La función SI anidada: Ejemplo de uso en la vida real

Excel 911
En esta entrada te muestro con un ejemplo real de uno de mis lectores, cómo usar la función SI anidada; para que tengas más claro cómo se comporta dicha función en la vida real.

José, en el artículo que escribí sobre la función SI, me preguntaba sobre cómo se puede utilizar dicha función en su archivo, sabiendo que las condiciones que debe cumplir, son las siguientes:

José escribió:

Las condiciones que debe cumplir son: Hasta 2,5 =154.25 De 2,5 a 3=77,13 De 3 a 4=38,6 Mayor a 4=0

Con esto, José quiere decir que si una celda tiene un valor entre 0 y 2.5 entonces debe mostrar el valor 154.25 Así mismo, si la celda tiene un valor mayor a 2.5 y hasta 3, entonces deberá mostrar el valor 77.13.

Si es mayor que 3 y hasta 4, mostrará 38.6. Y, finalmente, si es mayor que 4 deberá mostrar el valor 0.

Y para el ejemplo, vamos a suponer que el dato a evaluar se encuentra en la celda A1. Entonces la fórmula solución, debería escribirse en el lugar que más te convenga. Podría ser en la celda D3, por ejemplo.

Entendiendo el caso.

Función SI anidada

  • En la figura anterior, te estoy mostrando el esquema que utilizaremos en este ejemplo, como una de las posibles soluciones para este requerimiento. Cada rombo, representa a una función SI o, lo que es lo mismo, una condicional.
  • En el caso de devolver verdadero, es decir, de que sea cierta la condición que evalúa cada una de las condicionales, entonces mostrará el valor correspondiente al requerimiento de nuestro amigo José.
  • En caso de ser falso, o que no sea cierta la condición, la función SI le dará paso a la siguiente para que haga la próxima evaluación y el proceso se repite una y otra vez, hasta llegar a la última.
  • Para cerrar esta estructura, en la última función SI, lo que hago es mostrar la leyenda “Negativo”.

¿Por qué?

Porque la única forma de que no se cumplan ninguna de las condiciones propuestas es que el valor de la celda A1 sea menor que cero, esto es, un valor negativo.

Pasemos a la fórmula.

Ahora que ya tú y yo tenemos más claro cómo es que vamos a trabajar con nuestra fórmula, podemos comenzar a escribirla en nuestra hoja de trabajo.

¿Te das cuenta de lo sencillo que resulta trabajar con una fórmula si primero la desarrollas en una hoja de papel?

Sí.

Nuestro cerebro y nuestra mano gozan de una conexión especial tal que, si los ponemos a trabajar juntos sobre una hoja de papel, las ideas comienzan a fluir con una facilidad pasmosa.

Antes de sentarte a escribir una fórmula compleja en Excel, primero piénsala en papel.

La función SI anidada, podría no ser suficiente.

Luego del rápido análisis que hicimos en papel, nos dimos cuenta de una cosa: Tenemos rangos abiertos por un lado y cerrados por el otro, lo que nos obliga a considerar dos condiciones.

Por ejemplo, el valor debe ser mayor o igual que cero Y debe ser menor o igual que 2.5

¿Cómo evaluar las dos cosas al mismo tiempo, con una sola función SI?

De ley que tendremos que utilizar otra función que nos auxilie en este caso.

¿Pero cuál?

La función Y.

La función Y, nos devuelve verdadero cuando las dos condiciones que evalúa son verdaderas (si quieres entender un poco más de esto, no dejes de leer sobre las tablas de verdad.

Entonces para decir que, por ejemplo, un valor 1.5 está dentro del primer rango, la función Y preguntará lo siguiente:

¿Es 1.5 mayor o igual que 0? Sí, es mayor. El resultado es verdadero.

¿Es 1.5 menor o igual que 2.5? Sí, es menor. El resultado es verdadero.

Como ambos resultados son verdaderos, entonces: verdadero + verdadero = verdadero.

Por lo tanto, la condición es verdadera y entonces el valor 1.5 corresponde al primer rango.

¿Ves? Así es como utilizaremos la función Y, en conjunto con la función SI anidada. El resultado es potente.

La fórmula quedaría más o menos así:

=SI(Y(A1>=0,A1<=2.5),154.25,SI(Y(A1>2.5,A1<=3),77.13,SI(Y(A1>3,A1<=4),38.6,SI(A1>4,0,"Error"))))

Fórmula lista.

Como ves, hemos construido nuestra fórmula siguiendo el diagrama que pensamos en papel, y ahora sin mucho esfuerzo, hemos conseguido nuestro objetivo.

¡Realmente estupendo! ¿No crees?

¿Quieres descargar el archivo de ejemplo?

Si quieres descargar el mismo archivo que utilicé al momento de escribir esta nota, sigue las instrucciones. Es gratis.

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El resto está en tu cancha

Yo ya te he dado el empujón que necesitabas para resolver ese problema que tenías entre manos.

Ahora queda pendiente de tu parte que lo pongas en prática y uses lo aprendido para formular tus propias soluciones. Recuerda que estas son las bases para resolver problemas (o requerimientos) más complejos.

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Mira lo que me encontré por ahí: Cómo usar la función SI anidada, un ejemplo práctico. http://raymundoycaza.com/la-funcion-si-anidada-ejemplo-de-uso-en-la-vida-real/

¡Nos vemos!

Mueve el texto de ayuda de tus fórmulas, con el ratón. [CR]

Consejos Rápidos
En este consejo rápido, te muestro un sencillo truco que te servirá para editar tus fórmulas de una manera más cómoda, cuando éstas son un poco más largas.

Excel siempre trata de ofrecerte alguna ayuda, incluso cuando utilizas las funciones te muestra una pequeña caja en la que te ofrece una guía sobre la sintaxis de la función que estás escribiendo o, lo que es lo mismo, de qué forma ésta se debe escribir.

Mover el texto de ayuda con el ratón

Y aunque no podemos negar que se trata de una ayuda muy útil, puede darse el caso de que te estorbe mientras estás editando tus fórmulas. Especialmente, si lo que has escrito es muy extenso.

¿Te ha pasado alguna vez?

A mi también.

¿Tiene solución?

¡Más sencilla de lo que crees!

Esto es lo que puedes hacer:

  • 1

    Coloca el puntero del ratón sobre el borde de la caja con el texto de ayuda.

  • 2

    El puntero cambiará a la forma de cuatro flechas.

  • 3

    Pincha y arrastra la caja de ayuda, tan lejos como necesites.

Mover el texto de ayuda con el ratón

Así, podrás seguir trabajando cómodamente aunque tu fórmula sea algo extensa. Simplemente ¡quítalo de ahí!

Tu ratón también puede hacer magia

No todo se resuelve con el teclado, el ratón también tiene sus trucos guardados bajo la manga, en Excel. Lo que tienes que hacer, es descubrirlos, probarlos y hacerlos parte de tu arsenal de productividad.

¡Nos vemos!

La función CONCATENAR

Diccionario de Funciones
La función CONCATENAR, puede ayudarte a salir de más de un apuro; especialmente aquellas tardes en que tu jefe tuvo un “antojo” de última hora y necesitas unir los valores de dos o más columnas.

Función: CONCATENAR


Categoría:
Funciones de Texto
Nombre en Inglés:
CONCATENATE

Sintaxis (cómo se escribe):
CONCATENAR('Texto 1', 'Texto 2', 'Texto n...')

Ejemplo de uso:
CONCATENAR('Érase ', 'una ', 'vez...') = 'Érase una vez'

La función Concatenar en Excel

La función Concatenar

¿Qué hace?

La función Concatenar en Excel, pertenece al grupo de funciones de texto y su misión es la de unir, pegar, juntar, concatenar dos o más porciones de texto en una misma celda.

¿Para qué sirve?

Concatenar texto es una tarea a la que, tarde o temprano, terminaremos dedicando tiempo si trabajamos muy seguido con Excel.

Imagina pues, que tienes una base de datos con los nombres de los empleados de la nómina en una columna y sus apellidos en otra.

Ahora, te ha surgido la necesidad de mostrar en una columna estos dos datos juntos. ¿Cómo lo harías sin tener que estar copiando y pegando, línea a línea por cada empleado?

¡Exacto! Con la función Concatenar.

¿Cómo se usa?

La función Concatenar requiere de al menos un parámetro como mínimo hasta un máximo de 255. En la siguiente imagen puedes ver un ejemplo de la función con tres parámetros o cadenas de texto:

La función Concatenar en Excel

Límite de parámetros

Tanto en Excel 2007 como en Excel 2010, el límite de parámetros o argumentos que utiliza la función Concatenar, es de 255. Si aún utilizas la versión Excel 2003, te encontrarás con que el límite está en 30 argumentos.

Ejemplo práctico.

Siguiendo con el ejemplo de los nombres y apellidos, vamos a utilizar la función Concatenar en un ejemplo real.

En la siguiente imagen verás que tengo los nombres en una columna y los apellidos en otra.

La función Concatenar en Excel

Ahora, me interesa tenerlos en una sola columna a la que llamaré “Nombre Completo”:

La función Concatenar en Excel

Utilizando la función Concatenar, voy a juntar cada nombre con sus respectivos apellidos, siguiendo la sintaxis que te mostré en la primera figura de esta entrada:

La función Concatenar en Excel

Como ves, he realizado la concatenación del nombre con los apellidos, con solo indicarlos como parámetros de la función Concatenar y en el orden en el que quiero que aparezcan en el resultado final.

Ahora, al ingresar tu fórmula te darás cuenta que el resultado no es el esperado.

La función Concatenar en Excel

El nombre y el primer apellido están “pegados”. Lo que nos interesaría es que exista un espacio entre ambos, por estética y para facilitar su lectura.

Usando el mismo principio, vamos a concatenar el nombre con un espacio, seguido de los apellidos, como te muestro aquí:

La función Concatenar en Excel

Y ahora sí, se muestra un espacio justo entre el nombre y los apellidos con lo que el resultado se ajusta a lo que esperábamos.

La función Concatenar en Excel

Solo te resta copiar y pegar esta fórmula hacia abajo y tendrás lista tu nueva columna en menos de lo que canta un gallo.

La función Concatenar en Excel

Posibles alternativas

Una forma de concatenar de manera más simple en Excel, es utilizando el operador “&”.

Así, en el caso de que quisieras concatenar solo dos celdas, podrías hacerlo de la siguiente forma:

¡A1&A2
=A1&" "&A2

Esto podrías utilizarlo como una versión rápida de la función Concatenar. ¡Siempre hay más de una forma!

¡Nos vemos!

La función MED () en Excel ¿Cómo se usa?

La función MED

La función MED, es de esas funciones que nos quitan de encima mucho trabajo aburrido, cuando un dato se encuentra dentro del texto de una celda.

Imagínate lo desesperado que te verás cuando se trate de un montón de celdas a las que tienes que sacar un dato específico.

La función MED en Excel nos devuelve los caracteres de entre una cadena de texto, con solo proporcionar la posición inicial y el número de caracteres que deseamos extraer.

Esta función es un salvavidas cuando, luego de importar tus datos a Excel, te das cuenta de que el dato que necesitas extraer, está dentro de otro dato.

Me explico.

Imagina que tienes un listado de códigos de productos. Dentro de cada código de producto se encuentran los códigos de las categorías de éstos productos. Digamos, algo así:

P535G8C393K900

Como ves, tienes el código P535G8C393K900, pero tú quieres extraer sólo el código de la categoría, el cual está resaltado en el cuadro anterior.

En este caso es el C393. ¿Cómo lo sacas de ahí, sin tener que hacerlo manualmente?

¡Pues con la función MED!

Sintaxis de la función MED

MED(texto, posición_inicial, núm_de_caracteres)
  1. texto: La cadena de texto original que contiene el dato que necesitamos extraer.
  2. posición_inicial: la posición del primer carácter que se desea extraer.
  3. núm_de_caracteres: número de caracteres a extraer.

Todos los argumentos son obligatorios.

Si por alguna razón indicamos una posición inicial mayor que la longitud de la cadena de texto original, entonces la función MED nos devolverá una cadena de texto vacía.

Vamos con el ejemplo.

Usando el mismo ejemplo que te di hace un momento, vamos a llevarlo a Excel y aplicaremos la función de acuerdo a la sintaxis que ya te expliqué.

La función MED

Como ves, escribí la función MED y en sus argumentos puse:

  1. La referencia a la celda donde se encuentra el texto completo.
  2. El número de carácter desde donde quiero empezar (en este caso, el código buscado empieza desde la posición 7)
  3. El número de caracteres que quiero tomar (en este caso, el código tiene 4 caracteres de longitud)

De esta manera la función MED nos ayuda a extraer uno o varios caracteres que se encuentren en medio de una cadena de texto.

Para tener en cuenta:

La función MED, antes tenía el nombre de EXTRAE. Así que si no te aparece MED, búscala como EXTRAE. Se utiliza exactamente igual.

Ahí lo tienes

Ahora, sí, ya tienes un salvavidas para esos casos en los que tienes que sacar datos de entre más datos. Pon en práctica el uso de esta función y hazla parte de tu arsenal para tus trabajos con Excel.

¡Nos vemos!

Referencias absolutas y relativas.

Referencias Absolutas y Relativas

Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo y le hace saber a Excel en dónde buscar los valores que se quieren utilizar en una fórmula.

Pero ¿Cuál es la diferencia entre las referencias absolutas y las referencias relativas?

Referencias relativas en Excel

Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula.

Referencias absolutas en Excel

Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna.

Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”.

Con esto, seguimos avanzando en nuestro camino a dominar las fórmulas. Pronto pondré el siguiente número de la serie, así que no te lo pierdas.

¡Nos vemos!