10 formas de aprovechar las macros en Excel

10 formas de aprovechar las macros en Excel

Últimamente, he recibido solicitudes de muchas personas que quieren que yo escriba sobre las macros en Excel, pues quieren comenzar a sacarles todo el provecho posible.

Esto está muy bien. Me gusta que ya te intereses en las macros y por eso hoy te traigo esta entrada en la que te contaré en este listado sobre 10 formas de aprovechar las macros en tu beneficio y el de tu empresa.

¡Comencemos!

Trabajando con macros en Excel: Da el paso al siguiente nivel.

Bien, ahora voy a enumerarte la lista sin ningún orden de dificultad; pero sí de acuerdo al orden en que normalmente suelen aparecer estas necesidades en tu largo camino con Excel.

En cada elemento de la lista, encontrarás un enlace donde podrás leer sobre el cómo hacerlo en una entrada paso a paso.

  • 1

    Mostrar un mensaje.

¿Qué tarea que se realice con las macros podría ocupar el primer lugar en esta lista?

Pues ¡mostrar un mensaje!

Un cuadro de mensaje nos sirve para avisar cuando una tarea se ha completado e inclusive para dar el aviso de que un error ha ocurrido.

Para otras aplicaciones realizadas con macros en Excel, te servirán para que tu programa no se caiga cuando ocurra un error (o mejor dicho, que se caiga, pero con elegancia 😛 )

Haz clic aquí para ver Cómo Mostrar un mensaje en Excel con VBA (Macros)

  • 2

    Abrir un archivo, desde Excel.

Y más temprano que tarde, se te ocurre que puedes crear una macro que abra un archivo sin salir de Excel, para facilitarte las cosas y ahorrar algo de tiempo. ¡Además de que se vería de lujo!

Pues bien, también se puede realizar con macros en Excel y es más sencillo de lo que crees.

Haz clic aquí para ver Cómo abrir un archivo, con macros en Excel

  • 3

    Leer el contenido de la celda activa.

Esta es de mis favoritas y de las más solicitadas. De hecho, es una de las primeras cosas que te produce curiosidad cuando comienzas con las macros en Excel.

¿Se puede?

¡Pues vamos! Que si la he puesto aquí es porque sí se puede.

Tomar el valor de la celda activa, es el punto de partida para realizar aplicaciones más complejas en Excel, ya que debes tomar ese contenido y almacenar en una “base de datos” cuando quieres hacer una aplicación de factura, de registro de citas, de cobros, etc.

Haz clic aquí para ver Cómo obtener el valor de la celda activa, usando macros en Excel.

  • 4

    Ajuste de datos: Cómo forzar la escritura en mayúsculas, usando macros en Excel.

Ya pasamos la zona de lo puramente “noob”. Esta aplicación de las macros es algo sencillo; pero ya nos va mostrando cómo podemos utilizar funciones dentro de nuestras propias funciones y nos deja sorprendidos ante las grandes posibilidades que las macros nos ofrecen.

Poder y flexibilidad. Pronto verás cuán cierto es eso con las macros.

Haz clic aquí para ver Cómo forzar la escritura en mayúsculas, usando macros en Excel (VBA)

  • 5

    Ejecutar una Macro al abrir Excel.

Bien, ya tienes varias macros creadas con tus propias manos y todo va de lujo. Pero, ¿qué tal si damos un paso más allá?

¿Y si nuestras macros se activaran automáticamente?

¿Qué tal una macro que revise mis pendientes en un libro de Excel?

El mejor momento para hacerlo, es justo al abrir el libro.

¿Se puede?

¡Vaya que sí!

Haz clic aquí para ver Cómo Ejecutar una Macro al abrir Excel

  • 6

    Escribir en una celda, usando macros en Excel.

Si en el paso 3, te pareció muy útil el poder leer el contenido de una celda, entonces el poder escribir en ella te va a encantar.

Como te contaba, ésto sirve para esas aplicaciones en las que tienes que leer datos en una hoja y copiarlos a otra, en donde podrás almacenar todos tus registros, como una base de datos.

Clic aquí para leer Cómo escribir en una celda, usando Macros (VBA)

  • 7

    ¿Un botón flotante… en Excel?

Ya pasamos de hacer cosas básicas a realizar un pequeño lujo que en realidad podría servirnos de mucho.

¿No te ha pasado que cuando insertas un botón para tus macros, éstos se pierden de vista al navegar por la hoja de trabajo?

Pues bien, ahora imagina que el botón se mantiene siempre a la vista, sin importar cuánto te muevas con el cursor.

¿Verdad que suena perfecto?

Pues aquí lo tienes.

Haz clic aquí si quieres ver Cómo crear un botón flotante en Excel.

  • 8

    Cerrar Excel, usando una macro.

Si ya vimos cómo abrir un archivo usando las macros en Excel, pues ¿qué mejor forma de complementar el tutorial, que aprender a cerrarlo de la misma forma?

Esto es útil para que puedas establecer ciertos mecanismos de seguridad o, sencillamente, para habilitar un botón desde el cual quieras que se cierre Excel cuando el usuario haga clic sobre él.

Haz clic aquí si quieres ver Cómo cerrar Excel desde una macro (con un clic de ratón)

  • 9

    Proteger una hoja de trabajo, usando macros.

Ya pasamos de lo básico, lo útil y los lujos, a la seguridad.

Es que tarde o temprano, vamos a toparnos con alguna necesidad de establecer cierto grado de seguridad en Excel; pero en algún momento.

Pero ¿y qué hago cuando debo permitir temporalmente los cambios y luego proteger nuevamente la hoja?

Por ejemplo, si creas una aplicación facturadora y la persona encargada comete un error que debe revertir; pero te interesa que no pueda hacer este tipo de correcciones a su libre criterio.

Algo similar a lo que sucede en los supermercados: La cajera o cajero te deja esperando mientras llama al Supervisor para que ingrese su clave y le autorice la corrección.

Pues con este principio básico, puedes llegar a crear algo parecido. ¡Solo tienes que ponerle ganas!

Haz clic aquí para ver Cómo Proteger una Hoja de Excel usando Macros

  • 10

    Ejecutar una macro automáticamente (por tiempo)

Como cereza sobre el pastel, llegamos al sueño de muchos: Que su macro se ejecute automáticamente sin tener que estar pendiente de ejecutarla manualmente a la hora indicada.

¿Se puede? ¿En Excel?

Tal y como lo estás leyendo.

Esta forma de ejecutar las macros, te puede servir para infinidad de aplicaciones, como consultas, labor de limpieza, consulta de datos para seguimiento, monitoreo de mediciones y un largo etc.

Tan solo tienes que seguir las indicaciones tal cual y adaptarlo a tu necesidad concreta.

¡Verás cómo vas a disfrutarlo!

Haz clic aquí para ver Cómo ejecutar una macro periódicamente (cada cierto tiempo)

Un extra para ti: Cómo desbloquear tu hoja de trabajo, utilizando las macros en Excel.

¿Te ha pasado que el anterior empleado dejó una planilla de Excel que hacía varios cálculos, pero la hoja está bloqueada con contraseña?

Seguramente has tratado de adivinarla, incluso de contactar a esa persona para poder usar tu tan preciado formato y no tener que hacerlo todo de nuevo.

Sin embargo, existe una solución al alcance de todos. No es necesario invertir dinero en un programa especializado para poder recuperar el control de tu archivo.

Con estos 8 pasos podrás desbloquear tu hoja de trabajo en 5 minutos (o menos)

Haz clic aquí para ver Cómo Desbloquear tu hoja Excel.

Y eso es todo.

Con este resumen espero que puedas tener a la mano estas entradas que te orientaran sobre lo que se puede lograr con las macros y estoy seguro de que, si juntas todas estas ideas y las combinas con tus propias creaciones, podrás lograr resultados alucinantes en tus proyectos.

No dejes de leer, estudiar, practicar y ayudar a otros. Es la mejor forma de mejorar en tus habilidades con Excel y en lo que sea que hagas.

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¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

Te han solicitado realizar un gráfico de ventas con los últimos datos recibidos que completaron el trimestre y lo necesitan en diez minutos.

¿Puedes hacerlo?

¡Claro! No hay problema. Solo debo seleccionar los datos, insertar un gráfico bonito de los que tiene Excel y éste hará todo el trabajo por mi.

¡Qué bien voy a quedar con este reporte!

Todo suena muy bonito, pero…

En ningún momento pediste más información acerca de lo que necesitan.

¿Qué quieren mostrar?

¿Cuál es el objetivo del reporte?

¿Hay algo en específico que estemos buscando?

Todas estas preguntas son necesarias para realizar un gráfico que, en realidad, sea útil para poder analizarlo y tomar las decisiones correctas sobre la interpretación de los datos que estos gráficos representan.

Y no, no tiene nada de malo hacer estas preguntas. Si tu jefe se niega a responderte preguntas como ésta, que son necesarias para realizar bien tu trabajo… Entonces está saboteándose a sí mismo.

Pero, ¿no se supone que Excel hace todo esto por mi?

No. Si así fuera, entonces ¿para qué contratarte a ti?

Y es entonces que nace la duda en ti y te haces preguntas como la que sigue.

¿Realmente importa mucho elegir el gráfico adecuado?

Sí. Importa y mucho.

¿Por qué?

Porque, como te dije antes, un gráfico adecuado te ayuda a tomar decisiones correctas.

¿Recuerdas alguna vez haberte quejado de que te enviaron a hacer gráficos y aparte de eso, reportes en tablas sobre la misma información?

Es casi como si desconfiaran de que tu trabajo está bien hecho. ¿Verdad?

Lo que sucede, es que tu gráfico puede estar bien hecho en lo que respecta a la parte técnica; pero…

  • ¿Está bien representado?
  • ¿Elegiste el gráfico adecuado?
  • ¿Las escalas son adecuadas respecto a lo que quieres representar / comparar?

Cualquier error de interpretación puede llevar a tomar una mala decisión y los Gerentes lo saben.

Es por eso que resulta muy importante elegir el gráfico más adecuado para tu informe.

Imagina que con un gráfico estás contando una historia sin palabras. Es un relato de figuras y números que debe ser comprendido casi de un solo vistazo.

Un gráfico debe ser capaz de mostrarte y permitirte evaluar alternativas, de mostrar las tendencias que, incluso, ayuden a “predecir” de alguna manera un comportamiento en la producción o las ventas.

En conclusión: El gráfico incorrecto puede llevarte a tomar una decisión a ciegas, mientras que un gráfico adecuado, te permite tomar decisiones correctas y rápidamente.

Eligiendo el tipo de gráfico, según tu objetivo.

Después de todo lo dicho (y si hasta este punto estás de acuerdo conmigo), es evidente que antes de comenzar a trabajar en el gráfico, debemos sentarnos a pensar unos minutos en lo que necesitamos y en cómo lo vamos a realizar.

Pero yo se que te gustaría que te diera unas cuántas pistas acerca de cómo realizar esta tarea previa y a continuación te explico la manera en que yo lo veo.

El proceso

A pesar de que depende mucho del trabajo que realices, de las exigencias en tu empresa y de muchas otras variables… Creo que esto puede ser resumido en un proceso que representaré de forma gráfica:

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

  • 1

    Conocer el mensaje: ¿Qué quieres “decir”?

Como te dije al principio de esta conversación, necesitas conocer el objetivo de tu informe. Y el objetivo de un informe gráfico, siempre es comunicar un mensaje.

¿Cuál es ese mensaje?

Es lo que tú debes averiguar, porque para cada caso hay un mensaje propio.

Pero vienes aquí por respuestas en lugar de más preguntas, ¿cierto?

Pues bien, sigue leyendo.

Si no conoces el mensaje que debe comunicar tu gráfico, ¿cómo puedes averiguarlo por ti misma o por ti mismo?

Claro, sin tener que entrar a la oficina de tu jefe o tu cliente a preguntárselo justo ahora que está en esa reunión.

Pues ahora te voy a enumerar las 6 razones más comunes por las que se realiza un gráfico o los mensajes más comunes que debe comunicar un gráfico.

  1. Para comparar.
  2. Para justificar o detallar las partes de un todo.
  3. Para mostrar una tendencia en el tiempo.
  4. Para mostrar la distribución.
  5. Para encontrar las desviaciones.
  6. Para entender las relaciones.

¿Aún te parece muy escueta la explicación?

Ok, vamos a detallar un poco más cada una de estas razones para que nos quede más claro el tema.

Comparar datos.

Significado: Comparar un conjunto de datos con otro, para verificar sus diferencias y clasificarlos de acuerdo a dichos resultados.

Por ejemplo:

  • Las ventas que realizó el vendedor Pedro comparadas con las ventas que realizó la vendedora María.
  • Las ventas de tu producto A comparadas con las ventas de tu producto B, en cada trimestre del año.

¿Qué gráficos pueden utilizarse en estos casos?

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

  • Gráfico de líneas.
  • Gráfico de torta (gráfico de pastel).
  • Gráfico de columnas.
  • Gráfico de barras.
  • Gráfico de dispersión.

Mostrar cómo están distribuidos los datos.

Significado: Mostrar los datos clasificados en clases, de acuerdo a tu criterio de clasificación.

Por ejemplo:

  • Distribución de pedidos entregados con retraso.
  • Distribución de problemas de calidad encontrados en el mes de abril del presente año.

¿Qué gráficos pueden utilizarse en estos casos?

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

  • Gráficos de líneas.
  • Gráficos de columnas.
  • Gráficos de máximos, mínimos y cierre.
  • Gráficos de distribución.

Mostrar las partes de un todo.

Significado: Quieres detallar cuánto aporta cada parte a un todo y de dónde viene cada aporte. Es decir: Quiénes son los mayores responsables de éstos números.

Por ejemplo:

  • Del total del dinero gastado el año pasado, ¿cuánto fue por costos de producción, cuánto por sueldos y salarios, cuánto por servicios? Etc.
  • Del total de producto no conforme de este mes ¿cuánto fue del lote A, cuánto del lote B y cuánto del lote C?

¿Qué gráficos pueden utilizarse en estos casos?

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

  • Gráficos de torta (gráfico de pastel).
  • Gráficos de columnas.
  • Gráficos de barras.
  • Resúmenes en Tablas.

Mostrar una tendencia en el tiempo.

Significado: Mostrar el comportamiento de un dato a medida que transcurre el tiempo. Sus altas y sus bajas.

Por ejemplo:

  • Las ventas realizadas cada semana, durante todo el año.
  • El número de reclamos recibidos cada mes, durante los últimos cinco años.

¿Qué gráficos pueden utilizarse en estos casos?

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

  • Gráficos de líneas.
  • Gráficos de columnas.
  • Resúmenes en Tablas.
  • 2

    Organiza y prepara tus datos.

Ya conocemos el mensaje que corresponde a nuestro gráfico. Pero eso no es suficiente.

Incluso si el gráfico es el adecuado, nuestros datos pueden no estar adaptados a dicho gráfico.

Me he topado con muchas consultas acerca del por qué los gráficos se ven “tan mal” y es porque tratan de meter en un único gráfico más de 10, 20, 50, 100 o 1000 series que solo consiguen verse como un montón de fideos que se estrellaron contra una pared.

Para poder realizar tu gráfico, primero necesitas realizar una labor de resumen. Eso es parte del proceso, resumir, para luego sintetizar con tu gráfico.

Para esta tarea, tienes:

  • 3

    Prepara tu gráfico.

Ahora que ya tienes lista la parte más complicada, viene la parte que más disfrutamos: Crear nuestro gráfico. La mayoría de gráficos convencionales están disponibles en Excel y puedes insertarlos tal cual hemos conversado en otras ocasiones.

Incluso podrías darte el lujo de crear gráficos “especiales” aprovechándote de la flexibilidad de Excel.

  • 4

    Dale formato a tu gráfico (los toques finales).

Siempre digo que menos es más, cuando realizas gráficos; pero en ocasiones hace falta agregar ciertos detalles para resaltar un aspecto fundamental del gráfico (como parte del mensaje que éste debe comunicar) y es necesario hacer algunos retoques en el formato e inclusive, agregarle elementos auxiliares, como por ejemplo:

Recomendaciones finales.

No te limites a lo que yo te he contado. Estas ideas no son ni pretenden ser el dogma de tus trabajos con Excel. Deja que tu creatividad se expanda al momento de realizar los informes para tus reuniones y siempre trabaja utilizando el sentido común. Con eso y tu experiencia, te aseguro que mejorarás en muy poco tiempo.

Las únicas reglas son conocer tu negocio y tus datos, ponerle pasión a lo que haces, tener un verdadero interés en tus clientes (aquellas personas que utilizarán tus informes) y practicar muy a menudo.

Notarás la diferencia.

¿Y tú, qué método utilizas para crear tus gráficos?

Ahora quiero que tú me cuentes cuál es tu metodología para crear gráficos en Excel para tus informes. ¿Qué haces primero? ¿Coincides con alguna de las cosas que he mencionado? ¿O tal vez piensas que a mi lista le hace falta alguna cosa.

Te leo en los comentarios.

Que tengas un buen reporting.

¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo resaltar números negativos en Excel [Vídeo-Cápsulas]

Cómo resaltar números negativos en Excel [Vídeo-Cápsulas]q

En esta cápsula quiero mostrarte cómo resaltar una celda que tiene una cantidad negativa, utilizando dos técnicas que, según sea tu caso, aplicarás una u otra.

Imagina que tienes una planilla que resume las ventas por semestre, como la que tengo yo en pantalla (aunque en mi caso tiene unos datos de prueba que se actualizan automáticamente para
efecto de este tutorial)

Cómo resaltar números negativos en Excel

Ahora, quiero resaltar aquellas celdas que tengan cantidades negativas. Es decir, cantidades menores que cero. ¿Cómo lo haría?

La primera opción, sería utilizar el formato numérico. Esto es, selecciono todas las celdas donde están los datos numéricos, hago un clic derecho y selecciono “Formato de Celdas”.

Aquí, elijo el formato para números negativos en color rojo y ahora verás que todas las celdas que contienen números negativos, se destaca en rojo.

La segunda opción, es utilizando formato condicional. Te diriges a la ficha “Inicio”, en el apartado “Formato” pinchas sobre el botón “Formato Condicional” y en el menú que se muestra, eliges la opción “Resaltar reglas de celdas”.

Como vamos a validar los números negativos (o sea, menores que cero) elegiremos la opción “Es menor que…”

Colocamos el valor mínimo, que es cero y comprobamos las diferentes opciones, fíjate como va cambiando de color, pero afectando únicamente a los números negativos.

Y eso no es todo, también puedes crear tu propio formato con la opción “Formato personalizado”, para que diseñes tu propia combinación de colores. Ahora, observa cómo quedan muy bien diferenciados los números negativos y tu planilla te mostrará automáticamente, dónde están los negativos.

Espero que te sirva.

Nos vemos en la próxima cápsula.

Raymundo

Aprender Excel ¿Por qué se te está haciendo difícil?

Aprender Excel
Créditos imagen: Pixabay.com

Has decidido aprender Excel por tu cuenta. Lo necesitas.

¡Muy bien!

O tal vez, ¿no tanto?

La mejor parte hasta este momento, es que has tomado una decisión; pero ¿qué tan acertada ha sido tu decisión de hacerlo por tu cuenta?

¿O qué tan acertada ha sido la elección del curso en el que te has inscrito?

Y es que muchas veces te resulta difícil aprender Excel, como otras cosas en esta vida. Lo peor es que no sabes por qué.

“Si yo soy excelente con los números.”

“A mi me encantan las computadoras, no entiendo por qué Excel me está dando tanto trabajo.”

Si te está sucediendo algo parecido a esta historia que te estoy contando, la entrada de hoy va para ti exclusivamente.

Sigue leyendo porque voy a contarte las razones que, en mi opinión, son las causantes de que Excel te esté dando más pelea de la necesaria.

Porque Aprender Excel puede ser aburrido.

No tiene, ni debe ser así; pero puede llegar a serlo.

Como todas las demás cosas que haces en tu vida, aprender Excel debería de ser disfrutado para sacarle el máximo provecho a esta gran herramienta.

Pero no siempre esto es así. Lo cierto es que muchas veces las personas abandonan su aprendizaje debido a las razones que ya te he comentado en algún momento y que, a continuación, voy a resumirte en esta entrada.

Porque navegas sin rumbo.

Sí. Navegas sin un rumbo fijo y te pierdes entre muchos tutoriales, apuntes y soluciones muchas veces incompletas o que no se adaptan específicamente a tu situación.

Y esto es normal. La única persona que conoce exactamente tus necesidades eres tú. Es por esto que no siempre resulta sencillo encontrar esa solución entre los resultados que te arroja Google.

Ni qué decir, si no tienes mucha experiencia realizando búsquedas. Son tantos resultados que a veces la buena información queda sepultada por ahí… Entre montones de páginas y blogs.

Necesitas una dirección y si eres un completo novato o una completa novata, esto se va a poner muy cansino y terminarás por abandonar antes de tiempo.

Porque estás en medio de una estructura muy rígida y lineal.

Si estás en un curso de Excel y su estructura es demasiado rígida y lineal, entonces lo más seguro es que te aburras pronto y tu grado de atención caiga en picada.

Y si nos ponemos a pensar en la cantidad de elementos distractores que hoy en día existen: Facebook, Twitter, Youtube, Instagram… La cosa comienza a complicarse aún más.

Son muchas las personas que abandonan un curso de Excel al comenzar a ver la típica estructura en la que vas viendo cada elemento, cada componente en detalle y sin mostrar cómo utilizarla para resolver un problema.

¿De eso se trata, no? Una herramienta resuelve problemas.

Si un curso, ya sea online o presencial, se desenvuelve de manera lenta, no es dinámico y es demasiado lineal… Lo más seguro es que no tengas ganas de ir a la siguiente clase.

Porque no inviertes en ti misma o en ti mismo.

Esta es la parte en la que tú sueles ser el principal responsable.

Cierto es que a muy pocos les sobra el dinero, pero también es cierto que aún teniendo la posibilidad de acceder a un curso, muchas veces no tomas la decisión de hacerlo.

Un curso llevado por un mentor que domine la materia y que además conozca cuáles son los problemas a los que te enfrentas, podrá guiarte por el camino correcto y en la dirección adecuada.

¿Qué beneficio te representa esto a ti?

Ahorro de tiempo. ¡Mucho tiempo!

Y el tiempo es dinero, ya lo sabes. Así que a la larga, ahorras dinero.

Imagínate si, para aprender a usar tablas dinámicas por tu cuenta, tuvieras que tomarte unos tres meses mientras que en un curso lo hicieras en una semana.

Sí, tres meses. No es una exageración. Si vas sin rumbo, no tienes un plan de estudios ni sabes lo que tienes que aprender y en qué orden… Si mientras buscas cosas en Google, te vas distrayendo con otras cosas que van saliendo por ahí… Tres meses me parece una estimación muy realista.

¿Cuántas horas de tu tiempo malgastaste en tres meses?

¿Cuánto vale cada hora de tu tiempo?

Piénsalo y cuando tengas estos dos números, entonces multiplícalos entre sí.

¿Ahora puedes ver cuánto dinero estás gastando en horas mal utilizadas?

Porque tu mentor no disfruta lo que está haciendo.

Esta parte es difícil de decir, pero lo cierto es que sucede.

En ocasiones, tu mentor no disfruta lo que está haciendo. Entonces no es tu mentor, es la persona que tienes que ver todos los días en el instituto y/o en las clases virtuales.

Si tu mentor no disfruta, entonces tú no disfrutas. Y si no disfrutas lo que estás haciendo, entonces no lo estarás haciendo bien, como ya te comenté en el primer punto de esta entrada.

Porque no eres constante.

De nuevo, la pelota está en tu cancha.

Si ya decidiste dar el paso de invertir en un curso de calidad, la cosa no termina allí. Tienes que ser persistente, comprometerte a realizar y completar todos los pasos sugeridos (o, por qué no, exigidos) por tu mentor y por el plan de estudios de dicho curso.

No cometas el error de pensar que pagando por un curso, inmediatamente todo va a resultar fácil como por arte de magia y que la responsabilidad de que te vaya bien en el curso es enteramente de tu mentor. No.

La responsabilidad de tu bienestar no se delega.

 

Porque no tienes un objetivo claro con Excel.

No importa si has invertido en un curso premium y has elegido al mejor mentor que pudiste encontrar. Incluso de poco sirve que tengas la disciplina de estar puntual todos los días en tus clases y cumplas con premura con todas tus tareas asignadas. Si no tienes un objetivo definido, será poco lo que avances con Excel.

Aprender Excel debe tener un objetivo, como todo aquello en lo que inviertas tu tiempo.

Cuando te digas a ti misma o a ti mismo “Quiero aprender Excel”, inmediatamente pregúntate “¿Para qué?”.

Si no tienes una respuesta convincente, lo mejor es que te replantees el asunto. El tiempo es algo que, filosofías aparte, no se puede recuperar.

Necesitas una dirección y un sentido para aprender Excel y tener un objetivo claro, hará que el viaje valga la pena, que recobres fuerzas y ánimo cuando estés por abandonar, tan solo recordando tu objetivo y por que solo así sabrás si estás avanzando y cuánto.

Aprender Excel puede ser una inversión o un gasto, depende de ti.

Así que piénsalo bien antes de tomar la decisión de tomar un curso, pero recuerda que no tomar una decisión y seguir perdiendo tu tiempo buscando en Google todos los días porciones de información que no encajan entre sí, puede ser igual de perjudicial o incluso peor.

¡Nos vemos!

Raymundo

Lo que estás perdiendo, por no aprender a usar Excel

Aprender Excel

Necesitas aprender a usar Excel.

De una vez por todas, y lo sabes.

Pero hoy no. Piensas que no es el momento.

Puede ser para el mes que viene. Total, ya te apañas con cualquier solución que encuentres usando Google.

¿En verdad piensas que puedes seguir dejándolo para mañana?

En la entrada de hoy, quiero contarte algo que en el fondo ya sabes, pero que no quieres enfrentar.

Estás perdiendo.

El no saber usar Excel te está haciendo perder. ¡Y mucho!

Pero ¿qué es eso que estás perdiendo?

¿Te has detenido a pensarlo?

Yo si.

Y ahora mismo te lo cuento.

Sigue leyendo y entérate de todo eso que estás perdiendo por dejar para mañana lo que puedes empezar hoy.

Estás perdiendo Oportunidades de Empleo.

Sí, el nuevo milenio apenas está empezando y la tecnología ya no es esa lejana desconocida de la que escuchábamos rumores lejanos.

Está aquí. Ha llegado para quedarse.

La tecnología digital, cada vez cobra más importancia debido al gran impacto (positivo) que representa en la productividad de una empresa, cuando se utiliza con criterio.

Cada vez son más las personas que se preparan para utilizar estas tecnologías que las empresas demandan. Que el mercado demanda.

Pero tú estás dejando tu preparacíón para otro día… Y otros ya se están poniendo las pilas.

Respóndeme algo, con sinceridad.

Si tú fueras quien está contratando, ¿a quíen contratarías? ¿A la persona que recién está pensando en prepararse para la oportunidad?

¿A la persona que lo ha dejado todo para última hora? ¿Esa persona que parece no interesarle este nuevo mundo de oportunidades que se muestra delante suyo?

¿O contratarías a la persona que se ha preparado para aprovechar esa oportunidad? Esa persona que sabe que tiene que dar lo mejor de sí y que para hacerlo necesita estar actualizando su conocimiento constantemente.

La respuesta es obvia. ¿No lo crees?

Estás perdiendo oportunidades de empleo, por no aprender a usar Excel, mientra que otras personas se comen el mundo porque se están formando desde ya, aprovechando la gran cantidad de cursos disponibles hoy en día.

Para empezar esto ya es bastante. Pero aún hay más.

Sigue leyendo porque esto apenas empieza.

Estás perdiendo jornadas de Trabajo Placentero y libres de Estrés

Tu jefe, tu cliente (o tú mismo) están necesitando un informe con base en los datos que tienes almacenados en un archivo de Excel.

Ese reporte debe estar listo a las 12:00

¡Y ya son las 11:00!

Tienes los datos, la base de datos está al día, tienes una hora para hacer el reporte…

¡Pero Excel no te hace caso!

Casi parece que te estuviera jugando en contra.

No puedes mostrar la información como quieres, los promedios no cuadran, algunos números no se suman, existen nombres repetidos…

Y el estrés se dispara. Faltan 15 minutos para terminar ese reporte, pero no consigues sino frustrarte más.

¿Te suena conocida la historia?

Si esta historia es la tuya, tengo que decirte que el estrés te está comiendo y tienes que hacer algo al respecto.

Estás perdiendo la oportunidad de disfrutar de tu trabajo y de jornadas libres de estrés.

Ya bastante presión tenemos con las ventas. ¿O no?

Debes tomarte más en serio tu salud. Organiza tu vida laboral e identifica cuáles son tus falencias y corrígelas.

Fórmate en aquello que ahora es una debilidad y transfórmala en una fortaleza.

No. Aún no he terminado.

Tengo varias cosas que contarte todavía.

Estás perdiendo las Oportunidades de Ascender a ese puesto con el que sueñas

Si estás trabajando en una empresa, llevas cierto tiempo en ella y tienes mucho conocimiento del negocio… Seguramente tu candidatura para un ascenso está fuera de toda duda.

¿O tal vez no es así?

Aquí podemos ver que se repite la historia del primer punto, solo que es peor, porque ya eres un empleado con trayectoria en la empresa.

Y no aprovechaste todo ese tiempo para emparejar tu conocimiento digital con tu conocimiento de la operativa.

¡Qué mal!

¿Crees que en estos tiempos alguien va a querer contratar dos personas, una que sepa del negocio y otra que sepa usar las herramientas digitales?

Ten por seguro que si encuentran a alguien que sepa las dos cosas, no dudarán en ascender a esa persona.

Aunque tú tengas más experiencia en el negocio. Casi siempre resultará más conveniente la otra opción.

Claro, todo esto que te digo no siempre se cumple al pie de la letra…

Pero casi.

¿Ya has tenido suficiente?

¿O aún quieres saber más?

Pues sigue leyendo, que esta historia aún da para largo.

Estás perdiendo dinero

Y no solo porque estás perdiendo la oportunidad de obtener ese empleo, ni porque te has perdido ese ascenso.

No.

También estás perdiendo dinero porque demoras el doble o el triple del tiempo que debería de tomarte realizar esa tarea, porque no te has decidido a aprender a usar Excel.

Si eres empleado, el tiempo que pierdes te lleva a hacerle perder dinero a la empresa, pierdes puntos ante tu jefe e incluso, terminas llevándote más trabajo a casa.

Puede que hasta termines pagándole a alguien para que te saque de ese aprieto.

Ni qué decir si eres tú el dueño del negocio. Dejas de cumplir con los plazos a tu cliente, gastas más tiempo del necesario, incrementando tus costos de operación, tu cliente se enoja…

Pierdes eficiencia e, inclusive, puedes llegar a perder eficacia.

¡Todo un problema!

¿Crees que exagero?

Toma una calculadora y ponte a sacar las cuentas.

Ya me contarás luego.

Si aún quieres saber más, continúa leyendo.

Estás perdiendo tiempo

Y no solo me refiero al tiempo que pierdes al hacer tus trabajos en Excel y la pérdida de eficiencia de la que te hablaba en el punto anterior.

No.

Va más allá.

Estás perdiendo tiempo, sencillamente porque de todos modos, al final, vas a tener que aprender a usar Excel.

De todas formas necesitas embarcarte en el tren de la tecnología, si no quieres quedar a un lado del camino.

¡Renovarse o morir!

Ese tiempo que estás perdiendo ahora que buscas excusas para no aprender a usar Excel, te está dejando en desventaja.

Tarde o temprano te verás nadando a contracorriente, tratando de actualizarte y ponerte al nivel de aquellos que empezaron mucho antes que ti.

Pierdes tiempo, pierdes dinero.

Ni qué decir del costo de oportunidad.

Y no, no es solo eso.

Aún hay más cosas que estás perdiendo.

Sigue leyendo y te lo cuento.

Estás perdiendo competitividad

En el punto anterior te decía que puedes quedar en desventaja respecto de otras personas que ya se están preparando.

Esto te hace perder competitividad.

Créeme, nadie te va a esperar hasta que tú termines de recuperar el tiempo perdido y todo el terreno que te han ganado en el ámbito digital.

O tal vez sí. Puede que seas una persona con tanta experiencia profesional y preparación en otras áreas que tengas la ventaja de que te esperen a que corrijas tu error.

Pero la mayoría no puede darse ese lujo.

Debes ganar en competitividad o estás fuera del juego.

Aprender a usar Excel, no es una novelería más.

No solo se trata de aprender a usar Excel. Se trata de abandonar esa “actitud tecnófoba” que te mantiene lejos de ese “perfil completo” que tanto te gustaría tener, pero que requiere de algo más de sacrificio.

Se trata de admitir que la tecnología digital ya no puede ser considerada como una “novelería” más que pronto pasará de moda.

Está aquí, ha llegado para quedarse y otros ya la están aprovechando.

Mientras tú (y tal vez tu empresa) están perdiendo competitividad porque no te animas a dar el paso.

¿No crees que ya es hora de actuar?

¿Hasta cuándo piensas seguir perdiendo?

Creo que ya tienes la idea clara. No puedes negar que te estás perdiendo mucho al mantenerte al margen de la tecnología digital y resistirte a aprender a usar Excel (entre otras herramientas).

La verdad pienso que, en el fondo, sabes todas estas cosas que te he contado, pero no te has animado a realizar una jornada de reflexión.

Espero que esta entrada te resulte de ayuda para hacerlo. De verdad.

Sabes que te estás quedando.

Sabes que estás perdiendo.

La pregunta es:

¿Hasta cuándo piensas seguir perdiendo?

No dejes que el activo más importante que tienes, el tiempo, se te escape de las manos por no tomar una decisión oportuna.

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¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo imprimir todo en una página con Excel

Cómo imprimir todo en Excel

Hace unos días, Silvia me preguntaba en el correo sobre cómo hacer para poder imprimir todo su trabajo en una sola hoja, ya que únicamente le aparecía una parte del mismo.

En esta entrada, te explico la manera de hacerlo y es muy fácil. Empecemos.

  • 1

    Selecciona toda el área que quieres imprimir

Sí, es obvio, pero hay que hacerlo. Primero deberás seleccionar toda el área de tu hoja que quieres que salga en la impresión. Ten cuidado, si seleccionas un área demasiado grande, va a caber en tu hoja impresa; pero ni con lupa serás capaz de leer eso.

Seleccionar Área de Impresión

  • 2

    Establece el área de impresión

Ahora que tienes seleccionada o “sombreada” el área, lo siguiente que harás será establecer el área de impresión. Esto lo conseguirás si te diriges a la ficha “Diseño de Página” y en la sección “Configurar Página” haces clic sobre el botón “Área de Impresión”.

Una vez hayas hecho clic sobre este botón, se desplegará un menú, en el cual seleccionarás la opción: “Establecer Área de Impresión”

 

Establecer Área de Impresión

  • 3

    Estás list@ para imprimir

Ahora ya puedes realizar la impresión de tu planilla y verás que todo cabe en tu hoja, tal y como se mostraba en la vista previa.

Imprimir Todo en Excel

Sencillo, ¿no crees?

Espero que te sea de ayuda.

¡Nos vemos!

Raymundo