Sumar Fechas en Excel (y restar también)

Sumar fechas en Excel

La historia

Un buen día, hace varios  años, mi jefe me solicitó un reporte donde constaban las fechas de inicio y fin de los proyectos que teníamos en curso hasta ese momento. Por supuesto que me puse inmediatamente en ello y lo terminé muy rápido. Pero…

No mucho tiempo después de entregar el susodicho reporte, me encontré con que tenía que hacer ajustes a las fechas finales y cambios en las fechas de inicio.

Para realizar estimaciones debía de hacer pruebas y realizar ajustes una y otra vez para ir cuadrando los periodos de tiempo para cada etapa de los proyectos.

Entonces me nació la pregunta:

¿Cómo sumar fechas en Excel?

Ante la necesidad de sumar fechas en Excel (o restarlas) me puse a investigar y pude averiguar lo siguiente:

1.   Sumando y restando días.

Sucede que en la tarea “Capacitación para el Nuevo Software“, hubo un retraso y debo extender la fecha de inicio 3 días más.

Sumar Fechas en Excel

Debería de existir una forma de evitarme el cálculo mental para sumar fechas en Excel. ¡Y existe!

El principio básico que vas a seguir es este: Súmale (o réstale) tantas unidades a tu fecha, como días le quieras aumentar.

Entonces, para darle un uso práctico a la idea y tomando en cuenta el cuadro de la imagen anterior, yo podría usar una fórmula que utilice la fecha de inicio, le sume el total de días que la tarea tiene asignados y me debería de dar la fecha final. Pues bien, ¡comencemos!

La idea es sencilla: Tomaré la fecha inicial y le sumaré el número de días que quiero y el resultado será la fecha final, al haber transcurrido esos días.

Sumar Fechas en Excel

Voy a utilizar el operador de suma (+) para adicionar los días a la fecha de inicio, de la siguiente forma:

Sumar Fechas en Excel

Así, al final tienes una tabla en la que se ajustará automáticamente la fecha final contando el número de días especificado a partir de la fecha de inicio establecida.

Sumar Fechas en Excel

2.   Sumando y restando meses.

¿Y si lo que necesito es sumarle o restarle meses en lugar de días? Pues la cosa es igual de sencilla. Solo debes usar la función Fecha.Mes() tal y como te muestro en la siguiente imagen:

Sumar Fechas en Excel

Como puedes ver, el primer argumento de esta función debe ser la fecha de inicio, mientras que en el segundo argumento le vas a pasar el número de meses que quieres sumar a esta fecha.

En el ejemplo, yo he pasado la referencia a las celdas donde están estos valores. Las flechas te muestran qué argumento apunta a qué columna.

¡Espera! ¿Y si lo que quiero es restar meses? ¿Cómo lo hago con esta formulita?

Una forma sencilla de hacerlo utilizando la función Fecha.Mes() es anteponiendo el símbolo de resta o el famoso ‘menos’ (-) al argumento del mes. En este caso debes anteponerlo a la referencia que apunta a la columna de meses, así:

Sumar Fechas en Excel

En la imagen anterior, la flecha te señala dónde he colocado el signo menos.

Así, en lugar de sumar o restar días, estarás sumando o restando meses completos en tus estimaciones de tiempo.

3.   Sumando y restando años.

Todo está muy bien. Pero ¿qué tal si tú tienes un caso en el que no necesitas sumar días, ni meses, sino años?

Para darte a la tarea de sumar años en Excel, puedes utilizar una fórmula como esta:

Sumar Fechas en Excel

En la parte azul irá tu fecha de inicio, aquella a la que le quieres sumar años. Y en la parte en rojo irá el número de años que le quieres sumar a dicha fecha.

En la práctica, utilizando nuestro ejemplo, la fórmula nos quedaría así:

Sumar Fechas en Excel

Fíjate que he señalado con una flecha la referencia al número de años que quiero sumar (celda D4) todas las demás referencias apuntan a la celda B4, que es donde tengo mi fecha de inicio.

Al final, le cambio el título a la columna y tendré una tabla donde se sumen años a las fechas de inicio en cada tarea.

Sumar Fechas en Excel

Cuidado con las alternativas.

Si bien es cierto que podrías simplemente sumarle 365 días a la fecha inicial, no es la mejor forma de hacerlo si vas a necesitar un número variable de años.

Por ejemplo, si necesitas sumarle dos años ya serían 730, 1095 días para tres años y así sucesivamente… ¡Imagínate esto!

Tal vez te acomodes mejor si utilizas una variante de esta fórmula como la que te muestro a continuación:

Sumar Fechas en Excel

Parece más sencillo, ¿verdad?

 

[box type=”alert” border=”full” icon=”none”]¡Pero no es exacta!

El problema con esta forma de sumar años en Excel, es que no estás considerando los años bisiestos y tendrás diferencia de 1 o más días dependiendo de cuántos años le sumes.[/box]

Como todas las soluciones, la mejor es la que se adapte a tus necesidades puntuales. Aquí te he mostrado aquellas que creo tendrán un alcance lo más genérico posible.

Tú eres quien decide cuál es la solución más adecuada a tus necesidades. La que se adapte a tu entorno de trabajo y realidad operativa. ¡Esa será la mejor solución!

¿Para qué necesitas sumar fechas en Excel?

Ya hemos visto cómo sumar fechas en Excel utilizando como unidad de medida los días, los meses y los años. También vimos un par de posibles alternativas y sus eventuales consecuencias.

Ahora me gustaría saber en qué utilizas tú la técnica para sumar fechas en Excel. ¿Lo utilizas para control de proyectos? ¿O tal vez para control de nómina? Estaré atento a tu respuesta.

¡Nos vemos!

Entonces, ¿qué es un rango en Excel?

Rango en Excel
Típico: Comenzamos una entrada de Excel diciendo “seleccionamos el rango deseado y…”

Pero ¿qué rábanos es un rango? Tal vez esa sea la pregunta que te hagas si es la primera vez que escuchas el término o si aún no te había quedado totalmente claro.

Si es ese tu caso, aquí te muestro en muy pocas palabras qué es un rango en Excel.

¿Qué es un rango?

Un rango en Excel es un conjunto de celdas contiguas (una junto a la otra) que pueden ser seleccionadas para realizar una operación igual con todas ellas.

Este conjunto de celdas puede tener desde una sola celda, hasta ‘x’ celdas. [highlight]Es decir que una celda por sí misma ya representa un rango en Excel[/highlight].

Los rangos se identifican por las referencias (una ‘dirección’ que nace a partir de la intersección de las columnas con las filas).

Seleccionando un rango.

Ahora vas a hacer el siguiente ejercicio:

Ingresa algunos números y/o letras en las celdas A1, A2 y B1, B2.

Ahora pincha con el ratón en la celda A1 y, sin soltar el botón, arrastra hasta la celda B2.

Fíjate como una porción de las celdas de tu hoja han quedado marcadas. Esto significa que ese grupo de celdas está seleccionado.

En esta animación verás el ejercicio en acción:

Rango en Excel

 

Has seleccionado un rango de celdas y este rango tiene un nombre que está dado por los nombres de la primera y la última celda de la selección, separadas por el signo dos puntos.

Así, el nombre de nuestro rango anterior sería “A1:B2” porque la primera celda que pinchamos fue la A1 y terminamos en la B2.

Fácil, ¿no es verdad?

¿Para qué sirve un rango en Excel?

Como te comenté hace un rato, un rango representa a un conjunto de celdas, desde una sola hasta la totalidad de las celdas de tu hoja.

Entonces, si trabajas con celdas trabajas con rangos y viceversa. Los rangos son utilizados para casi todo lo que hagas dentro de Excel:

  • Seleccionas un rango para darle formato a un conjunto de celdas.
  • Un Gráfico utiliza los datos contenidos en un rango de celdas.
  • Una Tabla se forma a partir de los datos de un rango de celdas.
  • Una Tabla Pivote o “Pivot Table” genera reportes a partir de los datos de un rango de celdas.
  • Una fórmula generalmente recibe como parámetros los datos contenidos en un rango de celdas.

Y así un largo etc.

Como puedes ver, un rango sirve para casi todo lo que hagas en Excel. Siempre que trabajes con tu hoja de cálculo, estarás utilizando un rango.

¿Cómo se usa un rango?

La forma sencilla de usar un rango, es seleccionándolo con el ratón en cada situación en la que necesitas referirte a un conjunto de celdas.

Rango en Excel

Otra forma de usar un rango es escribir su “nombre” directamente en lugar de desplazarte por la hoja para buscarlo. Pero esto demanda que tú sepas de memoria dónde comienza y dónde termina tu rango.

Rango en Excel

Un ejemplo sobre cómo usar un rango en Excel.

Supongamos que tienes un listado con los doce meses del año y junto a cada uno, está el total de ingresos de tu negocio. Tal y como te muestro en la siguiente imagen:

Rango en Excel

Si quisieras hacer una suma de estos valores, puedes valerte de la función SUMA() a la que le pasarás como parámetro el rango correspondiente al grupo de celdas que tienen los ingresos.

Para usar un rango, primero debemos conocer su nombre.

Recuerda que el nombre del rango se forma por la unión de la primera y la segunda celda del grupo con el que te interese trabajar. En la imagen ya te he señalado con flechas cuáles son estas celdas.

En este ejercicio, vamos a crear el nombre de nuestro rango en tres pasos:

  1. La primera celda, es la B2. Por lo tanto, la primera mitad del nombre de nuestro rango será B2.
  2. La segunda celda es la B13. Por lo tanto, la segunda mitad del nombre de nuestro rango será B13.
  3. Unimos estos dos nombres colocando de por medio el símbolo “dos puntos” ( : ) de la siguiente forma: B2:B13

Ahora que ya conocemos el nombre de nuestro rango, solo debemos pasárselo como parámetro a nuestra función SUMA(), colocándolo entre los paréntesis, así:

[box type=”tick” icon=”none”]=SUMA(B2:B13)[/box]

En la siguiente imagen puedes ver cómo lo he hecho yo.

Rango en Excel

Date cuenta de que no he incluido la celda B1 debido a que no me interesa sumarla, ya que no es un número ni forma parte de los datos que necesito.

La parte resaltada en color amarillo, representa al rango que busco sumar en este caso. Se lo he pasado como parámetro a la función SUMA() para que, como su nombre lo indica, realice la suma de los valores que están contenidos en dicho rango.

Excel automáticamente evaluará el rango que le hemos indicado y buscará qué valores existen en cada una de las celdas dentro del rango especificado.

Una vez realizado esto, Excel será capaz de realizar las operaciones que le solicites ya sea a través de comandos o, como en este caso, a través de fórmulas que realicen cálculos con los valores contenidos en las celdas del rango de interés.

Observa la siguiente imagen en la que te muestro el resultado de la función SUMA() ejecutada sobre el rango B2:B13, comprueba que el resultado es la sumatoria de todos los valores contenidos en dicho rango:

Rango en Excel

¿Cómo “se ve” un rango para Excel?

Cuando le indicas un rango a Excel, como en el caso anterior para pasárselo a la función SUMA(), este lo ve como una matriz de datos; tal y como lo ves tú, aunque no de forma gráfica.

En el caso más sencillo, un rango de una sola columna como B2:B13, que puedes ver en la imagen anterior, Excel la vería así:

[box type=”tick” icon=”none”]472.05; 627.45; 275.59; […][/box]

Es por eso que si  tú le pasas a la función SUMA() los valores directamente, de la forma:

[box type=”tick” icon=”none”]SUMA(472.05; 627.45; 275.59; […])[/box]

Devolverá correctamente el resultado de la sumatoria de todos esos elementos, ya que le has pasado una matriz de datos a Excel, aunque lo hayas hecho manualmente.

¿Qué más te gustaría saber sobre los rangos en Excel?

Espero que esta entrada haya aportado en algo a tu aprendizaje y la mayoría de tus dudas sobre lo que es un rango en Excel, hayan quedado despejadas.

¿Se me ha olvidado aclarar algo? Pues, por favor, dímelo en los comentarios y seguiremos esta conversación.

Hasta la siguiente entrada y no lo olvides: el rango es tu amigo 😉

[box type=”note” icon=”none”]
¿Quieres leer más sobre el rango en Excel? Échale un ojo a esta otra página (no es mía).
[/box]

Función Sumar.Si – Manual de Excel

Función Sumar.Si

¿Para qué sirve?

La función Sumar.Si () se usa para sumar los valores de un rango que le pasemos como parámetro, únicamente si se cumple una condición que también se pasa como parámetro.

¿Cómo se usa?

Esta función recibe tres parámetros de los cuales dos son obligatorios y uno es opcional.

En la siguiente imagen, te especifico los parámetros que recibe la función Sumar.Si (), cada uno en un color diferente:

Función Sumar.Si

 

  1. Rango (obligatorio).- Aquí escribes el rango donde la condición se evaluará.
  2. Condición (obligatorio).- En este parámetro escribes la condición que debe cumplirse para que la suma se realice.
  3. Rango de Suma (opcional).- El rango que debe sumarse. Si no lo escribes se sumará el rango del primer parámetro.

Ejemplo práctico.

Ejemplo #1: Escribiendo los tres parámetros

Mi jefe me pidió que realice un reporte en el que muestre el listado de los proveedores que participaron en la última licitación, especificando los aprobados y los no aprobados.

En una celda al final debo sumar los presupuestos de los proveedores, considerando únicamente aquellos que están marcados como aprobados.

Una posible solución a este ejercicio es la propuesta en la imagen de abajo. En ella puedes ver que he creado un reporte sencillo de tres columnas: Proveedor, Presupuesto y Estado con sus respectivos valores.

Para satisfacer el requerimiento de sumar únicamente los proveedores marcados como “Aprobado”, he utilizado la función Sumar.Si (), especificando cada parámetro de acuerdo a como lo muestra la siguiente figura:

Función Sumar.Si

 

Ejemplo #2: Escribiendo solo dos parámetros.

Mi jefe me pidió ahora un reporte que le muestre el número de unidades rechazadas por estación y que además, al final se sumen todos los rechazos de aquellas estaciones que tienen 800 o más.

Función Sumar.Si

La imagen anterior muestra un sencillo reporte que se ajusta a lo solicitado por mi jefe. Ahora, me resta cumplir con el requerimiento de sumar todos aquellos rechazos que igualan o superan las 800 unidades.

Para lograrlo, he utilizado la función Sumar.Si () indicándole únicamente los dos primeros parámetros.

Esto es debido a que en esta ocasión, el rango donde voy a realizar la evaluación de mi condición y el rango a sumar, son uno mismo. En la siguiente imagen te muestro cómo lo hice:

Función Sumar.Si

 

Como ves, solo le he indicado un rango a la fórmula. Además, he utilizado un operador de comparación “Mayor o igual que” ( >= ) para indicarle a la fórmula que únicamente sume aquellas celdas cuyos valores sean mayores o iguales a 800.

Este es el resultado final:

Función Sumar.Si

 

Explicando la función SI anidada

Función SI
Foto cortesía de: sxc.hu
En esta entrada te explico cómo puedes usar la función SI, una dentro de otra, como si fueran muñecas rusas. Ésto te servirá para afrontar situaciones en las que debes evaluar varias posibilidades en una misma fórmula.
¿Cuántas veces has dicho alguna frase similar a esta?

Si salgo temprano hoy, me voy al cine.

En este ejemplo, has establecido una condición “Si salgo temprano hoy.

Después de la coma, vemos la acción que tomarás si la condición se cumple: “me voy al cine“.

Viendo la figura completa: “Si salgo temprano hoy, me voy al cine.”

En caso de que no se cumpla la condición, o sea que no salga temprano, se sobrentiende que no podré ir al cine; pero como a una computadora no le puedes dejar nada (o casi) como sobrentendido, se lo expresarías así:

” Si salgo temprano hoy, me voy al cine, sino me voy a casa.”

Esta es una forma de ver a las condicionales de forma natural y sin muchos tecnicismos.

En Excel la función SI te ayuda a realizar tareas que requieren una toma de decisión automática y es por eso que figura entre las favoritas de muchos usuarios.

Ahora vamos a ver cómo trabaja la función SI anidada. Sigue leyendo y entérate.

¿Qué es una condición? El “límite binario” de la función SI

En programación, una condición es una sentencia de la que se puede determinar si es falsa o verdadera.

Función SI anidada

Una condición solo puede arrojar uno de dos resultados: O es verdadera, o es falsa.

Siendo tan tajantes, yo me iría a casa si no salgo temprano del trabajo. Punto.

Pero, ¿y si me da hambre a la salida y quisiera pasar por un restaurante? ¡Pues que no! Tú dijiste que si no salías temprano te ibas para la casa, no hay medias tintas con una condicional.

Esto nos limita en algunos casos ya que pueden presentarse “puntos medios” en los que necesitaríamos evaluar más criterios antes de tomar una decisión.

Llegaron las condiciones múltiples! ¿Y ahora?

Las condiciones múltiples son una realidad que manejas a diario, aunque tal vez no te has puesto a meditar en ello.

Tú no te manejas solo con dos opciones para cada decisión que tomas en la vida y siempre habrán muchas cosas que tener en cuenta antes de tomar una decisión.

“¿Compro esta camisa? Depende de cuánto cueste. ¿La dejan a crédito? ¿Esta semana pagan el sueldo? ¿Tengo cupo en la tarjeta?”

Siguiendo con mi ejemplo, ¿qué pasa si quiero agregar una condición más? Por ejemplo que me diera hambre al salir.

Función SI anidada

¿Te diste cuenta? Hemos agregado una condición dentro de uno de los resultados de la condición principal: ¡Hemos anidado una condición dentro de otra!

¿Para qué es útil una función SI anidada?

Pues mira, una función SI anidada puede ayudarte a resolver ese tema que te está dando vueltas por la cabeza desde hace rato.

Su principal utilidad es ayudarte a tomar decisiones basadas en más de una condición, permitiéndote devolver un resultado de entre varias opciones en lugar de las dos que podrías conseguir con una función SI normal.

Podrías por ejemplo, mostrar indicadores para tus índices de ventas: Alto, Medio, Bajo, Preocupante.

También podrías asignar una calificación dependiendo del cumplimiento de una serie de requisitos que tú establezcas. Por ejemplo, la aprobación de un crédito o la calificación en el buró de crédito, etc.

Anidando una función SI: ejemplo práctico.

Cuando tenemos un archivo en el que debemos mostrar un valor que dependa de más de una condición, la función SI ya se queda corta como te comenté.

Ahora imagina que tienes un reporte de calificaciones. Normalmente decimos algo así:

Si la calificación es mayor o igual a 16, mostrar la leyenda ‘aprobado’, sino mostrar ‘reprobado’

Función SI anidada

Entonces viene el profesor y te dice: “Necesito que además en los casos en que la calificación sea 15, mostrar la leyenda  ‘recuperación’.”

¡Ups! ¿Y ahora? Pues te recomiendo que siempre comiences por tomar una hoja y un lápiz. ¡Dibuja tu solución!

Función SI anidada

Fíjate cómo “apareció” una nueva condición dentro de uno de los resultados de la condición principal (la sección que está encerrada en el recuadro rojo).

Insertando una fórmula SI anidada.

Tal como lo hacemos siempre, insertamos una función SI en nuestra hoja. En ella reflejamos la condición principal “Calificación es mayor o igual a 16”.

=SI([@Calificación]>=16,”Aprobado”,”Reprobado”)

Función SI anidada

Con esta fórmula hemos logrado el primer objetivo, el cual es mostrar los alumnos aprobados y reprobados. Esto representa el primer nivel de nuestro diagrama de decisión.

Función SI anidada

¿Cómo se anida una función SI en la práctica?

Lo único que debes hacer es reemplazar uno de los resultados por otra condicional que vas a “armar” de igual forma que lo hiciste con la anterior.

¿Cuál de los dos resultados debo cambiar? Depende del camino que quieras seguir, por eso recomiendo que dibujes tu solución primero.

En mi diagrama, el resultado en el que voy a anidar el siguiente SI, es el que sale por falso. De manera que ese es el que voy a reemplazar en mi fórmula o función, tal y como te muestro a continuación.

Función SI anidada

funcion-si-anidada-000062

Como ves, hemos anidado una segunda función SI, dentro de nuestra función principal, colocándolo en el resultado que sale por falso.

Así, has dado solución al requerimiento de nuestro estimado profesor y ahora, si le colocamos la calificación de 15 a un par de alumnos, vemos que nuestro modelo en Excel se comporta como se esperaba.

funcion-si-anidada-000063

Observa la siguiente animación para que quede más claro el procedimiento que hemos seguido:

funcion-si-anidada

¿Cuántos niveles puedo anidar? Todo tiene su límite.

Nada es infinito o ilimitado en esta vida y la función SI anidada no es la excepción. Si usas la versión Excel 2003, podrás anidarla hasta 7 veces, salvo que uses algún truco como el de usar el operador &.

En la versión Excel 2007 y 2010 puedes anidar hasta 64 veces una función SI.

En la mayoría de los casos esto debería ser más que suficiente y, aún así, llegar a este número de niveles puede ser exagerado. Replantéate la situación antes de hacer una fórmula tan complicada que luego olvides cómo estaba armada.

Recomendaciones finales.

  • No uses una fórmula en la que estén anidadas más de diez funciones SI, a menos que lo hayas estudiado muy bien y sea la única alternativa.
  • Plantéate otras posibles soluciones como la función ELEGIR() o la función BUSCARV(), etc.
  • Cada nivel que anides es un nivel más de dificultad para darle mantenimiento a la fórmula: No anides a lo loco.
  • Acostúmbrate a dibujar los posibles caminos que la evaluación de tu fórmula puede tomar, especialmente si ves que la fórmula será compleja. Te ahorrarás tiempo.

En resumen.

Has visto al detalle cómo se comporta una función SI() anidada y para qué sirve. Te he mostrado que es posible tomar decisiones en tiempo de ejecución con tus fórmulas y esto puede ayudarte a resolver situaciones más complejas en un momento dado.

La función SI anidada puede darte una flexibilidad que no tal vez no conocías hasta ahora; pero también te he contado que si abusas de esta característica puedes caer en todo un suplicio al momento de darle mantenimiento a tu fórmula. Así que ten cuidado y úsala con criterio.

Descarga el ejemplo terminado.

Haz clic aquí para descargar el archivo.

¿En qué utilizas la función SI?

Ahora te toca a ti. Cuéntame en qué sueles utilizar la función SI. ¿Qué tan seguido haces un SI anidado?

Si te ha gustado este artículo o quieres continuar nuestra conversación, te invito a dejar un comentario.

¡Hasta la próxima!

Crea textos tuiteables en tu web con Excel o la alternativa rápida a Click to Tweet

Click to Tweet
[quote]Las oportunidades “pequeñas” son como migajas de pan: si las sigues llegarás a la hogaza.[/quote]

Click to tweet es una de esas aplicaciones que nos ayudan (y mucho) en nuestra tarea de promocionar contenidos. En este caso, para Twitter.

Este servicio lo que hace es poner el texto que quieres en un enlace para que al ser pinchado por los usuarios, automáticamente sea redirigido a la caja de publicación de Twitter, lista para publicarse en su línea de tiempo.

Con esto cualquier frase célebre que te guste, o alguna frase tuya que resulte interesante, podrá ser fácilmente compartida en Twitter, con un simple clic de ratón.

Así, si quisiera compartir la frase con la que he iniciado esta entrada, el proceso sería tan fácil como escribirla dentro de la caja de ClickToTweet y presionar en el botón “Generate Link”

Click to Tweet

Una vez realizado este paso, la página en cuestión te daría un enlace que “apunta” al contenido que acabas de ingresar y que ha quedado almacenado en esa página.

Click to Tweet

En este caso, la URL http://clicktotweet.com/9q03a es la que tendrás que usar para tus enlaces donde pedirás a tus usuarios que pinchen para compartir el texto que quieres. Entonces ellos serán redirigidos a su cuenta de Twitter y les aparecerá esto:

Click to Tweet

Solo tendrán que pinchar en el botón “Twittear” y tu contenido se compartirá. ¡Misión cumplida!

No se puede negar que es fácil de realizar, tanto para ti, como para tus usuarios. Pero, ¿que pasaría si esta página dejara de funcionar, temporal o definitivamente?

Todos nuestros enlaces creados dejarían de funcionar, tal y como lo expone David en una de sus entradas donde habla precisamente de Click To Tweet.

¿Entonces? ¿Cómo nos arreglaríamos para crear estos textos fáciles de compartir en Twitter, sin arriesgarnos con los enlaces rotos? ¡Claro! Creándolos manualmente.

Para esto, debes utilizar la URL twitter.com/home?status= seguido de tu texto a tuitear. Con el cuidado de reemplazar cada espacio en blanco por un signo más (+).

Es decir, tendrías que dejar tu texto más o menos así:

[box]http://twitter.com/home?status= Este+es+mi+mensaje. +Por+favor+compartir.[/box]

Pero no termina de convencerme esta idea. Así que te propongo la siguiente alternativa.

Excel como alternativa a Click to Tweet

En una entrada anterior, te mostraba cómo hacer un sencillo cliente de Twitter en Excel.

Hoy voy a usar ese mismo ejemplo para mostrarte cómo tú puedes crear tu propio generador de enlaces listos para compartir contenido en Twitter. Sin depender de terceros.

Para comenzar, [ilink url=”http://raymundoycaza.com/descargas/twitter-facebook-con-excel.xls” style=”download”]descárgate el ejemplo anterior[/ilink] . Lo usaremos como base para este nuevo ejemplo.

Al abrir el archivo, te encontrarás con algo como esto:

Click to Tweet

 

A este archivo le vas a hacer un simple cambio: vas a agregarle un cuadro adicional a la derecha del existente, de manera que quede más o menos así:

Click to Tweet

En el nuevo cuadro que acabas de hacer, vas ingresar la fórmula [abbr title=”En español: SUSTITUIR()”]SUBSTITUTE()[/abbr]. Tal y como te muestro en la siguiente imagen:

Click to Tweet

Explicación:

La fórmula [abbr title=”En español: SUSTITUIR()”]SUBSTITUTE()[/abbr], lo que hace es sustituir un caracter o conjunto de caracteres por otro, en una cadena de texto que le indiques.

En el ejemplo, la referencia E5 apunta a la celda donde escribimos nuestro mensaje a tuitear. El segundo parámetro (” “), representa un espacio en blanco, el mismo que vamos a sustituir por un signo más (+) que es el que está indicado como tercer parámetro (“+”)

[box]En resumen, la orden es: Toma el contenido de la celda A5 y busca todos los espacios en blanco. Luego sustitúyelos por el signo más (+)[/box]

¿Por qué has usado esta fórmula?

Como te indiqué unos párrafos más arriba, el formato para publicar un texto en Twitter, exige que cada espacio en blanco sea representado por un signo más (+). Y esto es precisamente lo que hace la fórmula [abbr title=”En español: SUSTITUIR()”]SUBSTITUTE()[/abbr].

Usaré el ejemplo de la frase inicial de la entrada para que veas cómo queda después de usar esta función.

Click to Tweet

Y esto lo hemos logrado automáticamente. Sin hacer nada más que escribir o pegar nuestro texto, de forma natural, en la caja de nuestro generador como si lo hiciéramos en la web de Click to Tweet.

Ahora, para facilitarnos aún más las cosas, vamos a configurar nuestro generador para que nos complete el código HTML necesario para simplemente copiar y pegar en nuestro blog. Esto lo conseguimos concatenando el HTML con la URL de Twitter que te indiqué anteriormente y nuestro texto generado. Quedándote así:

Click to Tweet

 

 ¡Está listo!

Has terminado de crear tu generador de enlaces para compartir contenido en Twitter. Y además, ¡usando Excel!

Lo único que debes hacer es copiar el resultado de la caja de la derecha y pegarlo en el código HTML de tu blog. En mi caso, el resultado luce así:

Las oportunidades “pequeñas” son como migajas de pan: si las sigues llegarás a la hogaza. {Tuitear esto}

Ahora, [ilink url=”http://static.raymundoycaza.com/click-to-tweet.xls” style=”download”]descárgate el ejemplo terminado[/ilink]  y realiza tus pruebas. Ya tienes un archivo con dos funcionalidades: 1) envías tuits desde Excel. 2) generas enlaces con texto listo para compartir en Twitter para que tus usuarios la tengan fácil… ¡y tú también!

Click to Tweet

¿Qué otros usos le has dado a Excel?

Aparte de usarlo para cálculos, hoy lo hemos usado como una herramienta para el Marketing de Contenidos. ¿Y tú, qué otros usos le has dado a esta versátil herramienta?

Si te ha gustado, no dejes de compartirlo en las redes sociales usando los botones que aparecen al final.

¡Hasta luego.!

[box type=”info” icon=”http://static.raymundoycaza.com/icono.gif”]

Créditos

La imagen de portada la hice con uno de los íconos de: iconmonstr.com
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Generar datos de prueba en Excel

Has terminado de crear tu modelo en Excel y estás listo para las pruebas; pero, ¿y los datos?

Generarlos manualmente, claro. Sin embargo, ¿no resulta algo engorroso estar escribiendo 10, 20, 50 líneas en cada tabla?

Por eso hoy te voy a contar cómo genero yo mis datos de prueba para las planillas de Excel que desarrollo.

Generar datos de prueba en Excel 2007

Imagínate el típico caso de la planilla para un docente. Quieres generar datos aleatorios de calificaciones en un listado de estudiantes, para realizar tus pruebas. Si no quieres escribir uno por uno, los datos puedes hacer uso de la función [abbr title=”En español: ALEATORIO.ENTRE”]RANDBETWEEN()[/abbr]

Esta función recibe dos parámetros: el primero es el número más bajo que puede devolver y el segundo es el más alto. Es decir, que si quieres generar números aleatorios desde el 2 hasta el 20 (como el ejemplo que te muestro a continuación), deberías escribir la función así: [abbr title=”En español: ALEATORIO.ENTRE”]RANDBETWEEN[/abbr](2,20)

En la siguiente imagen puedes ver el uso de la función:

Generar datos de prueba en Excel

 

Bien, hemos creado unos datos de prueba rápidamente para las calificaciones. Ahora, ¿qué hacemos con la columna código?

Supongamos que el código debe ser una letra seguido de tres números. Entonces podemos utilizar la misma función [abbr title=”En español: ALEATORIO.ENTRE”]RANDBETWEEN()[/abbr] y nos apoyaremos en otra función: [abbr title=”En español: CARACTER()”]CHAR()[/abbr]

La función [abbr title=”En español: CARACTER()”]CHAR()[/abbr], devuelve el caracter correspondiente a un código que le pasemos por parámetro. Este es el correspondiente al código ASCII.

Considerando que el código ASCII para la letra A (mayúscula) es el 65 y así sucesivamente hasta la Z (mayúscula) que es el código ASCII 90, entonces podemos usar la función [abbr title=”En español: ALEATORIO.ENTRE”]RANDBETWEEN()[/abbr] con los parámetros 65 y 90, así:

[box][abbr title=”En español: ALEATORIO.ENTRE”]RANDBETWEEN(65,90)[/abbr][/box]

Con esto hemos generado nuestro carácter aleatorio. Ahora para generar un número aleatorio de 3 dígitos, debemos utilizar la función [abbr title=”En español: ALEATORIO.ENTRE”]RANDBETWEEN()[/abbr] de la siguiente forma:

[box][abbr title=”En español: ALEATORIO.ENTRE”]RANDBETWEEN(100,999)[/abbr][/box]

Y concatenamos ambos resultados en una celda para generar el código completo, de acuerdo a lo que necesitamos.

En la siguiente imagen te muestro cómo se realizaría el proceso completo:

Generar datos de prueba en Excel

Y así hemos generado nuestros primeros datos de prueba de forma semi-automática. Si quieres agilizar el proceso, puedes generar tus propias fórmulas y guardarlas en un bloc de notas para luego pegarlas en tu planilla de Excel y así ahorrar aún más tiempo 😉

¿Qué me cuentas tú?

Anímate y cuéntame cuál es el método que utilizas tú para generar datos de prueba en Excel, en tus propios modelos. Yo ya te he contado el mío.

¡Nos vemos!