La función RESIDUO en Excel.

Función Residuo

La función RESIDUO, pertenece al grupo de Funciones Matemáticas y Trigonométricas.

¿Qué hace la función RESIDUO?

La función RESIDUO devuelve el valor residual de una división entre dos números, los cuales debes especificar en sus dos argumentos.

Por ejemplo: Si realizas la división de 15 entre 2, el cociente es 7, ¿verdad?

[latex fg=”944ab2″ s=”4″]15/2 = 7[/latex]

Pero sobra un residuo que es igual a 1. Este sería el valor que devolvería la función residuo si lo usas con los números 15 y 2.

Por lo tanto, el residuo de 15 dividido entre 2 es igual a 1.

¿Para qué sirve?

Como te dije, la función RESIDUO se usa para obtener el residuo de una división. Puedes utilizarlo para calcular si un número es divisible entre otro o no.

¿Y para qué quiero saber si un número es divisible entre otro? Yo ya terminé la escuela.

Pues cuando escribes fórmulas, necesitas realizar cálculos que dependen de ciertas condiciones. ¿Verdad? A veces, es más sencillo utilizar condiciones que dependan de la divisibilidad de un número entre otro y, dependiendo del caso, realizar una u otra acción.

Recuerda que ninguna fórmula está demás en Excel.

¿Cómo se usa?

La sintaxis de la función RESIDUO es la siguiente:

Función Residuo

 

Divisor: Es el número que será dividido. (Obligatorio)

Dividendo: Es el número entre el cual se va a dividir al Divisor. (Obligatorio)

Si la división es exacta, el residuo será cero. Cualquier otro número en caso contrario.

Un ejemplo práctico.

Imagina que tienes un reporte de ventas por mes como el siguiente:

Función Residuo

 

Ahora, supongamos que necesitas destacar el último mes de cada trimestre, de alguna forma. ¿Cómo lo harías?

Divisible entre 3.

Como te comentaba hace un rato, la función RESIDUO te permite averiguar si  un número es divisible entre otro o no. Para calcular el cambio de trimestre, vamos a usar la función RESIDUO para evaluar la divisibilidad del mes en curso entre 3, si es divisible, quiere decir que es el último mes del trimestre.

¿Por qué entre 3?

Porque cada trimestre tiene 3 meses.

Recuerda que cuando el divisor es divisible entre el dividendo, la función RESIDUO te devolverá un cero y cualquier otro número en caso de que no sea divisible.

Siguiendo esta línea, nuestra función RESIDUO, lucirá así:

Función Residuo

Si copias la fórmula hacia abajo, el resultado será el siguiente:

Función Residuo

 

Como puedes ver en la imagen anterior, cada vez que aparece un cero, significa que estamos en el último mes de un trimestre. Con esto hemos conseguido detectar los ‘límites’ de cada trimestre.

Ahora, para poder hacerlo ‘más bonito’ y práctico, nos ayudaremos de la función SI y el carácter “►”, de esta manera:

Función Residuo

 

Lo que estoy haciendo aquí, es ‘preguntar’ si el residuo del número del mes actual, dividido entre tres, es igual a cero. En caso afirmativo, mostrar el carácter ►, caso contrario, mostrar una cadena vacía.

Ahora copiamos la fórmula hacia abajo y tendremos un muy buen resultado:

Función Residuo

 

 Ahora, ¡a practicar!

Con esto ya tienes un punto de partida para sacar más ideas de cómo aprovechar la función RESIDUO en tus desarrollos en Excel. No dejes de practicar para convertirte en un Maestro del Excel.

¡Nos vemos!

La función Hoy en Excel: obtener la fecha actual.

Función Hoy

¿Qué hace?

La función Hoy lo que hace es devolver la fecha actual del sistema, sin fracciones; es decir, no devuelve horas, minutos ni segundos.

¿Para qué sirve?

Como ya te conté, la función Hoy sirve para obtener la fecha actual. Esto puede servirnos para, por ejemplo, mostrar la fecha de compra en una factura o nota de venta que imprimamos, u otro tipo de documentos imprimibles.

¿Cómo funciona?

La función Hoy, no necesita parámetros y se usa con los paréntesis vacíos, así:

La Función Hoy

Entonces, por ejemplo, podríamos utilizarla para obtener la fecha en la que se realiza una venta para imprimir una factura o nota de venta.

La Función Hoy

Como puedes ver en la barra de fórmula, tengo escrita la función Hoy en la celda B1 y esta se encarga de recuperar la fecha actual.

Esta factura, una vez terminada, se va a imprimir y la fecha quedará fija en el papel (obviamente).

Pero si guardas el archivo y lo abres al día siguiente, obtendrás la fecha de ese día, de manera que no te sirve para guardar fechas si lo usas de esta manera.

[mybox bgcolor=”#ee0676″ border=”full”] ¡Precaución!

Como te dije, la fecha que devuelve la función Hoy, es la del sistema. Si tu computadora no tiene la fecha correcta, la función Hoy te dará resultados erróneos también.

[/mybox]

La función Hoy tiene varias aplicaciones.

Podrías inclusive construir un modelo en Excel que te “avisara” cuando una fecha ya expiró, comparándola con la fecha actual, a través de la función Hoy, [highlight]tal y como tratamos de esto en la lista de correo[/highlight]. ¿Aún no estás suscrito/a ? Pues no esperes más y suscríbete ahora.

Otra idea, sería utilizarla en el formato condicional para crear un calendario que resalte el día actual. El límite está en tu imaginación.

En próximas entradas voy a aprovecharme de esta función para poner en práctica algunas de estas ideas.

Y tú, ¿ya le estás sacando provecho a la función Hoy?

¡Nos vemos!

[mybox bgcolor=”#ffffb2″ border=”full”] ¿Quieres saber más?

Función Hoy – Microsoft
[/mybox]

Descarga el archivo terminado.

¿Quieres descargarte el ejemplo de esta entrada? [ilink style=”download” url=”http://static.raymundoycaza.com/funcion-hoy.xlsx”]Pincha aquí.[/ilink]

La función Promedio en Excel

La función Promedio en Excel

¿Qué hace la función PROMEDIO ?

La función Promedio en Excel sirve para obtener la media aritmética entre un grupo de valores que le pasemos como parámetros.

Básicamente, lo que hace es sumar todos los valores que le pasemos y los divide entre el conteo de los mismos.

¿Para qué sirve?

Como ya te conté, esta función sirve para obtener el promedio entre los valores que le pasemos por parámetro. Entonces, un Profesor podría utilizarlo para obtener el promedio de calificaciones de un alumno o de toda la clase.

Un Analista podría utilizarlo para obtener el promedio de pérdidas o ganancias mensuales o el promedio de producto no conforme por semana.

Puedes utilizarlo en un sinfín de escenarios. Seguramente a ti también te podría resultar útil.

¿Cómo se usa?

Pues bien, como te comentaba hace un momento, esta función busca obtener la media aritmética entre los valores que le pasamos como parámetros y lo hace sumando todos los valores entre sí, para luego dividirlos entre el conteo de estos.

Así, por ejemplo si quisieras sacar el promedio de dos valores, 15 y 5 por ejemplo, el procedimiento sería así:

  1. Cantidad de parámetros: 2
  2. Suma entre 15 y 5: 20
  3. Dividir el resultado entre la cantidad de parámetros: 20 / 2 = 10
  4. Promedio: 10

Veamos este ejemplo en una hoja de Excel:

La función Promedio en Excel

Como ves, a la función promedio le estoy pasando los valores 15 y 5 colocando una referencia a las celdas donde están ubicados.

El resultado que arroja la función Promedio es el mismo que obtuvimos manualmente:

La función Promedio en Excel

Así como he utilizado una referencia a un rango de celdas con los valores que deseo promediar, puedo utilizar valores constantes, tal y como te conté en la entrada donde explico qué son las fórmulas:

La función Promedio en Excel

¡Promédialo!

Hoy has visto cómo utilizar la función Promedio en Excel y cuál es su utilidad, así como unos posibles casos en los que te resultará muy útil. Yo sé que tú tendrás muchos otros escenarios donde puedes sacarle un gran provecho a esta función.

Las fórmulas son herramientas geniales que nos ayudan a realizar nuestro trabajo más rápido y/o con mayor facilidad. Así que tómate tu tiempo y aprende a utilizarlas. El tiempo invertido valdrá la pena.

¿Quieres saber más sobre la función Promedio en Excel?Función Promedio en Excel – Microsoft

¿Ya utilizas esta función? ¿Qué otra función te gustaría que explicara? Déjame tu respuesta en los comentarios.

¡Nos vemos!

Nombres de rango en Excel ¿Para qué?

Nombres de rango en Excel

Luego de haber repasado lo que era un rango en Excel, es probable que ya te hayas encontrado con la necesidad de manejar nombres de rango en Excel.

Pero, ¿Cuál es la finalidad de los nombres de rango en Excel?

La más notable sería la de facilitar la selección de un rango, evitándote tener que recordar algo como AAC2345:AAD5456.

Imagínate si tienes unos diez o veinte rangos de esos.

Y si no te los memorizas, debes estar desplazándote por la hoja pinchando aquí y allá con el ratón para poder ubicar tus rangos…

En lugar de utilizar el estilo de referencia A1, podríamos ponerle un nombre a nuestro rango, algo más descriptivo como: Promedios2012

¿No te parece que es más fácil de recordar? ¡Claro que sí!

Pues esa es la finalidad de los nombres de rango en Excel, en palabras sencillas, facilitarte la vida.

Asignar nombres de rango en Excel.

Para asignar un nombre a un rango, debes seleccionar previamente el rango deseado:

Nombres de rango en Excel

 

Luego, escribes el nombre deseado en el cuadro de nombre que está ubicado arriba a la izquierda:

Nombres de rango en Excel

Y presiona la tecla Enter.

Ahora, cuando quieras referirte a este rango, en lugar de escribir A1:A4, podrás escribir directamente ‘Alumnos’.

Algo más elegante, ¿no crees?

También puedes crear nombres de rango en Excel, utilizando la herramienta ‘Asignar nombre’ que se encuentra en la ficha ‘Fórmulas’.

Nombres de rango en Excel

Pinchas sobre el botón ‘Asignar nombre’ y luego en la opción ‘Definir nombre…’

Nombres de rango en Excel

Enseguida aparecerá el asistente pidiéndote los datos necesarios para definir tu nombre de rango:

Nombres de rango en Excel

En el cuadro ‘Nombre’, escribirás el nombre que le asignarás a tu rango. Si utilizamos el ejemplo anterior, aquí escribimos el texto ‘Alumnos’.

En ‘Ámbito’, seleccionarás el ámbito en el que se desenvuelve la variable.

En ‘Comentario’, puedes escribir un comentario o una nota explicativa para referencia más adelante.

Y por último en ‘Hace referencia a:’ vas a escribir el rango al que le vas a poner el nombre o puedes seleccionarlo pinchando con el ratón.

Nombres de rango en Excel

 

Utilizando el nombre de rango: un ejemplo práctico.

Para complementar la explicación, vamos  a aplicar lo aprendido en un sencillo ejemplo práctico, en el que necesito promediar las calificaciones de un grupo de cinco alumnos.

Primero lo vamos a hacer de la forma convencional y luego con nombres de rango:

La forma convencional.

Imagina que tienes los promedios de cinco alumnos en el rango B2:B6

Nombres de rango en Excel

 

Lo que nos interesa es la parte que está resaltada en amarillo, porque vamos a promediarla.

Entonces lo que normalmente haríamos sería aplicar una función adecuada, utilizando directamente el rango, más o menos así:

Nombres de rango en Excel

 

Lo que nos daría el siguiente resultado:

Nombres de rango en Excel

Usando nombres de rango

Ahora, vamos a realizar los pasos para asignar nombres de rango en Excel, que ya te mostré hace un momento:

Pestaña ‘Fórmulas’ y luego la opción ‘Asignar nombre’:

Nombres de rango en Excel

 

Escribir el nombre y seleccionar el rango al que se lo vamos a aplicar:

Nombres de rango en Excel

 

Ahora ya podemos usar el nombre ‘Promedios’ en lugar de la referencia B2:B6 y nuestra fórmula quedaría así:

Nombres de rango en Excel

 

Y el resultado es el mismo, como tú mismo puedes comprobar:

Nombres de rango en Excel

Aplica lo aprendido.

Ahora ya te he dado una idea para que puedas mejorar esa hoja de Excel que tienes por ahí; pero que no se quede en idea ¡ponlo en práctica!

Haz la prueba, implementa los nombres de rango en tus futuros modelos y verás como muchas de tus rutinas más tediosas pueden resultar mucho más llevaderas.

¿Ya estás utilizando los nombres en Excel? Déjame tu respuesta en los comentarios.

¡Nos vemos!

[mybox bgcolor=”#ffffb2″ border=”full”]

¿Quieres saber más?

Definir nombres de rango en Excel – Gerencie.com
Borrar o Editar un Nombre de Rango – ExcelAvanzado.com

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La función ESPACIOS: eliminar espacios en Excel

Eliminar espacios en Excel

¿Qué hace?

¿Alguna vez te has visto desesperado tratando de eliminar el espacio en un texto a un montón de celdas? ¿Y quién no?

La buena noticia, es que existe una función que te permite eliminar espacios en Excel.

Su finalidad es la de remover todos los espacios que un texto tenga de más. Es decir, elimina los espacios al principio, los espacios al final y todos aquellos espacios repetidos entre dos palabras, respetando los espacios normales que deben existir entre las palabras.

Mágico, ¿verdad?

¿Para qué sirve?

Como ya podrás intuir, esta función sirve para limpiar esos textos que tenemos con espacios sobrantes.

Por ejemplo, cuando bajas información de un ERP o de otro sistema en que los campos, al tener una longitud fija, te arroja los nombres de los empleados con varios espacios al final.

Imagina que tienes dos archivos, el maestro de empleados que bajaste de tus sistema y otro archivo en el que tienes un listado de empleados a los que debes aplicarle un bono.

Cuando quieras hacer la búsqueda de ‘Juan Pérez’, tal vez no lo encuentres porque, en el archivo que bajaste, dice ‘Juan Pérez         ‘

Sí, el mismo nombre pero con varios espacios al final. Tú los ves iguales; pero para excel son dos cadenas de texto distintas.

¿Cómo se usa?

La sintaxis de la función ESPACIOS, es la que sigue a continuación:

Eliminar espacios en Excel

 

Esta función utiliza un único argumento que será la cadena de texto a tratar.

Es decir, que debes pasarle como arguento el texto al que le quieres quitar los espacios.

El ejemplo práctico

Supongamos que tengo un texto como este:

Eliminar espacios en Excel

Como ves, tengo muchos espacios entre la palabra ‘Juan’ y ‘Pérez’, además existen varios espacios entre la palabra ‘Pérez’ y el punto final.

Lo único que debes hacer, es utilizar la función ESPACIOS, tal y como te he mostrado, para eliminar espacios en Excel, de esta forma:

Eliminar espacios en Excel

La referencia E4 apunta al texto al que le quiero quitar los espacios.

Al final, tu texto quedará ‘limpio’ de espacios innecesarios:

Eliminar espacios en Excel

Recuerda que puedes eliminar espacios en Excel

[highlight]¿Cuántas veces los espacios innecesarios te han provocado un dolor de cabeza?[/highlight]

No una, sino varias veces los espacios innecesarios en un texto han provocado un ataque de nervios en aquellas personas que tienen poco tiempo para terminar ese reporte y sus fórmulas no funcionan.

Excel solo te dice que ese nombre o ese código ¡no existe!

La próxima vez que te encuentres con este problema, recuerda que existe la función ESPACIOS y libérate de ese dolor de cabeza.

¿Y tú, ya usas la función ESPACIOS?

Yo ya la uso ¿y tú?

Me gustaría que me contaras en qué usas la función ESPACIOS y cómo te ha ayudado en tu día a día con Excel.

¡Que los elimines bien!

Descarga el archivo de ejemplo.

[mybox bgcolor=” #b3e1f3″ border=”full”][ilink url=”http://static.raymundoycaza.com/eliminar-espacios-en-excel.xlsx” style=”download” title=”Eliminar espacios en Excel”] Pincha aquí [/ilink] para descargarte el archivo terminado[/mybox]

¡Sigue investigando!

[mybox bgcolor=” #ffffb2″ border=”full”]¿Quieres saber más?

Función ESPACIOS – Microsoft

Función ESPACIOS – Tutolandia [Vídeo] [/mybox]

La función Caracter en Excel ¿Qué hace y para qué sirve?

La función Caracter en Excel

¿Qué hace?

La función CARACTER sirve para obtener una letra a partir de un número que le pases como argumento.

¿Qué?

Ok, más despacio. La función CARACTER recibe como parámetro un número que debe ser el equivalente a su código ASCII.

Cada computadora tiene un juego de caracteres denominado ASCII (se pronuncia asqui)

Este juego de caracteres va desde el 1 hasta el 255 y cada número representa un carácter. Así por ejemplo, el 64 representa a la archiconocida arroba (@)

Es por eso que cuando tú presionas la combinación de teclas ALT + 64, aparece la arroba. Si presionas ALT + 164 aparece la letra ñ, etc.

En total, tienes 255 símbolos que puedes obtener usando cualquier número entero dentro de este rango: 1 – 255 (pincha aquí si quieres ver una tabla de equivalencia)

Tomando en cuenta lo que acabo de contarte, si a esta función le pasas un número entero comprendido entre el 1 y el 255, te devolverá el carácter correspondiente.

[box type=”tick” border=”full” icon=”none”]

¡Funciona igual que con tu teclado!
Si le pasas el número 64 a la función CARACTER, obtendrás el carácter arroba. Si le pasas el número 164, obtendrás el carácter ñ, etc.
=CARACTER(64)
=CARACTER(164)

[/box]

Para qué sirve?

¿Y a mí para qué me sirve esto? Tal vez te estés preguntando.

Pues mira, puedes utilizarlo para generar caracteres a voluntad, controlando cuál carácter quieres y bajo qué condiciones.

Puedes, por ejemplo, utilizarlo para generar una letra de verificación como en los DNI u otros tipos de código.

Inclusive, podrías utilizarlo para generar datos al azar que usarás para hacer pruebas con tus modelos de Excel. Como siempre, el límite está en tu imaginación.

¿Cómo se usa?

El uso de esta función es muy sencillo. Únicamente debes pasarle como parámetro el código del carácter que quieres obtener y te lo devolverá. ¡Sí! Así de fácil.

La función Caracter en Excel

 

Un ejemplo

Como siempre, vamos a trabajar con un ejemplo para que quede más claro el tema.

Imagina que quieres lograr que las letras que aparecen en los encabezados de las columnas, aparezcan en una de sus celdas.

Pues bien primero tomemos en cuenta dos cosas:

  1. En el listado de códigos ASCII, las letras no aparecen sino hasta el número 65 (pincha aquí si quieres ver una tabla de equivalencia)
  2. El alfabeto en esta tabla, tiene 26 letras, por lo que si la letra A es el número 65, entonces la letra Z será el número 90.

Una vez teniendo claro dónde encontrarás los códigos correspondientes a las letras del alfabeto, vamos a iniciar con nuestra prueba.

Encontrando el número ordinal de la columna

Para lograrlo, nos vamos a valer de la función COLUMNA que devuelve el número ordinal de la columna actual, así:

La función Caracter en Excel

Esto nos devolverá, en el caso de la columna A, el número 1. Se entiende que para la columna B corresponde el número 2, para la columna C el número 3 y así sucesivamente.

La función Caracter en Excel

 Obteniendo el carácter equivalente.

Ahora, vamos a decirle a Excel que queremos que nos devuelva el carácter que corresponde al número ordinal de la columna, así:

La función Caracter en Excel

 

Como ves, lo que he hecho es encerrar la función COLUMNA dentro de la función CARACTER.

Esto nos devolverá un carácter que ahora mismo, no es el correcto y ya te explico el por qué.

Saltándonos los caracteres que no nos interesan

Como ya te comenté, las letras no aparecen sino hasta el número 65 en el listado ASCII, por lo tanto, todos los códigos desde el 1 hasta el 64, no nos interesan.

Como las columnas comienzan desde el número 1, entonces debemos ‘saltarnos’ todos los códigos hasta el 64 sumándole esta cantidad al número de columna.

Entonces, si yo le sumo 64 al número 1 de la primera columna, obtendré 65, que corresponde a la letra A:

La función Caracter en Excel La función Caracter en Excel

 

Con esto nos hemos ‘saltado’ los 64 caracteres que no nos interesaban y hemos apuntado directamente a las letras.

Ahora, basta con copiar la fórmula hacia las demás columnas y obtendremos el resultado esperado:

¿Qué ideas se te ocurren para sacarle partido a la función CARACTER en Excel?

Si te ha parecido interesante o se te ha ocurrido alguna idea para aplicar esta función en tu trabajo, me gustaría que me lo dejaras saber en los comentarios.

¡Nos vemos!

[box type=”note” border=”full” icon=”none”]

¿Quieres saber más?
Función CARACTER en Excel – Microsoft

Char Function – TechOnTheNet

 

[/box]