Cómo nombrar una celda o un rango de celdas en Excel.

Nombrar una celda es una forma de facilitarte las cosas cuando debes escribir fórmulas complejas y necesitas mayor claridad que el que te dan las referencias normales en Excel.

Por ejemplo, no es lo mismo escribir:

=BUSCARV($A$1;$A3:$AC19371;1;0)

Que, por decir algo, escribir ésto:

=BUSCARV(CODIGO; BASE_DATOS; 1; 0)

Hay diferencia ¿no lo crees?

Pues justamente para eso es que sirve el nombrar una celda en Excel. Para clarificar las cosas al momento de escribir fórmulas o utilizar funciones.

Así, pasamos de llamar a la celda $A$1 como CODIGO y al rango $A3:$AC19371, sencillamente como BASE.

Con esto ya podemos trabajar mucho más fácil en nuestras, ya de por sí, complicadas ‘bases de datos’.

Nombrar una celda (o rango de celdas)

Para realizar esta parte, basta con seguir estos sencillos pasos:

  • 1

    Selecciona la celda o rango de celdas a la que le quieres colocar un nombre.

Nombrar una celda

  • 2

    Utiliza el cuadro de nombre para escribir el nombre que le quieres dar a tu celda o rango.

Nombrar una celda

Recuerda que no debe tener espacios y debe comenzar por una letra o un guión bajo “_”.

  • 3

    Presiona la tecla Enter y habrás terminado.

Nombrar una celda

¡Así de sencillo!

Ahora cada vez que selecciones esa misma celda o rango, verás que el cuadro de nombre muestra el ‘alias’ que tú le asignaste.

Un extra para ti.

¿Hay otra forma de hacer esto?

¡Claro que la hay!

Puedes ir a la ficha ‘Fórmulas’ y en el apartado Nombres definidos encontrarás el botón Asignar Nombre en el cual puedes hacer clic para mostrar la ventana para insertar el nuevo nombre de tu rango.

Nombrar una celda

En este cuadro, puedes especificar:

  1. El nombre del rango.
  2. El Ámbito (es decir, desde dónde se puede ‘ver’ ese nombre de rango o desde dónde es ‘válido’)
  3. Un comentario que puedes indicar para que otros (o incluso tú) puedan saber luego para qué es esa definición que estás haciendo.
  4. En el campo Se refiere a, debes indicar la referencia de la celda o el rango que estás nombrando. Si lo has elegido previamente, debería aparecer ya el rango en esta casilla.

Nombrar una celda

¿Hay otras formas de hacerlo?

Siempre la hay. Ya sabes, los de Microsoft siempre le ponen más de una forma de hacer las cosas y, si no siempre, casi casi.

De manera que queda en ti jugar con las opciones y descubrirla por tu propia cuenta. Yo acabo de explicarte las dos más sencillas o más utilizadas para que comiences tu exploración.

En una próxima entrada, te mostraré un par de ‘trucos’ para facilitarte las cosas cuando tienes muchas celdas que nombrar.

Por ahora, te deseo un buen fin de semana.

¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo esconder tus macros en Excel, para que no se vean desde la hoja.

Esconder macros en Excel

Si no quieres que tus macros se vean desde la hoja, entonces yo te muestro como esconder tus macros de forma sencilla y sin muchas vueltas.

A veces nos parece buena idea esconder nuestras macros, sea por la razón que sea.

Generalmente, cuando queremos hacer esto, es porque no queremos que las macros se vean desde la hoja, ya que éstas han sido diseñadas para trabajar únicamente “por debajo”.

O porque no queremos que se sepa cuál es la función “mágica” que hace esto o aquello.

La razón la pones tú.

La posible solución la pongo yo.

Y esta es una solución sencilla que no busca ser infalible ni mucho menos. Quedas advertido o advertida.

Ahora te mostraré cómo esconder tus macros. Empecemos.

La situación.

Cuando nos dirigimos normalmente al menú para ver las macros disponible, veremos que nuestra súper-macro aparece listada en esta ventana.

Esconder macros en Excel

Además, si se trata de una función, también aparecerá listada en la ayuda junto con las demás funciones que vienen con Excel.

Esconder macros en Excel

Lo que queremos es que no aparezca en ninguno de estos dos lugares.

¿Cómo esconder tus  macros ?

Te mostraré dos formas sencillas de hacerlo, para que tú elijas la que más se adapta a tu situación.

  • 1

    Hazla privada

Sí, puedes hacerla privada para que no pueda “verse” desde la hoja sino únicamente desde el módulo en el que tu función reside.

Para lograr esto, basta con que adiciones la palabra reservada “Private” delante del nombre de tu función, así:

Private Function MiMacroSecreta()
'
' MiMacroSecreta Macro
'

'
End Function
  • 2

    Ponle argumentos

Esta es otra técnica que puedes utilizar para que tus macros no se vean desde la ventana de macros. Tu argumento puede ser opcional, si no necesitas utilizarlo realmente.

Private Function MiMacroSecreta(Optional ByVal MiArgumento As String = "")
'
' MiMacroSecreta Macro
'

'
End Function

Sin embargo sí se podrán ver desde la hoja si escribes el nombre de tu función en una celda cualquiera.

Esta segunda forma podría serte útil si precisamente quieres que tu macro no se vea desde la ventana de macros, pero que sí se vea en la caja de ayuda de fórmulas.

Es todo por hoy.

Y con esto, queda en tus manos hacer la mejor elección para tu caso. Recuerda que esto no te da ningún nivel de seguridad, solo significa acomodar un poco las cosas, a tu conveniencia.

En una próxima entrada, abordaré el tema de colocarle seguridad a las macros para que nadie pueda verlas ni modificarlas.

Por ahora, lo dejamos hasta aquí.

¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo imprimir todo en una página con Excel

Cómo imprimir todo en Excel

Hace unos días, Silvia me preguntaba en el correo sobre cómo hacer para poder imprimir todo su trabajo en una sola hoja, ya que únicamente le aparecía una parte del mismo.

En esta entrada, te explico la manera de hacerlo y es muy fácil. Empecemos.

  • 1

    Selecciona toda el área que quieres imprimir

Sí, es obvio, pero hay que hacerlo. Primero deberás seleccionar toda el área de tu hoja que quieres que salga en la impresión. Ten cuidado, si seleccionas un área demasiado grande, va a caber en tu hoja impresa; pero ni con lupa serás capaz de leer eso.

Seleccionar Área de Impresión

  • 2

    Establece el área de impresión

Ahora que tienes seleccionada o “sombreada” el área, lo siguiente que harás será establecer el área de impresión. Esto lo conseguirás si te diriges a la ficha “Diseño de Página” y en la sección “Configurar Página” haces clic sobre el botón “Área de Impresión”.

Una vez hayas hecho clic sobre este botón, se desplegará un menú, en el cual seleccionarás la opción: “Establecer Área de Impresión”

 

Establecer Área de Impresión

  • 3

    Estás list@ para imprimir

Ahora ya puedes realizar la impresión de tu planilla y verás que todo cabe en tu hoja, tal y como se mostraba en la vista previa.

Imprimir Todo en Excel

Sencillo, ¿no crees?

Espero que te sea de ayuda.

¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo generar números aleatorios con decimales y dentro de un intervalo, en Excel [Consejo Rápido]

Generar números aleatorios con decimales
Cuando generamos un número aleatorio con la función ALEATORIO, generamos un número con decimales, pero siempre entre cero y uno. Si usamos la función ALEATORIO.ENTRE, controlamos el rango; pero no tenemos decimales. Aquí te muestro una forma de tener las dos cosas.

Para generar números aleatorios dentro de un rango en Excel y que además tenga decimales, es tan sencillo como hacer la combinación de ambas funciones en una misma fórmula.

A continuación te realizo la propuesta y tú le pondrás las mejoras que consideres necesarias ¿te parece? ¡Pues vamos a ello!

1 Ingresa la fórmula ALEATORIO.ENTRE

Para generar tu número aleatorio, entre un máximo y un mínimo, utiliza la función aleatorio tal y como te muestro en la siguiente imagen.
Cómo generar números aleatorios dentro de un rango en Excel

2 Súmale la función ALEATORIO

Cómo generar números aleatorios dentro de un rango en Excel
Sí. Si ya tienes un número aleatorio entero y le sumas un número aleatorio decimal, entonces el resultado será un número aleatorio decimal dentro del rango que tú quieras. ¡Fácil! ¿No lo crees?
Cómo generar números aleatorios dentro de un rango en Excel

Y hemos terminado.

Como ves, las ideas sencillas son las que más a menudo nos ayudan a resolver las tareas que nos encontramos en nuestro día a día con Excel y otras cosas más.

¿Qué le cambiarías y / o mejorarías?

Espero tus comentarios.

¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo convertir Decimales a Horas y Minutos en Excel

Cómo convertir Decimales a Horas y Minutos en Excel
Convertir Decimales a Horas y Minutos en Excel, es otra de las tareas que frecuentemente se aparecen por la oficina en el momento en que te encuentras más atareada o atareado. Aquí te muestro cómo hacerlo sin perder mucho tiempo.

Si bien es cierto que a ti te gusta escribir las horas y minutos en el formato 01:36:38, también es cierto que muchos de esos “nuevos sistemas” que llegan a tu empresa lo manejan de otra forma.

Incluso, algunas personas te pasaran las horCómo convertir Decimales a Horas y Minutos en Excelas en el formato decimal.

¿Qué quiero decir con horas en formato decimal?

Pues, por ejemplo, para expresar media hora en números decimales, se escribiría de esta forma: 0,5

¿Y quince minutos, cómo sería?

Al ser la cuarta parte de una hora, quince minutos en decimal se escribiría de esta forma: 0,25

Bien, bien. Ya entendí. Ahora ¿cómo convertir decimales a horas y minutos?

Sencillo. Si tienes una columna en la que las horas están representadas en el formato decimal, utiliza una columna auxiliar en la que, sencillamente, vas a tomar el valor que tienes en las horas y lo dividirás entre 24 (o sea, entre 24 horas que tiene el día)

Y por último, si Excel no lo hace automáticamente, cambia el formato de la celda por uno que sea del tipo hh:mm:ss (horas, minutos, segundos)

¿Nada más? ¿Solo dividir entre 24? ¿Y cómo así?

Sí, nada más. Verás, lo que sucede es que justamente así es como Excel trata a las fechas, como un número decimal que representa la diferencia entre una fecha y otra, en segundos.

Claro que si quieres una explicación un poco más detallada, puedes hacer clic en este enlace en el que te explico la forma en que Excel maneja las fechas.

¿Y qué hago si no son horas, sino minutos?

Interesante pregunta. Por eso me gusta conversar contigo acerca de Excel.

Pues verás, en realidad es muy sencillo, pues si seguimos el mismo razonamiento que en el método anterior, en el cual dividimos las horas para el total de horas que tiene un día… Entonces si tenemos el tiempo expresado en minutos, deberíamos dividirlo entre el número total de minutos que tiene un día.

¡Sí! Muy sencillo ¿no lo crees?

¿Y cuántos minutos tiene un día?

1440 minutos.

Entonces, repetimos el proceso, dividimos el número total de minutos entre 1440 y obtendremos un número decimal más pequeño que, si le damos el formato de hh:mm:ss, entonces Excel va a mostrarlo tal y como estamos acostumbrados a verlo.

¿Ves? Más sencillo que eso, es difícil.

Espero que esta entrada te ayude a disipar tus dudas y que cuentes con muchas oportunidades para ponerlo todo en práctica.

¡Ah! Y no dejes de compartir esta conversación en Facebook y Twitter. Tal vez otras personas encuentren interesante lo que tú y yo hemos tratado aquí.

¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo crear un libro de trabajo a pantalla completa [Vídeo]

Cómo crear un libro de trabajo a pantalla completa

Hoy quiero mostrarte un truco muy sencillo; pero muy efectivo, para que puedas hacer que tu libro de trabajo, se asemeje a una aplicación real. Aunque sea un poco.

¿Te interesa?

Empecemos.

Cómo crear un libro de trabajo a pantalla completa (transcripción debajo del vídeo)

 

Transcripción del vídeo

Como a estas alturas ya sabes qué son las macros y cómo grabar una, vamos a pasar directamente al grano.

Primero, voy a dejar encendida la grabadora y al resultado le colocaré el nombre de “PantallaCompleta”.

Ahora, vamos a realizar los siguientes pasos, en este orden:

  • Primero, nos dirigimos a la ficha “Vista”
  • Segundo, quitamos las líneas de cuadrícula.
  • Tercero, quitamos la barra de fórmulas.
  • Cuarto, quitamos los títulos, ésto hará que desaparezcan los encabezados. Es – decir, las letras y los números de las columnas y filas respectivamente.
  • Quinto, le damos un doble clic a cualquiera de las fichas. En mi caso, le daré un doble clic a la misma ficha “Vista”. Como ves, la cinta de opciones se “Recoge” y nos muestra un poco más de espacio en pantalla.

Ahora, ya con este “nuevo look” que tiene tu libro de Excel, ya podrás colocarle formularios, botones y otras monerías que te permitirán ponerle el disfraz de aplicación a tu proyecto de trabajo en Excel.

No te olvides de parar la grabadora de macros y de rescatar el código que se ha generado.

Como ves, aquí se encuentra todo el secreto que hay tras bastidores y puedes incluso utilizarlo para repasar el código y estudiar cómo se hace qué cosa.

¿Te ha gustado el truco?

Si es así, no te olvides de darme un pulgar arriba y comparte este vídeo con tus amigos. Dame un like en Facebook y sígueme en Twitter.

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¡Nos vemos!

Raymundo