Cómo forzar la escritura en mayúsculas, usando fórmulas

Forzar la escritura en mayúsculas usando VBA

Ya te había contado, cómo forzar la escritura en mayúsculas usando macros. Pero ¿y qué si necesitas hacerlo sin utilizar macros?

¿Será que se puede?

¿Tú qué crees?

Forzar la escritura en mayúsculas, versión sin macros.

Recordemos: Tú quieres obligar al usuario a escribir en mayúsculas y que no acepte ningún dato si no lo ha escrito así. ¿Correcto?

Entonces, podemos valernos da la ya conocida opción “validación de datos”.

  • 1

    Selecciona la celda que quieres validar.

Te colocas sobre la celda que vas a validar, en este caso la que se muestra en la imagen, para luego insertar la validación.

Forzar la escritura en mayúsculas usando fórmulas

  • 2

    Utiliza la validación de datos.

Te vas a buscar la pestaña “Datos / Validación de datos” y luego eliges la opción “Validación de datos”.

Forzar la escritura en mayúsculas usando fórmulas

 

  • 3

    Inserta una regla de validación.

Ahora, en el cuadro que aparece, elige la opción “Personalizada”.

Forzar la escritura en mayúsculas usando fórmulas

Y en el cuadro de texto vas a escribir una fórmula que te explicaré a continuación:

Vamos a hacer uso de la función IGUAL, dentro de la cual anidaremos la función MAYUSC.

=IGUAL(E4,MAYUSC(E4))

La idea es “preguntarle” a Excel, si el texto escrito es igual al mismo texto, pero escrito en mayúsculas. Si la respuesta es no, la validación de datos falla y no deja escribir al usuario.

Forzar la escritura en mayúsculas usando fórmulas

Una vez hecho esto. Le das clic en “Aceptar” y la regla estará lista. Si el usuario trata de ingresar un texto que no esté en mayúsculas, sucederá algo como esto:

Forzar la escritura en mayúsculas usando fórmulas

  • 4

    Personalizando el mensaje al usuario.

Seguramente no querrás tener ese mensaje, ya que no es muy claro. El usuario se sentirá algo confundido y no sabrá por qué el sistema no le permite escribir (sí, a pesar de todo, a veces sucede)

Entonces,  ya sea por esta razón o por simple elegancia, colocarás un mensaje propio. Para lograrlo repites el proceso, es decir, seleccionas la celda donde se escribe el dato y te vas a “Datos / Validación de datos” y eliges la opción “Validación de datos”.

Pero esta vez, te vas a la pestaña “Mensaje de error”.

Forzar la escritura en mayúsculas usando fórmulas

Ahí escribes un título y un mensaje que verá el usuario, solo en caso de que escriba mal (en minúsculas) el dato en cuestión.

Forzar la escritura en mayúsculas usando fórmulas

Finalmente, el usuario verá este mensaje de error.

Forzar la escritura en mayúsculas usando fórmulas

¡Y listo!

Cualquier personalización adicional, queda a tu entera disposición. Vamos, que tienes tarea. La idea es practicar.

Lo importante, es que te des cuenta de lo versátil que puede llegar a ser Excel y lo sencillo que puedes implementar mecanismos de control para tener consistencia e integridad de tus datos.

¿Quieres descargar el archivo terminado?

Si lo quieres, solo haz clic en el botón:

Descargar.

¿Qué te ha parecido la idea?

¿Te convence? ¿No te convence? ¿Te ha resultado útil?

¿Tienes una mejor propuesta? Me gustaría que siguiéramos la conversación en los comentarios. Te espero allá.

¡Nos vemos!

Raymundo

La función DERECHA

Diccionario de Funciones
La función DERECHA te sirve para obtener una cantidad fija de caracteres que se empiezan a contar por la derecha. Así,  cuando tienes una cadena del estilo: “Quiero pintar mi cuarto” y solo quieres obtener la palabra “cuarto”, deberás usar la función así: DERECHA(CELDA, 6). ¡Sencillo!

Función: DERECHA


Categoría:
Funciones de Texto
Nombre en Inglés:
RIGHT

Sintaxis (cómo se escribe):
DERECHA(rango, numero_de_letras)

Ejemplo de uso:
DERECHA('Quiero pintar mi cuarto', 6) = cuarto

La función Repetir en Excel: ¿Cómo usarla?

Función Repetir

Créditos imagen: Freeimages

¿Qué hace?

La función Repetir, se usa para repetir una cadena de texto el número de veces que le indiques.

Función Repetir

Si, por ejemplo, quisieras repetir un texto tres veces, deberás de escribir la fórmula con dos argumentos: el texto a repetir y el número tres.

¿Para qué sirve?

Podrías, por ejemplo, utilizarla para hacer mini-gráficos de texto para un cuadro de presentación de datos o un tablero de control.

¿Cómo se usa?

Imagina que tienes en Excel una lista de películas a las cuales debes dar una calificación del uno al cinco. En este listado, vamos a utilizar un pequeño gráfico, como el que utilizan en las páginas web: Un pequeño corazón por cada punto obtenido.

Así, cada película tendrá una calificación de entre uno y cinco corazones. Vamos a realizar el ejemplo paso a paso:

  1. El cuadro inicial.
    En esta imagen te muestro el cuadro inicial con el que comienzo el ejemplo. Como ves, tengo el título la calificación y una columna adicional donde haremos nuestro mini-gráfico.
    Función Repetir
  2. Usar la función Repetir.
    En la columna ‘Gráfico’, insertaremos la función Repetir, dándole como primer parámetro el texto que deseamos que se repita.
    Como te dije, vamos a usar un corazón. Esto lo consigues con la combinación de teclas ALT + 3 (utiliza el teclado numérico).
    Como segundo parámetro le vamos a pasar la celda en la que escribimos la calificación:
    Función Repetir
  3. Copiar la fórmula.
    Ahora copias hacia abajo la fórmula para que realice su trabajo. Le pondrás el color de fuente en rojo y tendrás algo como esto:
    Función Repetir

Por supuesto, las calificaciones son al azar y no tienen nada que ver con una calificación real por mi parte. Es solo un ejemplo para mostrarte paso a paso cómo realizar un mini-gráfico de forma rápida y sencilla.

¿Qué te parece? Una forma diferente de mostrar tus datos en Excel, utilizando una fórmula en lugar de un gráfico.

¿Y tú, ya usas la función Repetir?

¿De qué forma aprovechas la función repetir? ¿Qué otras aplicaciones le has encontrado tú? Déjame tus comentarios más abajo y seguimos conversando.

¡Nos vemos!
Raymundo

Descarga el archivo con el ejemplo.

Haz clic en el siguiente enlace para descargarte el archivo terminado.

Descargar archivo.

Diferencia de fechas en Excel: mostrar como texto

¿Qué son las fechas para Excel?

Créditos imagen: Freeimages
Editado: Abril 18 de 2014

¿Cansado de buscar entre complejas fórmulas para obtener la diferencia de fechas en Excel y que se muestren en días, horas y minutos?

Si tu proyecto no tiene requerimientos muy complejos ni necesitas hacer cálculos muy amplios (máximo hasta 31 días de diferencia), la solución que te propongo puede ahorrarte muchos dolores de cabeza.

¿Será que sí?

¡Averiguémoslo!

Diferencia de fechas en Excel

Como te conté hace unos días, el procedimiento para sumar fechas en Excel (ahí también puedes ver las restas) es muy sencillo. Así que ahora vamos a ir directamente al grano y conseguir la diferencia entre dos fechas, así:

Diferencia de fechas en Excel

 

Lo más probable es que te arroje un resultado parecido a este:

Diferencia de fechas en Excel

Si cambiaras el formato a “General” o “Número”, el resultado aún no nos diría mucho, ¿verdad?

Diferencia de fechas en Excel

Esto es porque el resultado obtenido es la diferencia en días y sus fracciones en formato decimal. Ahora vamos a ver cómo hacer que esto lo entienda “cualquier cristiano”.

El truco: Formato Personalizado

El truco en esta técnica está en el formato personalizado. Éste se encargará de mostrar la diferencia en un formato que sea fácil de interpretar por tus usuarios.

Veamos paso a paso cómo se hace:

Entrando al formato de celdas.

Si te colocas sobre la celda en la que tenemos el resultado, en mi caso la celda E4, y presionas la combinación de teclas CTRL + 1 (o clic derecho / formato de celdas), te aparecerá este cuadro de diálogo:

Diferencia de fechas en Excel

Seleccionando la opción “Personalizada”.

Seguro que ya lo conoces. Es el conocido cuadro de diálogo “Formato de celdas”. Aquí vas a seleccionar la opción “Personalizada” que es la que te señalo con una flecha roja.

Esta opción, te permite dar un formato según tu necesidad puntual, en lugar de utilizar uno de los que están preestablecidos en Excel; de ahí su nombre de “Personalizada” y es una de las opciones más útiles para presentación de datos.

La personalización la podemos aplicar, escribiendo nosotros mismos la estructura que usará Excel para presentar los datos.

Para lograrlo, escribiremos un patrón definido por nosotros en la caja de texto que se encuentra resaltada en amarillo, en la imagen anterior.

Aplicando el patrón que necesitas.

Primero veamos rápidamente los “códigos” que usaremos en nuestro patrón personalizado:

  • d = Representa al número de días que existan de diferencia entre las dos fechas. Puedes usar dd si quieres que siempre tenga dos dígitos (ejemplo: 01, 02, 03 etc.)
  • hh:mm:ss = Esto representa a las horas (hh), minutos (mm) y segundos (ss). Es uno de los formatos más utilizados y en nuestro caso vamos a usarlos de forma separada.
  • MM = Representa la parte de los meses. Si utilizas la forma MMMM mostrará el nombre completo del mes (en inglés a menos que hagas otro cambio)

Y hasta aquí los “códigos” que utilizaremos en nuestro patrón para crear un formato personalizado.

Algo pasa aquí!

Si has estado atento, te habrás dado cuenta que los minutos y los meses se representan con las mismas letras (MM o mm). El ‘truco’ aquí es que cuando le anteponemos las horas (hh) al código mm, Excel automáticamente los considerará como minutos.

El código que utilizaremos en nuestro patrón personalizado es el siguiente:

Nota

dd ” días, ” hh ” horas y ” mm ” minutos.”

Explicación

  • Estamos utilizando el código dd para mostrar el número de días.
  • Seguido, estamos usando el texto ” días, “. Nota que está entre comillas para que Excel lo muestre exactamente como lo escribo.
  • Luego usamos el código hh para mostrar el número de horas (esto hace que los mm que le siguen sean considerados como minutos y no como meses), también usamos un texto entre comillas ” horas y “.
  • Finalmente usamos el código mm para mostrar el número de minutos y le anexamos el texto ” minutos.”

Muestra tu creación al mundo.

¿El resultado? Una muy bonita forma de presentar la diferencia entre estas dos fechas usando palabras en vez de solo números, como solemos hacerlo:

Diferencia de fechas en Excel

 

Precaución

Haz la prueba y pon dos fechas que tengan más de 31 días de diferencia. El resultado es incorrecto. Esta es una forma sencilla de mostrar la diferencia entre dos fechas y sirve para períodos muy cortos de tiempo.

Ventaja adicional

Una de las ventajas de esta forma de presentar los datos, es que a pesar de mostrarse como si fuera un texto, en realidad sigue siendo un número. Por lo tanto, podrás seguir utilizando este valor para realizar cálculos con él. Esto no se podría realizar si fuera un texto, como en el caso de otras técnicas.

Descarga el archivo terminado

Si deseas ver el ejemplo terminado, descarga el archivo pinchando en el siguiente enlace:

Descargar

¿Conocías esta opción?

¿Ya habías utilizado antes esta técnica? Si es así, me gustaría conocer qué variantes utilizas y en qué escenarios te ha resultado más útil. Anímate a dejar un comentario para extender la conversación.

Y no lo olvides, si te ha parecido interesante esta entrada, compártelo en las redes sociales. Los botones están más abajo. Lo tienes a solo un clic de distancia 😉

¡Nos vemos!

Raymundo

¿Cómo encontrar las celdas que no tienen fórmula?

Celdas que no tienen Fórmula

Créditos foto: Freeimages.
Editado: Abril 15 de 2014

¿Buscas la forma de encontrar todas las celdas que no tienen fórmula, sin tener que buscarlas una por una? Con este truco podrás hacerlo rápidamente.

 

En este vídeo de 30 segundos, te dejo una técnica para seleccionar celdas sin fórmula. Un consejo que te ayudará a encontrar rápidamente esas celdas a las que accidentalmente se les ha borrado la fórmula y, por ende, tu planilla de cálculo te está arrojando datos inesperados.

Pincha aquí si quieres ver el vídeo directamente en Youtube.

¿Para qué quiero encontrar las celdas que no tienen fórmula?

Si tienes una hoja muy grande y tienes muchas celdas con fórmulas, probablemente hagas cambios a diario y entre cambio y cambio, escribirás por error encima de algunas de tus fórmulas.

Ahora, tus cálculos están saliendo mal y no sabes dónde está el error. La solución: Encontrar dónde están esas celdas a las que le borraste las fórmulas, sin querer.

Con este truco te ahorraras mucho tiempo y quebraderos de cabeza. Uno menos de los que tienes en tu día a día.

También puedes usar esta técnica simplemente para cambiar el formato de dichas celdas o eliminar su contenido, dependiendo de tus necesidades.

¡Nos vemos!

La función SUMAR.SI

Diccionario de Funciones
La función SUMAR.SI te va a resultar útil en aquellas ocasiones en que tienes muchos datos en una columna; pero únicamente quieres sumar aquellos que cumplan cierta condición o incluso, puedes apelar a condiciones de otra columna en la misma tabla.

Ver ejemplo de uso en el blog.

Función: SUMAR.SI


Categoría:
Funciones Matemáticas
Nombre en Inglés:
SUMIF

Sintaxis (cómo se escribe):
SUMAR.SI(rango, criterio, <rango_suma>)

Ejemplo de uso:
SUMAR.SI(A1:A20, 'JULIO', B1:B20)