Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

Te han solicitado realizar un gráfico de ventas con los últimos datos recibidos que completaron el trimestre y lo necesitan en diez minutos.

¿Puedes hacerlo?

¡Claro! No hay problema. Solo debo seleccionar los datos, insertar un gráfico bonito de los que tiene Excel y éste hará todo el trabajo por mi.

¡Qué bien voy a quedar con este reporte!

Todo suena muy bonito, pero…

En ningún momento pediste más información acerca de lo que necesitan.

¿Qué quieren mostrar?

¿Cuál es el objetivo del reporte?

¿Hay algo en específico que estemos buscando?

Todas estas preguntas son necesarias para realizar un gráfico que, en realidad, sea útil para poder analizarlo y tomar las decisiones correctas sobre la interpretación de los datos que estos gráficos representan.

Y no, no tiene nada de malo hacer estas preguntas. Si tu jefe se niega a responderte preguntas como ésta, que son necesarias para realizar bien tu trabajo… Entonces está saboteándose a sí mismo.

Pero, ¿no se supone que Excel hace todo esto por mi?

No. Si así fuera, entonces ¿para qué contratarte a ti?

Y es entonces que nace la duda en ti y te haces preguntas como la que sigue.

¿Realmente importa mucho elegir el gráfico adecuado?

Sí. Importa y mucho.

¿Por qué?

Porque, como te dije antes, un gráfico adecuado te ayuda a tomar decisiones correctas.

¿Recuerdas alguna vez haberte quejado de que te enviaron a hacer gráficos y aparte de eso, reportes en tablas sobre la misma información?

Es casi como si desconfiaran de que tu trabajo está bien hecho. ¿Verdad?

Lo que sucede, es que tu gráfico puede estar bien hecho en lo que respecta a la parte técnica; pero…

  • ¿Está bien representado?
  • ¿Elegiste el gráfico adecuado?
  • ¿Las escalas son adecuadas respecto a lo que quieres representar / comparar?

Cualquier error de interpretación puede llevar a tomar una mala decisión y los Gerentes lo saben.

Es por eso que resulta muy importante elegir el gráfico más adecuado para tu informe.

Imagina que con un gráfico estás contando una historia sin palabras. Es un relato de figuras y números que debe ser comprendido casi de un solo vistazo.

Un gráfico debe ser capaz de mostrarte y permitirte evaluar alternativas, de mostrar las tendencias que, incluso, ayuden a “predecir” de alguna manera un comportamiento en la producción o las ventas.

En conclusión: El gráfico incorrecto puede llevarte a tomar una decisión a ciegas, mientras que un gráfico adecuado, te permite tomar decisiones correctas y rápidamente.

Eligiendo el tipo de gráfico, según tu objetivo.

Después de todo lo dicho (y si hasta este punto estás de acuerdo conmigo), es evidente que antes de comenzar a trabajar en el gráfico, debemos sentarnos a pensar unos minutos en lo que necesitamos y en cómo lo vamos a realizar.

Pero yo se que te gustaría que te diera unas cuántas pistas acerca de cómo realizar esta tarea previa y a continuación te explico la manera en que yo lo veo.

El proceso

A pesar de que depende mucho del trabajo que realices, de las exigencias en tu empresa y de muchas otras variables… Creo que esto puede ser resumido en un proceso que representaré de forma gráfica:

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

  • 1

    Conocer el mensaje: ¿Qué quieres “decir”?

Como te dije al principio de esta conversación, necesitas conocer el objetivo de tu informe. Y el objetivo de un informe gráfico, siempre es comunicar un mensaje.

¿Cuál es ese mensaje?

Es lo que tú debes averiguar, porque para cada caso hay un mensaje propio.

Pero vienes aquí por respuestas en lugar de más preguntas, ¿cierto?

Pues bien, sigue leyendo.

Si no conoces el mensaje que debe comunicar tu gráfico, ¿cómo puedes averiguarlo por ti misma o por ti mismo?

Claro, sin tener que entrar a la oficina de tu jefe o tu cliente a preguntárselo justo ahora que está en esa reunión.

Pues ahora te voy a enumerar las 6 razones más comunes por las que se realiza un gráfico o los mensajes más comunes que debe comunicar un gráfico.

  1. Para comparar.
  2. Para justificar o detallar las partes de un todo.
  3. Para mostrar una tendencia en el tiempo.
  4. Para mostrar la distribución.
  5. Para encontrar las desviaciones.
  6. Para entender las relaciones.

¿Aún te parece muy escueta la explicación?

Ok, vamos a detallar un poco más cada una de estas razones para que nos quede más claro el tema.

Comparar datos.

Significado: Comparar un conjunto de datos con otro, para verificar sus diferencias y clasificarlos de acuerdo a dichos resultados.

Por ejemplo:

  • Las ventas que realizó el vendedor Pedro comparadas con las ventas que realizó la vendedora María.
  • Las ventas de tu producto A comparadas con las ventas de tu producto B, en cada trimestre del año.

¿Qué gráficos pueden utilizarse en estos casos?

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

  • Gráfico de líneas.
  • Gráfico de torta (gráfico de pastel).
  • Gráfico de columnas.
  • Gráfico de barras.
  • Gráfico de dispersión.

Mostrar cómo están distribuidos los datos.

Significado: Mostrar los datos clasificados en clases, de acuerdo a tu criterio de clasificación.

Por ejemplo:

  • Distribución de pedidos entregados con retraso.
  • Distribución de problemas de calidad encontrados en el mes de abril del presente año.

¿Qué gráficos pueden utilizarse en estos casos?

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

  • Gráficos de líneas.
  • Gráficos de columnas.
  • Gráficos de máximos, mínimos y cierre.
  • Gráficos de distribución.

Mostrar las partes de un todo.

Significado: Quieres detallar cuánto aporta cada parte a un todo y de dónde viene cada aporte. Es decir: Quiénes son los mayores responsables de éstos números.

Por ejemplo:

  • Del total del dinero gastado el año pasado, ¿cuánto fue por costos de producción, cuánto por sueldos y salarios, cuánto por servicios? Etc.
  • Del total de producto no conforme de este mes ¿cuánto fue del lote A, cuánto del lote B y cuánto del lote C?

¿Qué gráficos pueden utilizarse en estos casos?

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

  • Gráficos de torta (gráfico de pastel).
  • Gráficos de columnas.
  • Gráficos de barras.
  • Resúmenes en Tablas.

Mostrar una tendencia en el tiempo.

Significado: Mostrar el comportamiento de un dato a medida que transcurre el tiempo. Sus altas y sus bajas.

Por ejemplo:

  • Las ventas realizadas cada semana, durante todo el año.
  • El número de reclamos recibidos cada mes, durante los últimos cinco años.

¿Qué gráficos pueden utilizarse en estos casos?

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

  • Gráficos de líneas.
  • Gráficos de columnas.
  • Resúmenes en Tablas.
  • 2

    Organiza y prepara tus datos.

Ya conocemos el mensaje que corresponde a nuestro gráfico. Pero eso no es suficiente.

Incluso si el gráfico es el adecuado, nuestros datos pueden no estar adaptados a dicho gráfico.

Me he topado con muchas consultas acerca del por qué los gráficos se ven “tan mal” y es porque tratan de meter en un único gráfico más de 10, 20, 50, 100 o 1000 series que solo consiguen verse como un montón de fideos que se estrellaron contra una pared.

Para poder realizar tu gráfico, primero necesitas realizar una labor de resumen. Eso es parte del proceso, resumir, para luego sintetizar con tu gráfico.

Para esta tarea, tienes:

  • 3

    Prepara tu gráfico.

Ahora que ya tienes lista la parte más complicada, viene la parte que más disfrutamos: Crear nuestro gráfico. La mayoría de gráficos convencionales están disponibles en Excel y puedes insertarlos tal cual hemos conversado en otras ocasiones.

Incluso podrías darte el lujo de crear gráficos “especiales” aprovechándote de la flexibilidad de Excel.

  • 4

    Dale formato a tu gráfico (los toques finales).

Siempre digo que menos es más, cuando realizas gráficos; pero en ocasiones hace falta agregar ciertos detalles para resaltar un aspecto fundamental del gráfico (como parte del mensaje que éste debe comunicar) y es necesario hacer algunos retoques en el formato e inclusive, agregarle elementos auxiliares, como por ejemplo:

Recomendaciones finales.

No te limites a lo que yo te he contado. Estas ideas no son ni pretenden ser el dogma de tus trabajos con Excel. Deja que tu creatividad se expanda al momento de realizar los informes para tus reuniones y siempre trabaja utilizando el sentido común. Con eso y tu experiencia, te aseguro que mejorarás en muy poco tiempo.

Las únicas reglas son conocer tu negocio y tus datos, ponerle pasión a lo que haces, tener un verdadero interés en tus clientes (aquellas personas que utilizarán tus informes) y practicar muy a menudo.

Notarás la diferencia.

¿Y tú, qué método utilizas para crear tus gráficos?

Ahora quiero que tú me cuentes cuál es tu metodología para crear gráficos en Excel para tus informes. ¿Qué haces primero? ¿Coincides con alguna de las cosas que he mencionado? ¿O tal vez piensas que a mi lista le hace falta alguna cosa.

Te leo en los comentarios.

Que tengas un buen reporting.

¡Nos vemos!

Raymundo

Los 5 errores que estás cometiendo al hacer un gráfico en Excel

Crear un gráfico en Excel

¿Creas ocasionalmente algún gráfico en Excel?

El artículo de hoy va para ti.

Voy a hablarte de los 5 principales errores que estás cometiendo a la hora de crear un gráfico en Excel, sobre todo si no tienes esa práctica del día a día.

Y no te lo estoy recriminando, no.

Quiero que hagas conciencia sobre estos puntos y te dediques a corregirlos para que mejores tu técnica de creación de gráficos.

De acuerdo, ya hemos tratado sobre este asunto en el artículo Cómo crear un Gráfico en Excel; pero este es un tema que no siempre queda cubierto en un solo artículo.

Y como sabes, un gráfico puede rápidamente convertirse en un dolor de cabeza, si no tienes cuidado o si no te has empapado sobre los conceptos básicos necesarios para crear un gráfico en Excel.

Entonces ¿cuáles son esos errores comunes en la creación de gráficos?

  • 1

    No conoces las  opciones disponibles en tu gráfico.

Lo más común es dejar los gráficos tal cual te los da Excel, sin personalizarlos. Te conformas con el gráfico tal cual viene por defecto y no te animas a realizar cambios para dejarlo integrado perfectamente en tu informe.

Generalmente esto se da porque no conoces las partes que tiene un gráfico, ni la forma en que estas pueden personalizarse. Y es que puedes llegar a realizar gráficos muy distintos a los que has hecho hasta el momento, tal como puedes ver en este ejemplo e inclusive llegar a realizar gráficos como el que te muestro en este artículo.

  • 2

    Estás utilizando el gráfico equivocado.

Tan sencillo como suena.

La verdad es que no todo se resuelve con un gráfico de columnas.

No existe un gráfico que sea el adecuado para absolutamente todos los casos. Debes elegir el más adecuado para tu reporte, en función de lo que quieres mostrar y cómo vas a analizarlo.

Vamos. Existen varios tipos de gráficos en Excel y dentro de cada tipo, hay varios subtipos que te dan una combinación bastante amplia entre la cual elegir.

¿Por qué hacer siempre el mismo?

Bono adicional.

Si te estás preguntando cómo elegir el tipo de gráfico más adecuado, estoy planificando publicar una nota al respecto; pero mientras tanto, puedo aconsejarte que utilices la opción “Gráficos Recomendados” que se encuentra en la sección “Gráficos”, dentro de la ficha “Insertar” en Excel 2013.

Crear un gráfico en Excel

  • 3

    Estás utilizando muchos datos en tu gráfico.

Sí. De estos casos he visto muchos.

Me preguntan por qué no se ve bien su gráfico.

Y al mostrármelo…

Tienen decenas y hasta cientos de series que quieren representar en un gráfico.

Esto no puede ser así. Necesitas resumir primero esos datos y establecer qué quieres mostrar y dónde hacerlo.

Si no piensas antes de empezar a trabajar, terminarás trabajando doble. Créeme.

  • 4

    No explicas tus gráficos.

¿Qué?

Pero es que un gráfico debería de explicarse por sí solo. ¿O no?

Bien, en el mejor de los casos así debería de ser; pero lo cierto es que no puedes ser subjetivo cuando trabajes con datos en un informe.

Tienes que realizar un reporte que pueda entenderlo hasta la mente más distraída, que mayormente son los Gerentes que tienen tantos problemas en la cabeza.

Recuerda que puedes insertar gráficos, cuadros de texto y otros elementos para hacer que tu gráfico sea lo más explícito posible, como por ejemplo, resaltando el máximo y el mínimo.

Pero hazlo con criterio. Tampoco exageres insertando demasiados elementos que terminarán siendo distractores.

En cuestión de informes, por lo general se cumple la regla “menos es más”. No lo olvides.

  • 5

    Utilizas gráficos cuando no debes hacerlo.

Sí. Como lo estás leyendo.

No es cuestión de tirar de un gráfico en cada ocasión que se presente.

A veces, es mejor dispones de un cuadro de resumen, muy bien definido y con la información clave necesaria para sustentar tu presentación.

Hay ocasiones en las que con esto consigues un mayor impacto que si utilizaras gráficos.

Algo de formato, un buen criterio para resumir la información clave de tu negocio y estarás creando un gran cuadro resumen que cumplirá su función perfectamente.

¿Crees que existe otro error que falte en esta lista?

Estos son los cinco errores que, de acuerdo a lo que he visto, son de los más frecuentes en la creación de gráficos.

Pero ahora quiero saber tu opinión. ¿Crees que haya otro error que sea tan común como para reflejarlo en esta lista?

Me gustaría escuchar tu voz en los comentarios.

Que tengas una buena semana.

Raymundo

Cómo crear una línea de meta en tu gráfico sin alterar la tabla

Crear una línea de meta

¿Crear una línea de meta? ¡Espera! ¿Y eso qué es? ¿Para qué me sirve a mi?

Si utilizas Excel, seguramente has tenido la tarea de realizar algún gráfico para tus reportes. ¿No es verdad?

Y seguramente, en alguno de esos reportes has comparado días, personas, áreas, zonas, provincias, ciudades o cualquier conjunto de entre los que me pueden venir a la mente ahora.

Bien, pues vamos a imaginar que tú y yo estamos generando un reporte que compara el rendimiento de cinco personas en las evaluaciones del 2014 que acaban de realizarse en la empresa.

El resultado es el siguiente:

Crear una línea de meta

Ideal para saber quién tiene la puntuación más alta y quién la más baja ¿no es así?

Pero, ¡vamos! que en muchas ocasiones esto no es suficiente. Debe existir un punto mínimo. Una meta que alcanzar y queremos ver cuál es esa meta en el gráfico.

Supongamos, que el puntaje mínimo requerido es 40 puntos y queremos que en el gráfico aparezca una línea horizontal que pase justamente a la altura de los 40 puntos.

¿La solución? ¿Crear una columna adicional que tenga el mismo valor (40) en todas las celdas?

Pues… es una posible solución, pero no necesariamente la mejor.

Si no quieres alterar tu tabla, pues lo mejor sería que insertaras los datos directamente en el gráfico, sin que este los tome de ninguna tabla.

¡No me digas que se puede!

Sí, sí te lo digo… 😀

Crear una línea de meta “fantasma”

El primer paso es editar los datos de tu gráfico recién creado.

Crear una línea de meta

Aquí viene el truco.

Ahora, crea una nueva serie de datos que llamarás “LineaMeta” y en los datos, en lugar de seleccionar un rango como lo harías normalmente, vas a escribir entre llaves el número 40 tantas veces como series existan.

En este ejemplo, como tenemos cinco personas, escribiremos cinco veces el número 40, separados por comas como ves en la imagen.

Crear una línea de meta

Recuerda: Tiene que ser entre llaves, porque así Excel lo considerará como una matriz.

 Retocando.

No, no te ha quedado la línea que esperabas. ¿Correcto?

Pues no te preocupes. Lo que debes hacer es un clic derecho sobre la serie nueva (en este caso la naranja) y seleccionar la opción “Cambiar tipo de gráfico de series…”

Crear una línea de meta

En el cuadro que aparece, elige la serie de la línea meta y haz clic en la lista desplegable. En el menú que te aparece, elige la opción de gráfico de líneas, tal y como te muestro en la imagen.

Crear una línea de meta

¡Y listo!

Si llegaste hasta aquí, has terminado tu gráfico personalizado con línea de meta y sin tocar tu tabla de datos original.

¡Perfecto para ese informe que tienes guardado por ahí!

¿No lo crees?

Tu gráfico terminado.

Ahora ya puedes presumir de tu gráfico personalizado y con esa línea fantasma que sale “de ningún lugar” .

Crear una línea de meta

Ya puedo escuchar cómo se van generando las ideas en tu cabeza 😀

Y eso es todo. Ya tienes la idea para inspirarte y es hora de que lo pongas en práctica.

Vamos! Que debes buscarle un espacio a tus ideas y ponerlas en acción ¡pero ya!

Si te ha gustado la entrada, por favor compártela con tus amigos y conocidos en las redes sociales. Eso me ayudaría mucho.

¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo resaltar una fecha de vencimiento en Excel.

Resaltar una Fecha de Vencimiento

Foto cortesía de Freeimages.

¿Manejas algún listado de clientes? ¿Tienes cartera vencida y te gustaría poder resaltar aquellos registros cuya fecha de pago ya expiró? Aquí te cuento mi forma de hacerlo automáticamente.

Hace un tiempo, en la sección de consultas del blog, recibí un mensaje de una persona que quería resaltar los registros en los que se ha vencido la fecha de pago.
Hoy quiero compartir contigo los pasos que se requieren para lograr este efecto en nuestras hojas de Excel.

El objetivo.

Imagina que tienes un listado de créditos o préstamos otorgados a ciertos clientes.

En este listado sencillo, has anotado el nombre, el monto y la fecha de vencimiento (la fecha en la que te tiene que pagar).

Resaltar fecha de vencimiento

El objetivo, por lo tanto, es realizar lo siguiente:

1. Comparar la fecha de vencimiento contra la fecha actual.
2. Si ya se ha cumplido la fecha de pago, pintar en rojo la fecha (no vamos a pintar toda la línea).

Resaltar una fecha de vencimiento en 3 pasos.

Para lograr nuestro objetivo, vamos a utilizar el formato condicional. Míralo paso a paso:

1. Selecciona el rango donde están las fechas y pincha en la pestaña “Inicio” (1)
Luego pincha en el botón “Formato Condicional” (2) y por último pincha en la opción “Nueva regla…”

Resaltar fecha de vencimiento

2. Ahora, en el cuadro de diálogo que aparece, elige la opción “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.” (1)

Resaltar fecha de vencimiento

3. El siguiente paso es utilizar una fórmula para realizar la comparación entre la fecha actual y la fecha de vencimiento (2).
La fórmula que estoy utilizando aquí es la siguiente:

Fórmula

=HOY()>=C2

Recuerda

La función HOY() devuelve la fecha actual, sin fracciones.

Aquí estoy haciéndole una pregunta a Excel: “¿Es la fecha de HOY, mayor o igual a la fecha que está en la celda C2?

Si la respuesta es sí, entonces Excel aplicará los colores y tipo de letra que le indiquemos pinchando en el botón ‘Formato’ (3).

Fíjate que no he utilizado ‘anclajes’ en la referencia C2, es decir, no he utilizado el símbolo $, ya que me interesa que la fórmula se desplace y así la validación se realice en todas las celdas del rango.

 

4. ¡Listo! Ya puedes pinchar en el botón ‘Aceptar’ y habrás terminado tu archivo de cartera, en el que automáticamente se resaltarán aquellos registros en los que se haya alcanzado la fecha de vencimiento. ¡Hora de cobrar! 😀

Resaltar fecha de vencimiento

¡Ponte manos a la obra!

No te quedes con el conocimiento sin llevarlo a la práctica. Utiliza esta técnica en tus archivos ahora mismo. Esa es la mejor forma de retener lo aprendido. Verás qué útil te resulta.

Practica, practica y practica… Hazlo con ganas y pronto estarás convirtiéndote en un Maestro del Excel.

¡Nos Vemos!

Raymundo

Crea tu propio Gráfico Dinámico en Excel.

Gráfico dinámico en Excel

Por Gráfico Dinámico, me estoy refiriendo a un gráfico que es capaz de cambiar su forma o su estado en respuesta a una acción del usuario (entiéndase por usuario a tus clientes).

Esto quiere decir que el usuario será capaz de cambiar el tipo de gráfico, sus colores y hasta podrá esconderlo o mostrarlo a voluntad. Todo con un clic de ratón. Hoy te voy a mostrar cómo hacer un gráfico intercambiable en Excel.

¿Aún interesado?  Entonces sigue leyendo.

Crear un Gráfico Dinámico en Excel

Para crear un Gráfico Dinámico en Excel, existen varias técnicas. Yo te voy a mostrar una muy sencilla, en la que podrás tener tu gráfico listo en menos de cinco minutos.

01 Crea tus gráficos.

Ahora vas a crear tus gráficos como lo haces normalmente (si es que no lo has hecho ya). Solo crea tres gráficos distintos. Hasta aquí no hay nada diferente a tu rutina.

Gráfico dinámico en Excel

02 Prepara el área donde pondrás tus gráficos.

Vas a seleccionar una columna cualquiera. En mi caso será la columna “A”. En la primera fila, es decir en la celda “A1”, colocaré un título que será “Selecciona un gráfico”.

Gráfico dinámico en Excel

Como hemos creado tres gráficos, utilizaremos tres filas y les pondremos un título a cada una, que se corresponderán con los gráficos que hemos realizado.

Gráfico dinámico en Excel

Una vez realizado esto, vamos a ajustar el alto de cada una de las filas, de manera que tengan más o menos el mismo alto que los gráficos. Igual procederemos con el ancho de la columna, así:

Gráfico dinámico en Excel

03 Coloca tus gráficos en su lugar.

Ahora que le has hecho un lugar para tus gráficos, colócalos ahí. Ubica cada gráfico en el lugar que le corresponde, de acuerdo a cada una de las tres etiquetas que hiciste en el paso anterior.

Tus gráficos deben lucir así:

Gráfico dinámico en Excel

04 El Secreto: Usar autofiltros.

Ahora, debes utilizar el autofiltro en la primera fila (la que titulamos “Selecciona un Gráfico”)

Con este truco, podrás mostrar uno o varios de los gráficos que has colocado debajo de esta celda, según te expliqué en el paso anterior.

Haz la prueba y fíjate como los gráficos “desaparecen” dejando visible únicamente a los seleccionados.

Gráfico dinámico en Excel

05 Sorprende a tu público.

Ahora podrás realizar tu presentación con un gráfico dinámico y sorprender gratamente a tu público, al no tener que estar cambiando a cada momento de hoja para mostrar un gráfico distinto.

Tu jefe también se sentirá complacido al ver que puede elegir su gráfico “a la carta” según su necesidad puntual.

El ejemplo en acción

En esta animación puedes ver cómo luce este truco una vez implementado.

Gráfico dinámico en Excel

¿Por qué usar un Gráfico Dinámico?

El uso de un Gráfico Dinámico en Excel, puede serte de gran ayuda en esos casos en los que no te decides por un tipo de gráfico en concreto o si quieres ir a esa reunión preparado para cualquier solicitud sorpresa.

También es excelente a la hora de ahorrarnos espacio en pantalla, porque en lugar de tener tres o más gráficos, uno junto al otro en la pantalla o en varias hojas, podemos ponerlos todos en un solo lugar dentro del área visible de la pantalla y aprovechar el nuevo espacio disponible para colocar otros datos.

¿Cuándo y dónde usar esta técnica?

De acuerdo a lo que te comenté en el punto anterior, esta técnica conviene usarla cuando necesitas tener varias versiones de un mismo gráfico (por ejemplo tener las ventas en versión barras, línea y columnas)

También es conveniente usarla en los Tableros de Comando (Dashboards en inglés) debido a su capacidad de ahorrar espacio en pantalla.

Comparte tu experiencia.

¿Cuál ha sido tu experiencia con los gráficos dinámicos? ¿Has utilizado antes uno, o es la primera vez que te animas a realizarlo?

Sigamos conversando de ello en los comentarios.

¡Hasta la próxima!

¿Mostrar una casilla de verificación, usando texto?

Casilla de verificación

Editado: Abril 16 de 2014

Hoy te mostraré un consejo rápido: Cómo mostrar una casilla de verificación en las celdas de Excel, usando únicamente letras.

¿Te interesa? Pues sigue leyendo.

Creando una casilla de verificación en dos pasos.

Imagina que tienes una lista de tareas por hacer. Lo normal es que las marques con un ‘visto’, para controlar cuáles tareas ya están terminadas y cuáles no. ¿Verdad?

Pues bien, para algo tan sencillo, no vas a recurrir a controles de formulario o controles ActiveX. Ni siquiera necesitas programación.

Para crear una casilla de verificación usando solo texto, realiza estos pasos:

  1. Crea la columna en la que irá la casilla de verificación para tu lista de tareas.
    Casilla de Verificación
  2. Selecciona el tipo de letra ‘Marlett’ para la columna donde irán tus casillas de verificación.
    Casilla de Verificación

¡Listo! Ahora solo debes escribir la letra ‘a’ en todas las celdas en las que quieras que aparezca tu signo de verificación y la letra ‘f ‘, para aquellas casillas vacías con las tareas que aún no se han llevado a cabo.

Casilla de Verificación

 

¿Qué te ha parecido este truco?

Con este sencillo truco podrás realizar tus formularios sencillos, sin complicarte con controles y sus configuraciones.

¿Y tú, qué utilidad le encontrarías a esta técnica? ¿Cómo realizas tus formularios actualmente?

Raymundo