La función NUM.DE.SEMANA

Diccionario de Funciones
La función NUM.DE.SEMANA te sirve para poder obtener el número de la semana de la fecha que le pases como argumento. Es muy útil para cuando necesitas segregar los datos de una tabla por semana, teniendo solo la fecha.

Por ejemplo: si tienes una tabla con muchos registros y en una columna está la fecha, utilizando la función NUM.DE.SEMANA podrás averiguar a qué semana pertenece cada fecha.

Función: NUM.DE.SEMANA


Categoría:
Funciones de Fecha
Nombre en Inglés:
WEEKNUM

Sintaxis (cómo se escribe):
NUM.DE.SEMANA( fecha, inicio_semana )

Ejemplo de uso:
NUM.DE.SEMANA(Hoy(),1) = Te devolverá el número de la semana actual, considerando que las semanas comienzan en domingo.

¿Y qué números utilizo para los otros días?

Pues si necesitas que, por ejemplo, la función considera que la semana comienza el día lunes o cualquier otro, puedes utilizar esta referencia:

Función NUM.DE.SEMANA

Convertir números almacenados como texto, rápidamente.

Números almacenados como texto

A más de uno el bendito asunto del tiempo en contra nos ha jugado una mala pasada y cosas muy sencillas nos han dejado “casi que impotentes” en ese proyecto que estábamos realizando.

Por ejemplo, esos números que cuando queremos sumarlos, parecieran que no están ahí. Se alinean a la izquierda y, por si fuera poco, esa fastidiosa marca verde que sabes que significa algo; pero no estás seguro de qué es.

¿Te ha pasado?

Esto se debe a que tienes números almacenados como texto.

Números almacenados como texto

La solución, es muy sencilla.

Ahora, vas a valerte de esta marca de la siguiente forma:

Convertir números almacenados como texto

1.- Simplemente selecciona todo el rango donde están esos números “problema” y verás que esa marca verde sigue presente. Verás que aparece un símbolo en forma de signo de admiración.

Números almacenados como texto

2.- Haz un clic sobre este símbolo que acaba de aparecer.

3.- Selecciona la opción “convertir a número”

¡Listo! El problema se ha solucionado.

Aunque te parezca mentira, el problema ya quedó solucionado y ahora todos esos números son… ¡Realmente números!

Números almacenados como texto

Ahora ya no tienes excusas, el misterio de las marcas verdes ha sido resuelto. Ponlo en práctica y cuéntame cómo te fue.

¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo rellenar un texto o cómo forzar una longitud fija en Excel [Vídeo]

Cómo rellenar un texto

Hace unos días recibí un mensaje de Noé, uno de mis suscriptores, en el que me pedía que explicara cómo hacer para que Excel “rellenara” automáticamente un texto, para que éste siempre se mantenga en 40 caracteres.

¿Qué significa esto?

Quiere decir que si escribo la palabra “Hola”, que tiene cuatro caracteres, automáticamente se completen, por ejemplo, 40 caracteres.

Es decir, en palabras sencillas, ¿cómo hago para rellenar un texto con espacios o cualquier otra cosa?

¿Te interesa?

¡Empecemos!

A partir de aquí, te dejo la transcripción del vídeo

Imagina que tienes la siguiente lista. Como ves, cada item es una palabra diferente y, obviamente, la cantidad de letras en cada una es diferente.

Lo que haremos será crear una columna auxiliar aquí, en la que haremos una copia del texto de la columna original y lo “rellenaremos” con guiones por delante, hasta completar 40 caracteres.

Primero, tenemos que saber cuántos caracteres tiene la palabra en cuestión. Así que utilizamos la función LARGO.

La copiamos hacia abajo y ves cómo te muestra la longitud de cada palabra o cuántas letras tiene cada palabra.

Una vez que ya conocemos la longitud de cada palabra, ya podemos saber cuánto le falta para completar 40 caracteres. Simplemente, vamos a restar de 40 la longitud de la palabra.

Hacemos la operación:

40 - LARGO de la palabra.

¿Ves? Ya sabemos cuántos guiones debemos rellenar para completar los 40 caracteres.

Ahora, vamos a generar esos guiones con la función REPETIR.

Utilizamos la función REPETIR, abrimos paréntesis y le colocamos el caracter que se va a repetir, en este caso el guión. Recuerda que debes especificarlo entre comillas.

El siguiente parámetro será toda la fórmula que hicimos para calcular la cantidad de caracteres que necesitamos y cerramos el paréntesis por el otro lado.

Ahora, puedes ver que se generan los guiones, en función del largo de cada palabra.

El paso final, será concatener esos guiones con la propia palabra, para que se muestre tal y como queremos.

Si quieres que se complete por delante, la concatenas así:

=REPETIR(” “;40-LARGO(D2))&D2

Pero si quieres que se complete por detrás, la concatenas así:

=D2 & REPETIR(” “;40-LARGO(D2))

Y listo!

Ya tienes tu propio sistema para auto-rellenar códigos o cualquier otro tipo de texto que necesites, con una sencilla combinación de fórmulas.

Esto puede servirte para ciertos tipos de codificaciones en inventarios o generación de tickets, órdenes de trabajo, etc.

Anímate y pónlo en práctica. Cuéntame cómo te fue y en qué piensas aplicar este truco.

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¡Nos vemos!

Raymundo

La función REPETIR

Diccionario de Funciones
La función REPETIR te ayuda a repetir un carácter un número determinado de veces, el mismo que tú puedes especificar en su segundo parámetro.

Por ejemplo: Si quieres repetir el carácter guión ( – ), digamos, unas cinco veces, escribirías la función así:

=REPETIR(“-“,5)

Función: REPETIR


Categoría:
Funciones de Texto
Nombre en Inglés:
REPEAT

Sintaxis (cómo se escribe):
REPETIR( texto, num_veces)

Ejemplo de uso:

¿Quieres algo mejor explicado sobre la función REPETIR?

Entonces dale una ojeada a esta entrada en la que te explico un poco más en detalle, cómo se usa esta función que, aunque no lo parezca, puede serte de mucha utilidad en algunas ocasiones..

7 elementos básicos de una fórmula, que tú debes conocer.

Elementos básicos de una fórmula

Me arriesgaría a decir que el 80% del trabajo que realizamos en Excel, lo hacemos con fórmulas. Tal vez más. Es por eso que pienso que deberías tomarte 5 minutos de tu tiempo para leer esta entrada.

Verás,  normalmente nos lanzamos a copiar las fórmulas que otros han hecho, ya que nos prometen la solución a nuestro problema ¡y ya!

Claro, no tenemos tiempo.

¿Quién lo tiene?

Pero este es un círculo vicioso. Lo que haces es simplemente copiar una solución, muchas veces sin analizarla realmente, para luego pegarla en tu hoja y armar tu “Frankestein”.

¿Tiene algo de malo?

Tal vez no… tal vez sí. Lo seguro es que no es la mejor opción.

¿Mejor me tomo mi tiempo para aprender a utilizar las fórmulas?

Puede ser.

Aquí es donde nos encontramos con un bicho nuevo.

La historia se repite

Comienzas a trabajar con Excel y tomas un curso en el que todo va bien, hasta que te topas de frente con las fórmulas. Algunas son muy sencillas; pero otras tienen una forma de hacer las cosas que no encaja con tu propia forma de ver la vida…. Por decirlo de alguna forma.

¿Te ha sucedido?

Y la cosa no termina ahí, no. Encima de eso, te quedas con una sensación de inconformismo, porque no aprendiste lo que esperabas. Regresas a tu puesto de trabajo solo para darte cuenta de que, justamente, la razón por la que los demás te superan en Excel es porque manejan las fórmulas muy bien.

¿Ahora sí te suena conocida la historia?

¡Y no estás solo!

O sola.

Son muchas las personas que pasan por este episodio una y otra vez.

Pero ¿por qué no puedes entender las fórmulas rápidamente?

¿Será porque tratas de aprenderla como un todo que no tiene partes?

¿Un animalejo que no tiene ojos ni brazos?

Si la vida te ha enseñado que las cosas se logran un paso a la vez, entonces, ¿por qué con las fórmulas de Excel habría de ser diferente?

No, mi pequeño saltamontes.

Debes dividir a las fórmulas en sus elementos más básicos y entenderlos, para de esta manera comprender cómo se comportan estos bichos raros y terminarás dándote cuenta de que las fórmulas en Excel, son como andar en bicicleta: luego de que te montas en ella, le pierdes el miedo.

Y recuerda: Todo gran problema, primero se divide en «problemitas».

Si estás de acuerdo conmigo, entonces sigue leyendo y acompáñame a este viaje hacia “las entrañas de la bestia”.

Los elementos básicos de una fórmula en Excel

Vamos a ir desenrollando el ovillo y comenzaremos analizando cuáles son las partes de una fórmula en Excel, revisando rápidamente su significado o su rol, de manera que tengas más claro el por qué están ahí (aunque algunas no puedan verse a simple vista)

1.- El signo igual.

Todas las fórmulas comienzan con el signo “=”. Siempre. ¿Te has dado cuenta?

Ok, vamos a convenir en que a veces comienzan con un “+”, pero esto no es más que un “atajo” para hacerlo más rápido al utilizar el teclado numérico; pero no es la forma en la que se pensó originalmente (e incluso, hay leyendas urbanas acerca de esto )

¿Qué significa el signo igual?

Elementos básicos de una fórmula

Sencillamente, significa que estás preparando a Excel para recibir a continuación una fórmula, que puede estar formada por texto, números, funciones o una combinación de todo esto.

Si por casualidad olvidaras utilizar el signo igual antes de escribir tu fórmula, entonces Excel va a detectarla como un texto común y silvestre, mostrándose todo el texto que escribiste, en lugar de el resultado de la fórmula.

¿El signo igual, es una garantía de que todo saldrá bien?

No.

Debes tener cuidado, porque si la celda en la que escribes tu fórmula, está formateada como texto, entonces Excel no la evaluará, aunque tenga el signo igual por delante.

2.- Números, constantes o referencias.

Esta es la parte de las fórmulas que en realidad representa a toda la fórmula.

Elementos básicos de una fórmula

Una fórmula de Excel, como te dije, puede tener números (constantes) o referencias a celdas (variables). Incluso puede contener funciones que actúan en conjunto.

La ventaja de tener referencias en lugar de constantes en tu fórmula, es que puedes cambiar el comportamiento de un montón de filas e incluso hojas o libros de trabajo, simplemente con cambiar el valor de una o varias celdas.

¿Qué cool, no?

3.- Símbolos matemáticos.

Si tuviéramos los números juntos entre sí, ya sean variables o constantes, pero sin tener símbolos matemáticos que le digan a Excel qué hacer con ellos…

¡Entonces no serviría para nada!

Los símbolos matemáticos pueden ser lo más planos y sencillos de toda la vida:

  • Para sumar: +
  • Para restar: –
  • Para multiplicar: *
  • Para dividir: /

E incluso, podemos utilizar funciones para realizar otros cálculos matemáticos más complejos.

Es más, podríamos alternar constantes y variables, interalados con símbolos matemáticos para hacer nuestras fórmulas, así:

A1+A2+8+30-C4+Z1

¿A poco no se está poniendo interesante?

4.- Los argumentos.

Los argumentos en una fórmula, van a realizar su aparición en el momento en que utilices las funciones.

Un argumento es la materia prima que le das a una función para que realice el producto para el que está diseñada.

Es decir, si tienes una función SUMA y le pasas tres argumentos: A1, A2, A3

Elementos básicos de una fórmula

Lo que hará la función será tomar los valores que tengan estos tres argumentos y los sumará entre sí, devolviendo el resultado de dicha suma.

¿Ves? Así, una fórmula que se llame RaízCuadrada, hará algo parecido pero en vez de sumar, calculará la raíz cuadrada del número que le pases como argumento.

Si quieres ver más en detalle los argumentos, éntonces pásate por esta entrada y sigamos conversando allí.

5.- La celda con el resultado.

Esta es la parte de una fórmula que más suele pasar desapercibida. ¡A pesar de que es la más obvia!

La celda en la que estás escribiendo tu fórmula, es el mismo lugar donde será devuelto el resultado de su evaluación.

¿Qué quiero decir?

Que si ingresas la fórmula: =2+8

En la misma celda verás un 10. Es decir, el resultado de la evaluación de la fórmula se mostrará en la propia celda (tenía que aparecer en algún lado, ¿verdad?)

Pero no creas que puedes escribir cualquier cosa y ya.

Si falta algún argumento en alguna de tus funciones, o si tu fórmula está mal escrita o tiene algún error lógico, entonces lo único que verás será un gran cartel de ERROR.

Elementos básicos de una fórmula

6.- Su cuerpo invisible.

Y a pesar de que te he nombrado un montón de elementos que conforman a una fórmula, decirte que todo esto es invisible sería ¿mucho decir?

Pues sí. En tu celda, luego de presionar la tecla “Enter” y aceptar la escritura de la fórmula que escribiste, ésta, no se mostrará. Sencillamente no la podrás ver.

En serio.

No puedes verla. Y es por eso que resulta importante la barra de fórmulas ya que es la única que te muestra el interior de tu fórmula, a menos que presiones la tecla F2 sobre tu celda o que le des un doble clic a ella para entrar en el modo de edición nuevamente.

7.- Su lógica y su orden.

Las matemáticas están en todos lados. Si alguien te dijo que al salir del colegio o de la universidad, dejarías de ver matemáticas, ¡demándalo ahora!

Sí. Una fórmula, como ya habrás intuido, es una expresión matemática. Ésto ya te lo dije antes, ¿no es verdad?

Entonces, si es una expresión matemática, estará sujeta a una lógica similar y el orden de prioridad de los simbolos matematicos, dice “presente”.

Este orden de prioridad es un tema al que debes prestarle atención (y mucha), porque el no entenderlo bien, es uno de los principales motivos por el que muchas fórmulas fallan sin dar error visible, o sea, el resultado del cálculo es erróneo.

Estos errores “invisibles”, son los más peligrosos y de ellos tienes que cuidarte mucho.

¿Y cuál es este orden de prioridad de los símbolos matemáticos?

Pues, el de toda la vida. Si no lo recuerdas bien, a continuación te dejo el orden en que se calculan las operaciones, según su prioridad.

Si escribes una fórmula en la que hayan muchos operadores matemáticos, en la misma línea, Excel realizará cada operación siguiendo un orden pre-establecido, así:

  1. Operadores lógicos: Como la negación (-1)
  2. Porcentaje: %
  3. Potenciación: ^
  4. Multiplicación y división: *, /
  5. Suma y resta: +, –
  6. Concatenación: &
  7. Comparación: <, <=, >=, >, =

¿Y qué pasaría si existen dos operadores de igual prioridad?

En estos casos, Excel simplemente comienza por el de la izuquierda y avanza hacia la derecha.

¿Puedo alterar ese orden de alguna manera?

Tal cual nos manejábamos con la aritmética y los polinomios en el álgebra, también puedes hacer ésto en una fórmula de Excel.

¿Cómo?

¡Utilizando paréntesis!

Sí. Para conseguir que Excel se fije primero en determinada parte de tu fórmula, simplemente encierra dicha parte con paréntesis. Verás cómo atrapas su interés 😉

No entiendo. ¿Podrías darme un ejemplo?

Claro. Para eso están los amigos.

Verás, si te encontrarás con la siguiente fórmula ¿cuál crees que sería el resultado?

=8+2*3

Si lo haces de izquierda a derecha, seguramente me dirás que 30.

Pero si has puesto atención, entonces sabrás que el resultado correcto es 14. Porque primero se hace la multiplicación (2 * 3 = 6) y luego se hace la suma (8 + 6 = 14)

¿Y cómo puedo hacer para que me de como resultado 30?

Sencillo. Dile a Excel que primero haga la suma. Ésto se consigue, como te dije, con los paréntesis, así:

=(8 + 2) * 3

Ahora sí, el resultado te dará 30.

Haz las pruebas en tu hoja de Excel y verás cómo se comportan las fórmulas con las diferentes asociaciones que hagas a través de los paréntesis.

Y hemos terminado por hoy.

Ya revisamos las fórmulas, bastante más a fondo de lo que habíamos visto. Este es un paso muy importante en tu preparación con Excel ya que, como te dije, el 80% de las cosas que hacemos con esta herramienta, la haremos con fórmulas.

Después de haber visto estos ejemplos, seguramente verás con más claridad la relevancia que tienen las fórmulas y el por qué aquellas personas que saben utilizarlas mejor, tienen ventaja sobre ti en el uso de Excel.

Lo que quiero que hagas ahora, es ponerte en práctica. Levántate y ponte a estudiar. Elimina esa desventaja que tienes y toma esa oportunidad sin vacilar.

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¡Nos vemos!

Raymundo

Créditos imagen de portada: Freeimages

El entorno de trabajo en Excel 2013 [Vídeo]

Barra de Herramientas de Acceso Rápido

Si vas a iniciarte en este mundillo del Excel o vuelves sobre tus pasos para recordarlo desde el principio, conviene que te familiarices con la forma en que están dispuestos los principales elementos de la interfaz de este programa.

¿Y qué mejor manera que hacerlo paso a paso?

¡Empecemos!

A continuación, te dejo la transcripción del vídeo.

La pantalla de inicio.

La primera pantalla que ves al abrir Excel 2013 es la denominada “Pantalla de Inicio” y es desde aquí donde podrás crear tu nuevo libro haciendo clic en la opción “Libro en blanco”.

También podrás crear un nuevo libro a partir de una plantilla, haciendo clic en cualquiera de las opciones que se muestran en pantalla. Si no te convence ninguna de las propuestas, puedes utilizar la opción de “Buscar plantillas en línea”

Los libros recientes.

Como puedes ver en mi caso, tengo EL NOMBRE DE varios libros en el listado “Recientes” que se muestra a la izquierda. Bastará con darle un clic al que quieras abrir de nuevo para trabajar con él.

Abrir un libro en tu PC

Si lo que quieres es abrir un libro que no está en este listado, debes hacer clic en “Abrir otros libros”.

Abrir un libro en OneDrive o Skydrive
Esta opción es para poder abrir una carpeta en línea de tu cuenta de Skydrive o, en mi caso, de OneDrive. En la esquina superior derecha, puedes ver mi nombre, porque tengo iniciada mi sesión y conectado mi servicio de OneDrive.

Nuevo Libro.

Ahora, para crear tu nuevo libro, haz clic en la opción “libro en blanco”.

Este es el aspecto de un libro de trabajo en Excel, el cual está compuesto de varias secciones que debes saber diferenciar para comprenderlo mejor.

La barra de herramientas de acceso rápido.

Esta barra de herramientas está situada por encima de todo lo demás y contiene los botones de los comandos más utilizados.

Los comandos.

El primer comando es el de guardar el libro actual, para evitar perder los cambios en caso de cerrarlo por error o que se corte la electricidad.

Seguimos por los botones de “deshacer” y “rehacer” que te permiten volver atrás o nuevamente adelante en los cambios, respectivamente.

La Cinta de Opciones.

La cinta de opciones es un menú muy versátil en el que podrás encontrar agrupados todos los comandos por categorías y apartados, como si fueran herramientas en sus cajas organizadoras.

7 Fichas.

Inicialmente, son 7 fichas las que encuentras en la cinta de opciones, a saber:

Inicio

La primera ficha y la que utilizarás más a menudo, sobre todo en tus primeras prácticas.

Insertar

Segunda ficha y agrupa los comandos relacionados con insertar algo dentro de la hoja.

Diseño de Página.

Tercera ficha que agrupa los comandos relacionados con el diseño de la página. Especialmente para imprimir.

Fórmulas.

Cuarta ficha en la que encuentras las herramientas para trabajar con fórmulas.

Datos.

Quinta ficha en la que podrás encontrar las herramientas para trabajar con datos. Muy útil más adelante.

Revisar.

Sexta ficha que reune los comandos para realizar una revisión de tu hoja de trabajo.

Vista.

Séptima hoja en la que se agrupan los comandos para alterar la forma en que se visualiza tu hoja de trabajo. Especialmente útil cuando comienzas a trabajar con muchos datos.

Archivo.

Pero hay una ficha en color verde que aún no te he mencionado y es la ficha “Archivo”. Esta es una ficha especial que tiene uan sola función: Invocar a la vista “BackStage”

Vista Backstage.

Esta es una vista muy parecida a la “Página de Inicio”, en la que encontrarás las opciones para un nuevo libro, abrir un libro existente, guardar, imprimir, etc.

Además, en la parte superior, está el botón en forma de flecha que te permitirá salir de la vista backstage.

La barra de fórmulas.

Seguimos bajando y veremos la barra de fórmulas, la cual te permite editar el contenido de una celda; pero especialmente para editar las fórmulas en ellas. Se trata de uno de los elementos de la interfaz de Excel a los que más atención debes ponerle.

El área de trabajo.

El área de trabajo es el de la hoja misma. Se trata de una rejilla de celdas en las que tabularás los datos sobre los cuales quieres trabajar.

Columnas y filas.

El área de trabajo está compuesto por celdas como te dije y estas celdas forman a su vez, filas y columnas.

Nota como las columnas tienen carteles que están diferenciados por letras mientras que las filas tienen carteles que están diferenciados por números.

Así, cada celda tiene un nombre que será la letra de su columna y un apellido que será el número de su fila.

De manera que esta celda se llamará A1 y esta otra celda se llamará C4, porque está en la columna C y en la fila 4.

¡Como si estuvieras jugando ajedrez!

Desplazarse por el área de trabajo.

Bien, ya estás en el área de trabajo; pero ¿cómo me desplazo por ella?

Tienes dos opciones: Usas las flechas direccionales para moverte de celda en celda o usas las barras de desplazamiento vertical y horizontal.

Etiquetas de las hojas.

Si observas en la parte inferior del área de trabajo, verás una etiqueta con el nombre de la hoja. En este caso “Hoja 1”. Esa es la ficha, etiqueta o muchas veces llamada “pestaña” de la hoja de trabajo.

Crear nueva hoja.

Si quieres crear una nueva hoja de trabajo, basta con utilizar el botón en forma de “+” que está justo a un lado de la pestaña de la hoja de trabajo. Siempre la encontrarás después de la última pestaña.

La barra de estado.

Un poco más abajo, encontrarás la barra de estado.

Este elemento sirve para mantenerte informado de las cosas que suceden mientras Excel realiza una operación. Concretamente, es para mostrar mensajes.

Botones de vistas.

En la misma línea y más hacia la derecha, encontrarás los tres botones de las vistas y sirven para cambiar la forma en que se muestra en pantalla el área de trabajo.

Control de Zoom.

Un poco más hacia la derecha, verás el control de Zoom que vendría a ser algo así como la lente de una cámara con el que puedes hacer un acercamiento o alejar la vista.

Ten en cuenta que alterar el tamaño del área de trabajo afecta a las celdas y también a los carteles de las filas y las columnas.

Y aún hay más

Sí. En realidad esto no es más que una probada muy por encima de todo lo que Excel tiene a tu disposición; pero es lo primero que debes conocer, para poder iniciar tu aprendizaje con esta gran herramienta.

¡Nos vemos!

Raymundo