnos unos cuántos lujos como éste.

Si puedes hacer navegar un barquito en el interior de un gráfico, ¿hasta dónde crees que podrías llegar con Excel?

Aquí te dejo el artículo donde te muestro cómo puedes lograr este simpático efecto:

Cómo dibujar un barco dentro de un gráfico de Excel.


¿No tienes tiempo para hacerlo por ti mismo/a?

Si quieres alquilar mis servicios para hacer un gráfico por ti, que te sirva de plantilla para tus próximos trabajos, entonces ponte en contacto conmigo.

¡Empecemos!

¡Lo demás está en tu cancha!

Con estos consejos ya no tienes excusa alguna. Ya sabes cómo crear gráficos en Excel, ahora sólo te queda aplicarlos. .

Y no olvides que el secreto de aprender a usar Excel, está precisamente en comenzar a usarlo. Así que mientras más rápido le pierdas el miedo, mejor para ti

¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo auto-numerar registros en Excel

Autonumerar filas en Excel

El escenario

Cuando realizamos una tabla en Excel que nos sirva como base de datos (por ejemplo un listado de los empleados de nuestra empresa), podemos vernos en la necesidad de numerar cada línea, ya sea por orden, o para asignarle un identificador único a cada registro para su posterior uso durante la recuperación de datos.

El problema

Esta numeración tendríamos que hacerla manualmente: la podemos escribir directamente o podemos utilizar la técnica de auto-relleno, arrastrando con el mouse cada vez que ingresemos un nuevo número; pero sigue siendo un proceso manual.

Auto-numerar registros en Excel

Podrías escribir en la primera línea el número 1 y a partir de la segunda utilizar la fórmula:


=B2+1

Arrastrando esta fórmula conseguimos el efecto deseado pero, una vez más, no conseguimos que sea automático.

Al insertar una nueva línea en la tabla, la fórmula no se copia automáticamente. Esto se debe a que la fórmula no es consistente en todas sus líneas, es decir que en la primera fila no tiene fórmula y por eso Excel no auto completa esa columna.

Recuerda: para lograr la automatización de tus modelos en Excel, debes comenzar por identificar los puntos de ingreso que no deberían ser manuales.

La solución

Para superar este inconveniente, una solución es utilizar la función FILA()

La función FILA() no recibe parámetros y su finalidad es la de devolver el número actual de la fila en la que está ubicada la fórmula. Esto significa que si la fórmula está en la fila 2, FILA() devolverá el número 2.

Aquí surge otro inconveniente: necesariamente nuestro primer registro siempre estará, por lo menos, en la fila 2. Esto ocasionará que la función row() indique el número de registro 2, cuando estamos en el primero.

Como te muestro en el gráfico, la forma de ajustar esto sería restándole el número de filas ‘excedente’ directamente en la fórmula. En el ejemplo que te muestro tengo una fila por encima de mi primer registro, por lo tanto, le resto una unidad (1)

Auto-numerar Filas

Ahora sí, Excel ha completado automáticamente la columna copiando mi fórmula en todas sus celdas y, lo que es mejor, cada vez que insertes un nuevo registro aparecerá con su correspondiente número de línea.

El ejemplo en acción

En la siguiente animación puedes ver el ejemplo funcionando tal y como lo queríamos. Cada vez que insertes un nuevo registro, Excel se encargará de asignarle un nuevo número que será único para cada uno.

Auto-numerar en Excel

Importante: Debes utilizar una tabla para que el rango se actualice automáticamente.

¿Y tú, ya usas la técnica de auto-numerar registros en Excel?

Puede ser una técnica sencilla, pero dentro de un contexto de automatización puede ahorrarnos un par de molestias al evitarnos el cálculo del siguiente número y su asignación.

¿Qué otras técnicas se te ocurren para un escenario como este? Me encantaría conocerlas y que podamos enriquecer esta entrada.

¡Ah! Se me olvidaba… No dejes de compartir esta entrada en las redes sociales usando los botones de Facebook y Twitter.

¡Nos vemos!

Graficar en Excel: Gráfico en Forma de Cigarrillo

Gráficos Especiales

En mi época de empleado, tenía un muy buena relación con mi jefe. Y en nuestras conversaciones sobre los reportes, el solía decir:

De tanto ver lo mismo, terminamos dejando de ver.

¡Y tenía razón!

Generalmente nos pasamos el día haciendo gráficos de barras, columnas y uno que otro de pastel.

Pero ¿por qué no hacer gráficos diferentes?

Nuestros clientes están acostumbrados a ver los mismos tipos de gráficos día tras día. A lo sumo, le cambiamos los colores y poco más.

De tanto ver lo mismo, dejan de prestarle atención a tus gráficas y, en resumen, dejan de ver los datos. Muchas veces es así.

Por eso hoy te voy a mostrar una forma sencilla de hacer un gráfico distinto, de entre las muchas que podemos inventarnos, para que sorprendas a tu jefe y/o a tus clientes internos. ¡Comencemos!

Graficar en Excel como todos los días.

Una forma de conseguir resultados totalmente distintos, es reemplazando los colores por imágenes que, con un truco o dos, refuercen el mensaje que queremos hacer llegar a quienes vean nuestros gráficos.

Para el ejemplo, voy a utilizar un reporte de ventas de una fábrica de cigarrillos ficticia. La intención es mostrar la cantidad de unidades vendidas por mes, durante los primeros cinco meses del año.

Es así que el Analista de Ventas de la fábrica “Tabacos Matasano” está generando un reporte, muy resumido, de las ventas de cigarrillos (expresadas en millones) durante el periodo comprendido entre enero y mayo. Luego de extraer los datos, tenemos una tabla como esta:

Graficar en Excel

Bien, nada del otro mundo, ¿verdad?

Ahora, si creamos un gráfico rápido para estos datos, nos quedaría algo similar a esto:

Graficar en Excel

Y hasta aquí todo se desarrolla como un día más en nuestra vida laboral. Pero, ¿qué hacer para darle ese toque diferente a nuestro gráfico?

Graficar en Excel de un modo diferente

01 Ajustes iniciales.

Vamos a insertar un nuevo gráfico, pero en lugar de usar uno de columnas, ahora vas a utilizar uno de barras apiladas:

Graficar en Excel

Una vez que hayas creado el gráfico, te quedará algo como esto:

Graficar en Excel

02 Transponiendo los datos.

Para que la técnica funcione, en este caso deberás intercambiar las filas por las columnas, presionando en el botón “Switch Row/Column” que te muestro en la imagen (en español el botón está en la misma ubicación, así que no hay pierde)

Una vez hayas realizado este paso, te quedará el gráfico que puedes apreciar a la derecha:

Graficar en Excel

Sí, lo sé. Se ve algo feo. No te preocupes, apenas comenzamos.

03 Colocando la imagen de fondo.

El siguiente paso, es utilizar una imagen de fondo. Para hacerlo, pincha sobre la parte interna del gráfico (donde están las líneas verticales de la grilla), clic derecho y selecciona la opción “Format Plot Area”

Graficar con Excel

En la sección “Fill” (Relleno) elige la opción “Picture or texture fill” (1) y luego pincha en el botón “File…” para que elijas la imagen de tu preferencia (2).

Graficar con Excel

Como ves, yo elegí la imagen de un cigarrillo para mi gráfico. Ya te vas dando una idea de lo que pretendo, ¿no es verdad?

Graficar en Excel

04 Rellenando con las series.

Ahora, pincha con el botón derecho sobre una de las bandas de colores y selecciona la última opción “Format Data Series”

Graficar en Excel

En la ventana de diálogo que verás a continuación, mueve el slider “Gap With” hacia la izquierda, hasta que quede en 0%

Graficar en Excel

Hecho esto, solo cierra la ventana y tu gráfico habrá cambiado una vez más. Ahora lucirá como ves en la siguiente imagen:

Graficar en Excel

Se ha cubierto el cigarrillo. No importa. Es parte del truco 😉

05 Hazlas transparentes.

Ahora vas a realizar un paso más. Vas a pinchar con el botón derecho sobre una de las bandas de colores y selecciona la opción “Format Data Series”.

Graficar en Excel

En la ventana de diálogo, vas a seleccionar la sección “Fill” (1) y eliges la opción “No Fill” (sin relleno) (2)

Graficar en Excel

Y luego seleccionas la sección “Border Color” (1), eliges la opción “Solid Line” (2) y seleccionas el color gris(3)

Graficar con Excel

Como paso final, seleccionas la sección “Border Styles” y en el parámetro “Width” eliges el valor 3.

Graficar con Excel

Esto debes repetirlo por cada una de las secciones de tu barra apilada. Al final, debe de quedarte un gráfico como este:

Graficar con Excel

06 Ajustes finales.

Ahora, quitaré las líneas verticales de la grilla. Eliminaré el eje vertical y le pondré el mismo color gris de fondo al gráfico, quedándome algo como esto:

Graficando con Excel

¡Y ya está! Hemos logrado el efecto visual de un cigarrillo dividido en partes proporcionales a las ventas de cada mes. Ahora le pondrás las decoraciones que acostumbras para que se vea más chulo.

Graficar con Excel

¿Qué te parece? Has realizado tu “infografía” utilizando la herramienta de toda la vida: Excel. No me dirás que no resulta chulo un gráfico de estos 😛

Además, con imaginación y algo de trabajo, podrás realizar casi cualquier variante. El límite es la imaginación.

En este ejemplo he dejado un escenario sencillo para centrarnos sobre la técnica y que ésta sea más fácil de asimilar.

Si quieres resaltar más la separación de los segmentos del cigarrillo, puedes utilizar un valor más alto que 3 en el ancho del borde cuando edites el formato de cada segmento de la barra apilada.

Descarga el archivo terminado.

Para que puedas jugar con el resultado final, te dejo el enlace aquí:

[sociallocker id=”5276″]Pincha para descargar tu archivo.[/sociallocker]

Con este archivo podrás guiarte para terminar de hacer tu propio gráfico personalizado (de verdad)

Si tienes alguna duda, puedes dejármela en los comentarios. Haré lo posible por responderla 😉

¡Hasta la próxima!

Cómo agregar datos a tus gráficos rápidamente.

Hoy quiero darte un consejo que te permitirá agregar datos a tus gráficos de forma rápida y amena. ¿Te lo vas a perder?

En el ejemplo que te muestro la empresa DMN está realizando su Reporte Semestral, en el cual muestra sus ventas, sus costos y sus ganancias.

El gráfico que se ha realizado muestra el total de ventas para cada uno de los primeros seis meses. Pero ¿Y si quiero agregar los costos? ¿O las ganancias?

Sigue leyendo que a continuación te muestro cómo hacer para agregar estos datos usando el método rápido.

Agregando datos a tus Gráficos de Excel

Selecciona el rango deseado y cópialo (Puedes presionar CTRL + C)
Selecciona el gráfico.
Pega los datos (Puedes presionar CTRL + V)
¡Listo!

Agregando datos a tu gráfico de Excel

Un paso más allá.

  1. Si utilizas el Pegado Especial (Puedes usar CTRL + ALT + V o puedes usar ALT + E + S) tienes la opción de indicarle a Excel si quieres pegar los datos como una nueva serie o como un nuevo punto y otros detalles.
  2. Para remover rápidamente una serie de tu gráfico, sólo selecciona la serie con el puntero del ratón y presiona la tecla DEL (Delete o Borrar)
  3. Si quieres extender el alcance de una serie (ampliar el rango de datos a graficar) sólo tienes que seleccionar la serie. Ahora verás que Excel ha marcado el rango de celdas de donde vienen los datos. Únicamente debes pinchar con el ratón en la esquina inferior derecha y arrastrar para ampliar o disminuir el área, según tus necesidades.

¿Cuáles son tus Tips de Excel para gráficos?

En lo personal, me gusta esta característica para agregar datos rápidamente a un gráfico armado. Así como éste, yo tengo varios trucos que utilizo a la hora de trabajar con gráficos.

¿Qué me dices tú? ¿Tienes tu propio listado de trucos para trabajar con gráficos?

Me gustaría conocerlos.

¡Buen inicio de semana!

Cómo agregar un título al gráfico.

Cómo agregar un título al gráfico

De acuerdo, ya te he mostrado cómo crear un gráfico y estás practicando todos los días ¿no es verdad? ¡Eso está muy bien! Pero, ¿qué hay acerca de cómo colocar un título en nuestro gráfico?

Pasos para agregar un título al gráfico.

Entiendo que ya tienes claro cómo crear un gráfico y, si ese no fuera el caso, recuerda que ya vimos la forma rápida y la forma “dedicada” de crear un gráfico en Excel.

Ahora te mostraré cómo puedes ir complementando tu gráfico para que se parezca más a lo que tú tienes en mente.

01 Selecciona tu gráfico.

Ahora, para agregar tu título, lo único que tienes que hacer es pinchar sobre tu gráfico (se vale pinchar en cualquier parte del gráfico) y aparecerá la ficha contextual “Herramientas de gráficos”.

Cómo agregar un título al gráfico

02 Inserta la etiqueta.

Dentro de esta ficha contextual que recién apareció, ubica la ficha “Presentación” y pincha sobre ella. Dentro de esta ficha, pincha sobre el botón de comando “Titulo del gráfico”, que se encuentra en el apartado “Etiquetas”.

Cómo agregar un título al gráfico

Una vez hayas pinchado sobre este comando, te aparecerá un pequeño menú con las siguientes opciones:

  1. Ninguno.- Si la eliges, el gráfico no mostrará ningún título. Esta opción te sirve cuando tienes un gráfico que ya cuenta con título y tú lo que quieres es quitárselo.
  2. Título superpuesto o centrado.- Esta opción coloca el título centrado en la parte superior y “flotando” sobre tu gráfico (te sirve para no perder espacio del área de tu gráfico).Cómo agregar un título al gráfico
  3. Encima del gráfico.- Esta opción coloca el título centrado en la parte superior y, a diferencia de la opción anterior, el título no “flota” sobre el gráfico, ocupando su propio espacio y restando dicho espacio a tu gráfico.Cómo agregar un título al gráfico

03 Escribe el título de tu gráfico.

Si has hecho todos los pasos que te he detallado, aparecerá un pequeño cartel sobre tu gráfico, el cual tendrá escrito el nombre de la serie de tu gráfico, en el caso de que solo tengas una serie.

Crear un gráfico de columnas

En cambio, si tienes más de una serie, el cartel aparecerá con el texto “Título del gráfico“.

Cómo agregar un título al gráfico

Es aquí donde tú tienes que hacer un doble clic sobre el gráfico y escribir lo que quieras que aparezca aquí.

Cómo agregar un título al gráfico

Si pinchas sobre el título de tu gráfico, con el botón derecho del ratón, y eliges la opción “Formato del título del gráfico”, aparecerá el cuadro de diálogo de formato, que te permitirá cambiar cosas como el color de tu título, color de fondo, borde, sombras, alineación, etc.

Cómo agregar un título al gráfico

¡Has terminado!

¿Ves lo fácil que resulta agregar un título a tu gráfico?

¡Pero no te quedes en esa silla!

Ponte a practicar todas las semanas y verás cómo avanzas en tu camino a dominar Excel. Si tienes alguna duda déjamela saber en los comentarios.

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¡Nos vemos!