Cómo crear un libro de trabajo a pantalla completa [Vídeo]

Cómo crear un libro de trabajo a pantalla completa

Hoy quiero mostrarte un truco muy sencillo; pero muy efectivo, para que puedas hacer que tu libro de trabajo, se asemeje a una aplicación real. Aunque sea un poco.

¿Te interesa?

Empecemos.

Cómo crear un libro de trabajo a pantalla completa (transcripción debajo del vídeo)

 

Transcripción del vídeo

Como a estas alturas ya sabes qué son las macros y cómo grabar una, vamos a pasar directamente al grano.

Primero, voy a dejar encendida la grabadora y al resultado le colocaré el nombre de “PantallaCompleta”.

Ahora, vamos a realizar los siguientes pasos, en este orden:

  • Primero, nos dirigimos a la ficha “Vista”
  • Segundo, quitamos las líneas de cuadrícula.
  • Tercero, quitamos la barra de fórmulas.
  • Cuarto, quitamos los títulos, ésto hará que desaparezcan los encabezados. Es – decir, las letras y los números de las columnas y filas respectivamente.
  • Quinto, le damos un doble clic a cualquiera de las fichas. En mi caso, le daré un doble clic a la misma ficha “Vista”. Como ves, la cinta de opciones se “Recoge” y nos muestra un poco más de espacio en pantalla.

Ahora, ya con este “nuevo look” que tiene tu libro de Excel, ya podrás colocarle formularios, botones y otras monerías que te permitirán ponerle el disfraz de aplicación a tu proyecto de trabajo en Excel.

No te olvides de parar la grabadora de macros y de rescatar el código que se ha generado.

Como ves, aquí se encuentra todo el secreto que hay tras bastidores y puedes incluso utilizarlo para repasar el código y estudiar cómo se hace qué cosa.

¿Te ha gustado el truco?

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¡Nos vemos!

Raymundo

Convertir números almacenados como texto, rápidamente.

Números almacenados como texto

A más de uno el bendito asunto del tiempo en contra nos ha jugado una mala pasada y cosas muy sencillas nos han dejado “casi que impotentes” en ese proyecto que estábamos realizando.

Por ejemplo, esos números que cuando queremos sumarlos, parecieran que no están ahí. Se alinean a la izquierda y, por si fuera poco, esa fastidiosa marca verde que sabes que significa algo; pero no estás seguro de qué es.

¿Te ha pasado?

Esto se debe a que tienes números almacenados como texto.

Números almacenados como texto

La solución, es muy sencilla.

Ahora, vas a valerte de esta marca de la siguiente forma:

Convertir números almacenados como texto

1.- Simplemente selecciona todo el rango donde están esos números “problema” y verás que esa marca verde sigue presente. Verás que aparece un símbolo en forma de signo de admiración.

Números almacenados como texto

2.- Haz un clic sobre este símbolo que acaba de aparecer.

3.- Selecciona la opción “convertir a número”

¡Listo! El problema se ha solucionado.

Aunque te parezca mentira, el problema ya quedó solucionado y ahora todos esos números son… ¡Realmente números!

Números almacenados como texto

Ahora ya no tienes excusas, el misterio de las marcas verdes ha sido resuelto. Ponlo en práctica y cuéntame cómo te fue.

¡Nos vemos!

Raymundo

La función REPETIR

Diccionario de Funciones
La función REPETIR te ayuda a repetir un carácter un número determinado de veces, el mismo que tú puedes especificar en su segundo parámetro.

Por ejemplo: Si quieres repetir el carácter guión ( – ), digamos, unas cinco veces, escribirías la función así:

=REPETIR(“-“,5)

Función: REPETIR


Categoría:
Funciones de Texto
Nombre en Inglés:
REPEAT

Sintaxis (cómo se escribe):
REPETIR( texto, num_veces)

Ejemplo de uso:

¿Quieres algo mejor explicado sobre la función REPETIR?

Entonces dale una ojeada a esta entrada en la que te explico un poco más en detalle, cómo se usa esta función que, aunque no lo parezca, puede serte de mucha utilidad en algunas ocasiones..

El entorno de trabajo en Excel 2013 [Vídeo]

Barra de Herramientas de Acceso Rápido

Si vas a iniciarte en este mundillo del Excel o vuelves sobre tus pasos para recordarlo desde el principio, conviene que te familiarices con la forma en que están dispuestos los principales elementos de la interfaz de este programa.

¿Y qué mejor manera que hacerlo paso a paso?

¡Empecemos!

A continuación, te dejo la transcripción del vídeo.

La pantalla de inicio.

La primera pantalla que ves al abrir Excel 2013 es la denominada “Pantalla de Inicio” y es desde aquí donde podrás crear tu nuevo libro haciendo clic en la opción “Libro en blanco”.

También podrás crear un nuevo libro a partir de una plantilla, haciendo clic en cualquiera de las opciones que se muestran en pantalla. Si no te convence ninguna de las propuestas, puedes utilizar la opción de “Buscar plantillas en línea”

Los libros recientes.

Como puedes ver en mi caso, tengo EL NOMBRE DE varios libros en el listado “Recientes” que se muestra a la izquierda. Bastará con darle un clic al que quieras abrir de nuevo para trabajar con él.

Abrir un libro en tu PC

Si lo que quieres es abrir un libro que no está en este listado, debes hacer clic en “Abrir otros libros”.

Abrir un libro en OneDrive o Skydrive
Esta opción es para poder abrir una carpeta en línea de tu cuenta de Skydrive o, en mi caso, de OneDrive. En la esquina superior derecha, puedes ver mi nombre, porque tengo iniciada mi sesión y conectado mi servicio de OneDrive.

Nuevo Libro.

Ahora, para crear tu nuevo libro, haz clic en la opción “libro en blanco”.

Este es el aspecto de un libro de trabajo en Excel, el cual está compuesto de varias secciones que debes saber diferenciar para comprenderlo mejor.

La barra de herramientas de acceso rápido.

Esta barra de herramientas está situada por encima de todo lo demás y contiene los botones de los comandos más utilizados.

Los comandos.

El primer comando es el de guardar el libro actual, para evitar perder los cambios en caso de cerrarlo por error o que se corte la electricidad.

Seguimos por los botones de “deshacer” y “rehacer” que te permiten volver atrás o nuevamente adelante en los cambios, respectivamente.

La Cinta de Opciones.

La cinta de opciones es un menú muy versátil en el que podrás encontrar agrupados todos los comandos por categorías y apartados, como si fueran herramientas en sus cajas organizadoras.

7 Fichas.

Inicialmente, son 7 fichas las que encuentras en la cinta de opciones, a saber:

Inicio

La primera ficha y la que utilizarás más a menudo, sobre todo en tus primeras prácticas.

Insertar

Segunda ficha y agrupa los comandos relacionados con insertar algo dentro de la hoja.

Diseño de Página.

Tercera ficha que agrupa los comandos relacionados con el diseño de la página. Especialmente para imprimir.

Fórmulas.

Cuarta ficha en la que encuentras las herramientas para trabajar con fórmulas.

Datos.

Quinta ficha en la que podrás encontrar las herramientas para trabajar con datos. Muy útil más adelante.

Revisar.

Sexta ficha que reune los comandos para realizar una revisión de tu hoja de trabajo.

Vista.

Séptima hoja en la que se agrupan los comandos para alterar la forma en que se visualiza tu hoja de trabajo. Especialmente útil cuando comienzas a trabajar con muchos datos.

Archivo.

Pero hay una ficha en color verde que aún no te he mencionado y es la ficha “Archivo”. Esta es una ficha especial que tiene uan sola función: Invocar a la vista “BackStage”

Vista Backstage.

Esta es una vista muy parecida a la “Página de Inicio”, en la que encontrarás las opciones para un nuevo libro, abrir un libro existente, guardar, imprimir, etc.

Además, en la parte superior, está el botón en forma de flecha que te permitirá salir de la vista backstage.

La barra de fórmulas.

Seguimos bajando y veremos la barra de fórmulas, la cual te permite editar el contenido de una celda; pero especialmente para editar las fórmulas en ellas. Se trata de uno de los elementos de la interfaz de Excel a los que más atención debes ponerle.

El área de trabajo.

El área de trabajo es el de la hoja misma. Se trata de una rejilla de celdas en las que tabularás los datos sobre los cuales quieres trabajar.

Columnas y filas.

El área de trabajo está compuesto por celdas como te dije y estas celdas forman a su vez, filas y columnas.

Nota como las columnas tienen carteles que están diferenciados por letras mientras que las filas tienen carteles que están diferenciados por números.

Así, cada celda tiene un nombre que será la letra de su columna y un apellido que será el número de su fila.

De manera que esta celda se llamará A1 y esta otra celda se llamará C4, porque está en la columna C y en la fila 4.

¡Como si estuvieras jugando ajedrez!

Desplazarse por el área de trabajo.

Bien, ya estás en el área de trabajo; pero ¿cómo me desplazo por ella?

Tienes dos opciones: Usas las flechas direccionales para moverte de celda en celda o usas las barras de desplazamiento vertical y horizontal.

Etiquetas de las hojas.

Si observas en la parte inferior del área de trabajo, verás una etiqueta con el nombre de la hoja. En este caso “Hoja 1”. Esa es la ficha, etiqueta o muchas veces llamada “pestaña” de la hoja de trabajo.

Crear nueva hoja.

Si quieres crear una nueva hoja de trabajo, basta con utilizar el botón en forma de “+” que está justo a un lado de la pestaña de la hoja de trabajo. Siempre la encontrarás después de la última pestaña.

La barra de estado.

Un poco más abajo, encontrarás la barra de estado.

Este elemento sirve para mantenerte informado de las cosas que suceden mientras Excel realiza una operación. Concretamente, es para mostrar mensajes.

Botones de vistas.

En la misma línea y más hacia la derecha, encontrarás los tres botones de las vistas y sirven para cambiar la forma en que se muestra en pantalla el área de trabajo.

Control de Zoom.

Un poco más hacia la derecha, verás el control de Zoom que vendría a ser algo así como la lente de una cámara con el que puedes hacer un acercamiento o alejar la vista.

Ten en cuenta que alterar el tamaño del área de trabajo afecta a las celdas y también a los carteles de las filas y las columnas.

Y aún hay más

Sí. En realidad esto no es más que una probada muy por encima de todo lo que Excel tiene a tu disposición; pero es lo primero que debes conocer, para poder iniciar tu aprendizaje con esta gran herramienta.

¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo insertar automáticamente los meses del año en Excel [VÍDEO]

Insertar automáticamente los meses del año en Excel

Las tareas repetitivas, son las principales responsables de todo ese tiempo perdido en nuestro día a día con Excel.

Un ejemplo de ésto que te cuento, son los listados con los meses del año, que utilizamos generalmente para realizar nuestros reportes o informes.

Así, cuando necesito generar desde cero un listado con los meses debo comenzar a escribir: Enero, febrero, marzo, etc.

¿Y qué si quiero autocompletarlos?

Pues, ¡a veces no funciona!

Esto se puede arreglar, con una configuración adicional en tu Excel; pero no es de eso de lo que te voy a hablar ahora.

Quiero proponerte otra solución que puede ser, incluso más cómoda.

Imagina que pulsando un botón… ¡Automáticamente se complete tu listado!

Y no te hablo únicamente de meses. Pueden ser nombres, códigos, productos, maquinaria. ¡Listados de lo que quieras!

¿Te interesa?

Entonces vamos rápidamente a ello.

Insertar automáticamente los meses del año en Excel

Primero, vas al editor de VBA. Recuerda que en el blog tengo un artículo que trata sobre este tema si aún no lo tienes claro.

Y luego creamos una rutina, a la que llamaremos GenerarMeses.

Aquí colocaremos en la celda activa, el nombre del mes de “Enero”.

¡Sencillo!

Ahora, utilizaremos la palabra reservada With con la celda activa, lo que quiere decir que todo lo que utilicemos aquí dentro
hará referencia a la celda activa.

Y con el Offset, que significa “desplazar”, vamos a bajar una fila; pero sin movernos en las columnas, para escribir allí la palabra “Febrero”.

Así, haremos con “Marzo”, pero desplazándonos 3 filas. Luego cuatro filas para “Abril”, etc.

Al final, habremos completado los doce meses de la misma forma.

Si ejecutas esta macro, verás como automáticamente, aparece el listado en la celda activa. Es decir, en cualquier celda donde esté el cursor en ese momento.

Pero aún nos hace falta darle un poco más de utilidad. Si quieres ejecutar esta macro en cualquier libro que tengas abierto, sin tener que guardarla cada vez,
tendrás que colocarla en el libro personal.

Simplemente inserta un módulo en este libro, al que le pondrás el nombre “modMisFunciones”.

Ahora, regresa donde tenías el código y córtalo, para luego pegarlo dentro de tu nuevo módulo.

Y no olvides dejarle un comentario para poder saber luego de qué se trata esta función. Recuerda que vas a tener muchas funciones en éste lugar y es bueno saber quién hace qué cosa.

¡Y listo!

Sin embargo, aún podemos hacer algo más para que sea todavía más útil.

¿Qué tal ponerlo a un clic de distancia?

Vamos a insertar un botón aquí en la barra de herramientas de acceso rápido, para que lo tengamos siempre a la mano.

Clic en este botón y luego en “Más comandos”.

Ubicamos la sección de las macros…

Buscamos nuestra macro que guardamos en el libro PERSONAL. Si dejas el puntero sobre ella, podrás ver el nombre completo. Recuerda que le pusimos por nombre “GenerarMeses”.

Hacemos clic en el botón “Agregar” y verás que se coloca en la columna derecha. Ahora ya podrás ver este botón en la barra de herramientas de acceso rápido, justo al final.

Pero, no nos gusta el icono que aparece por defecto. Así que le hacemos clic en “Modificar”.

Seleccionamos un icono que se ajuste a nuestro gusto y le damos clic a aceptar.

Ahora, ya tienes tu botón mágico el cual se encargará de hacer ese trabajo tedioso por ti, cuantas veces quieras.

Ahora, ponlo en práctica y utilízalo para cualquiera que sea la lista que estás repitiendo a diario.

¡Ah! Y déjame tu comentario contándome cómo te fue.

¡Nos vemos!

Raymundo

La Barra de Herramientas de Acceso Rápido

Barra de Herramientas de Acceso Rápido

Si vas a comenzar a familiarizarte con el entorno de trabajo de Excel, las barras de herramientas son de las primeras cosas que debes conocer y muy bien. Tal es el caso de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido. En esta entrada te cuento acerca de ella.

Lo normal es que, si eres una completa novata o novato en esto de Excel, no conozcas aún a esta barra de herramientas. Es más, la pregunta más lógica sería:

¿Qué es la Barra de Herramientas de Acceso Rápido?

Este es el lugar donde colocarás todos los comandos de Excel que necesitas tener más a la mano, tan cerca como a un clic de distancia y puedes verla normalmente en la parte superior de la ventana, justo encima de la cinta de opciones de Excel.

Verás, me explico: Si quisieras insertar un gráfico de columna agrupada, tendrías que ir a la pestaña “Insertar”, luego a la sección gráficos, seleccionar el sub-grupo “Columnas” y por último seleccionar la opción “Columnas Agrupadas”.

Sencillo, ¿verdad?

Pero ¿y qué si necesitas repetir esta operación todos los días y a cada momento? Llegará el día en que te aburrirás de ésto.

Precisamente, para eso es la barra de herramientas de acceso rápido, para colocar ahí un acceso directo a la funcionalidad que quieres tener a la vista y a la mano. En el ejemplo, colocaríamos ahí el comando de “Gráficos de Columnas”, para tenerlo más a la mano y así evitarnos dar la vuelta por la ficha “Insertar”.

En mi caso, he colocado este comando en la barra de herramientas de acceso rápido y ahora puedes ver que aparece el mismo icono del gráfico de columnas; pero con la diferencia de que ahora lo tengo más “a la mano”.

De esta forma, tan solo necesito subir un poco el puntero del ratón y seleccionar mi gráfico de columnas apiladas para insertarlo más fácil, más rápido. ¡Tan sencillo como eso!

¿Quieres ver cómo se hace ésto? Entonces revisa esta entrada en la que explico la manera en que se usa el editor de la barra de herramientas. ¡Verás qué fácil es!

Sigue practicando y sigue compartiendo.

Si ya te animaste a iniciar tu aprendizaje con Excel, no aflojes ahora. Sigue practicando cada lección para que logres desarrollar la práctica natural en el uso de esta potente herramienta.

Y recuerda, si te ha gustado el artículo, por favor compártelo con tus amigos y conocidos en las redes sociales. Usa los botones de Facebook y Twitter. Así me ayudarás a que este blog llegue a más personas.

¡Nos vemos!

Raymundo