¿Cuál es la diferencia entre una Fórmula de Excel y una Función de Excel?

Fórmulas de Excel y Funciones de Excel

Normalmente, la primera dificultad que un usuario novato se encuentra en sus inicios, tiene que ver con alguna Fórmula de Excel.

Y, muy a menudo, me preguntan acerca de cuál es la diferencia entre una Fórmula de Excel y una Función de Excel. Es por eso que hoy quiero dejar clara esta diferencia, para que podamos lidiar con esos temas un poco más avanzados y en los que es necesario tener claro este asunto.

Una Fórmula de Excel

Puede ser descrita como una sentencia, un enunciado. Vamos, una fórmula en Excel es similar a una fórmula en tu libro de matemáticas. Es un conjunto de funciones, números y símbolos matemáticos que colocamos en un orden determinado para realizar un cálculo específico.

Por ejemplo, sabemos que para obtener el área de un círculo, en nuestro cuaderno apuntamos una fórmula como esta:

A = πr²

Que se lee: “El área de un círculo es igual a Pi, multiplicado por el cuadrado de su radio.

Entonces, si le queremos dar un valor al radio, tendríamos:

A = π8²

Y así tendríamos nuestro cálculo listo.

¿Cómo sería esta fórmula en Excel?

Primero, quitamos la A, ya que una fórmula en Excel comienza con el signo ” = “.

Luego, la constante Pi la obtenemos de una función de Excel, que devuelve el valor de Pi. Esta función -coincidencias de la vida- tiene el nombre de Pi( )

Lo siguiente es que la operación de multiplicación se realiza con el signo ” * “.

Por último, para elevar al cuadrado (o a cualquier otra potencia) utilizamos el símbolo ” ^ “, de manera que nuestra fórmula de Excel quedaría de esta forma:

= Pi() * 8^2

Como puedes darte cuenta, hemos utilizado una función (la función Pi), dos signos de operación y dos números, como en cualquier fórmula de nuestras queridas clases de matemáticas.

Desde ya, puedes ir dándote cuenta de la diferencia con las funciones, ya que dentro de esta fórmula hemos utilizado una función y la diferenciamos de la fórmula que escribimos.

Si quieres saber más sobre las fórmulas de Excel, puedes leer más en este enlace.

Entonces, pasemos a conversar sobre las funciones.

Una función de Excel

Es, por así decirlo, como una fórmula empaquetada.

Una función de Excel es un conjunto de instrucciones que ya vienen incorporadas en la aplicación y realizan varias operaciones para devolver un resultado. Ejemplo de esto, son las funciones SUMAR, CONTAR, BUSCAR, etc.

Resulta interesante saber que también nosotros podemos agregar nuestras propias funciones y las empaquetamos dentro del propio Excel, a través de macros, extendiendo el poder de esta herramienta más allá de lo que te habías imaginado en un principio.

Lo espectacular de las funciones es que pueden ” anidarse ” una dentro de otra, para simplificar fórmulas que, de otra manera, resultarían muy complejas. Además, las fórmulas de serie cuentan con un asistente para facilitarte su uso.

Las funciones están agrupadas por categoría -de acuerdo a su uso- en la ficha ” Fórmulas ” dentro de la Cinta de Opciones, que nos permite ubicar rápidamente la función de Excel que necesitamos y las pone a un clic de distancia.

En el ejemplo anterior, ya te mostré cómo se utilizan las funciones combinadas con fórmulas; pero, ¿qué hay acerca de que una función puede simplificar una fórmula?

Supongamos que la fórmula de calcular el área de un círculo es de uso muy frecuente para ti. Debes escribirla todos los días en un nuevo libro de Excel. ¿Por qué no facilitarnos un poco la tarea?

Como ya te había comentado, a través de macros puedes realizar tu propia función. Así que decides hacer tu función definida por el usuario -FDU- y la llamarás ” AreaCirculo “. Esta función recibe como argumento el radio de tu círculo.

Ahora, en lugar de escribir toda la fórmula, solo deberás escribir  ” AreaCirculo ( r ) “, donde ” r ” es el radio de tu circunferencia.

¿Verdad que se ve más limpio?

Ahora quiero que te imagines si la fórmula fuera diez veces más larga. Entonces sí que te resultaría conveniente convertirla en una función que simplifique las cosas.

Ya va quedando más claro, puedo verlo.

En resumen.

La diferencia entre una fórmula de Excel y una función de Excel, es que la fórmula describe un conjunto de operaciones, mientras que la función encapsula todas esas operaciones en un solo “paquete”, simplificando la escritura de las fórmulas.

Espero de verdad que esta entrada te ayude a despejar esa duda que tenías respecto de las fórmulas y que de ahora en adelante ya no las confundas más, puesto que son dos de los elementos clave en Excel y cada una tiene su propio rol en esta gran aplicación.

¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo generar números aleatorios con decimales y dentro de un intervalo, en Excel [Consejo Rápido]

Generar números aleatorios con decimales
Cuando generamos un número aleatorio con la función ALEATORIO, generamos un número con decimales, pero siempre entre cero y uno. Si usamos la función ALEATORIO.ENTRE, controlamos el rango; pero no tenemos decimales. Aquí te muestro una forma de tener las dos cosas.

Para generar números aleatorios dentro de un rango en Excel y que además tenga decimales, es tan sencillo como hacer la combinación de ambas funciones en una misma fórmula.

A continuación te realizo la propuesta y tú le pondrás las mejoras que consideres necesarias ¿te parece? ¡Pues vamos a ello!

1 Ingresa la fórmula ALEATORIO.ENTRE

Para generar tu número aleatorio, entre un máximo y un mínimo, utiliza la función aleatorio tal y como te muestro en la siguiente imagen.
Cómo generar números aleatorios dentro de un rango en Excel

2 Súmale la función ALEATORIO

Cómo generar números aleatorios dentro de un rango en Excel
Sí. Si ya tienes un número aleatorio entero y le sumas un número aleatorio decimal, entonces el resultado será un número aleatorio decimal dentro del rango que tú quieras. ¡Fácil! ¿No lo crees?
Cómo generar números aleatorios dentro de un rango en Excel

Y hemos terminado.

Como ves, las ideas sencillas son las que más a menudo nos ayudan a resolver las tareas que nos encontramos en nuestro día a día con Excel y otras cosas más.

¿Qué le cambiarías y / o mejorarías?

Espero tus comentarios.

¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo convertir Decimales a Horas y Minutos en Excel

Cómo convertir Decimales a Horas y Minutos en Excel
Convertir Decimales a Horas y Minutos en Excel, es otra de las tareas que frecuentemente se aparecen por la oficina en el momento en que te encuentras más atareada o atareado. Aquí te muestro cómo hacerlo sin perder mucho tiempo.

Si bien es cierto que a ti te gusta escribir las horas y minutos en el formato 01:36:38, también es cierto que muchos de esos “nuevos sistemas” que llegan a tu empresa lo manejan de otra forma.

Incluso, algunas personas te pasaran las horCómo convertir Decimales a Horas y Minutos en Excelas en el formato decimal.

¿Qué quiero decir con horas en formato decimal?

Pues, por ejemplo, para expresar media hora en números decimales, se escribiría de esta forma: 0,5

¿Y quince minutos, cómo sería?

Al ser la cuarta parte de una hora, quince minutos en decimal se escribiría de esta forma: 0,25

Bien, bien. Ya entendí. Ahora ¿cómo convertir decimales a horas y minutos?

Sencillo. Si tienes una columna en la que las horas están representadas en el formato decimal, utiliza una columna auxiliar en la que, sencillamente, vas a tomar el valor que tienes en las horas y lo dividirás entre 24 (o sea, entre 24 horas que tiene el día)

Y por último, si Excel no lo hace automáticamente, cambia el formato de la celda por uno que sea del tipo hh:mm:ss (horas, minutos, segundos)

¿Nada más? ¿Solo dividir entre 24? ¿Y cómo así?

Sí, nada más. Verás, lo que sucede es que justamente así es como Excel trata a las fechas, como un número decimal que representa la diferencia entre una fecha y otra, en segundos.

Claro que si quieres una explicación un poco más detallada, puedes hacer clic en este enlace en el que te explico la forma en que Excel maneja las fechas.

¿Y qué hago si no son horas, sino minutos?

Interesante pregunta. Por eso me gusta conversar contigo acerca de Excel.

Pues verás, en realidad es muy sencillo, pues si seguimos el mismo razonamiento que en el método anterior, en el cual dividimos las horas para el total de horas que tiene un día… Entonces si tenemos el tiempo expresado en minutos, deberíamos dividirlo entre el número total de minutos que tiene un día.

¡Sí! Muy sencillo ¿no lo crees?

¿Y cuántos minutos tiene un día?

1440 minutos.

Entonces, repetimos el proceso, dividimos el número total de minutos entre 1440 y obtendremos un número decimal más pequeño que, si le damos el formato de hh:mm:ss, entonces Excel va a mostrarlo tal y como estamos acostumbrados a verlo.

¿Ves? Más sencillo que eso, es difícil.

Espero que esta entrada te ayude a disipar tus dudas y que cuentes con muchas oportunidades para ponerlo todo en práctica.

¡Ah! Y no dejes de compartir esta conversación en Facebook y Twitter. Tal vez otras personas encuentren interesante lo que tú y yo hemos tratado aquí.

¡Nos vemos!

Raymundo