Función SI: ¿Para qué sirve y cómo funciona?

¿Te has encontrado con la necesidad de generar un valor dependiendo de una o varias condiciones? ¿Sí? Pues yo en algún momento también lo he necesitado.

Ahora te voy a contar cómo utilizo la función [abbr title=”Equivalente en español: SI”]IF[/abbr] en Excel y en qué casos podría serte útil.

La función IF al desnudo.

La función [abbr title=”Equivalente en español: SI”]IF[/abbr] realmente puede ser de mucha ayuda en nuestros modelos realizados en Excel, ya que su finalidad es la de “tomar una decisión” en base a una condición que tú le indiques. De esta forma puede “decidir” mostrar un valor o no, siempre y cuando la condición dada se cumpla o no.

Imagina que  tienes un listado de alumnos y sus calificaciones. Las calificaciones estarán dentro del rango 0 – 20.

Función IF

Sería muy cómodo poder utilizar una fórmula que automáticamente nos diga quiénes reprobaron, ¿no lo crees?

Vamos a suponer que todos aquellos alumnos que obtuvieron menos de 14 puntos han reprobado. Entonces para que Excel nos diga cuáles de estos alumnos han reprobado, debemos darle la instrucción a través de la función [abbr title=”Equivalente en español: SI”]IF[/abbr], de la siguiente forma:

Función IF

Esta es la anatomía de la función  [abbr title=”Equivalente en español: SI”]IF[/abbr]. Esta función recibe tres parámetros: condición, valor a mostrar si se cumple la condición, valor a mostrar si no se cumple la condición.

Para el caso del ejemplo, en palabras normales, sería decirle a Excel lo siguiente:

Función IF

Con esto le estaríamos diciendo a Excel que si el promedio de un alumno es menor que 14, escriba la leyenda “Reprobado” y en caso de que no se cumpla la condición, es decir, que el promedio sea igual o mayor a 14, entonces escriba la leyenda “Aprobado”.

Si lo escribimos respetando la sintaxis que nos exige Excel, la fórmula nos quedaría así:

Fórmula IF

 

Entonces, voy a escribirlo así en la tabla que te mostré anteriormente:

Función IF

Ahora voy a copiar la fórmula IF en todas las líneas para que realice la misma evaluación en todo el listado:

Fórmula IF

¡Y listo! Con esta fórmula Excel nos “dirá” cuáles son los alumnos que han reprobado y cuáles han aprobado, en base a la condición que nosotros hemos establecido: solo aprueban aquellos alumnos que han obtenido 14 puntos o más.

Por supuesto que puedes encontrarte en situaciones más complejas en las que necesites considerar más condiciones; pero este ejemplo sirve para aclarar las ideas respecto de esta fórmula tan útil para nuestros modelos en Excel.

Te dejo el [ilink url=”http://static.raymundoycaza.com/formula-if.xlsx” style=”download”]archivo con el ejemplo[/ilink]  para que lo revises más de cerca.

 

Efecto MouseOver en Excel: ¿es posible?

Efecto Mouseover en Excel

¿No te ha pasado que en varias ocasiones has considerado la idea de utilizar un efecto MouseOver en Excel para tus aplicaciones?

Seguramente sí. El problema es que cuando te pones a buscar en los eventos de VBA, no encuentras algo así para poder usarlo con una celda.

¡Pero sí es posible lograrlo! Hoy voy a mostrarte cómo podrías implementar un ‘evento MouseOver’ en tus desarrollos en Excel. ¡Esto va a ayudarte a sorprender a tu jefe!

Efecto MouseOver en Excel, en 5 pasos

Vamos a hacer este efecto paso a paso y con paciencia. Te darás cuenta que en realidad es muy sencillo de lograr.

Para el ejemplo he decidio realizar un recuadro sencillo con tres “solapas”, que detectarán cuando el puntero del ratón pase encima de ellas y cambiarán el valor mostrado en el recuadro.

01 Definiendo el área del cuadro.

Aquí seleccionarás el área que contendrá a tu recuadro con sus tres solapas. El área que seleccioné yo es: F2:H20

Efecto MouseOver en Excel
Seleccionando el área para nuestro recuadro.

Le pondrás bordes, la rellenarás de un color gris y poco más, a tu gusto.

02 Ingresando unos cuantos datos.

Ahora vas a ingresar unos cuántos datos en tu recuadro para darle forma. Yo he decidido ponerle el texto Opción 1, Opción 2 y Opción 3 en cada columna.

Debajo de estas etiquetas, en la siguiente fila, he colocado unos iconos especiales que puedes obtener simplemente escribiendo el número 6 y cambiando la fuente a Webdings.

Adicionalmente, el rango F4:H20 lo he combinado y en él he escrito la  frase ‘Hola Ecuador’ como prueba.

Efecto MouseOver en Excel
El recuadro listo. Ya lo has formateado y definido dónde irán las solapas.

03 Defines un nombre

Ahoras vas a definir un nombre en la celda B2. Este servirá para almacenar el resultado de la selección actual, para que sepas cuál es la solapa activa. En mi caso, lo he llamado ‘seleccion

Efecto MouseOver en Excel
Nombras la celda B2 como ‘seleccion’

04 Creas una pequeña macro.

Ahora deberás de crear una sola función que tendrá una línea. No suena tan complicado, ¿verdad?

Public Function MiEvento(rngCelda As Range)Range(“seleccion”).Value = rngCelda.ValueEnd Sub

No olvides crearla en un módulo aparte, para ser ordenados.

La función recibe como parámetro un rango, que será una celda (esto lo veremos en el siguiente paso).

El objetivo de la función, será poner en la celda que nombramos como ‘seleccion’, el valor de la celda que le hemos pasado por parámetro. Así, cada vez que ejecutemos esta función, el valor de la celda ‘seleccion’ se actualizará.

05 El secreto: Usa hipervínculos.

¿Recuerdas las celdas donde pusimos los iconos en forma de flechas apuntando hacia abajo? Pues ahora en lugar de escribir en ellas el número 6, colocaremos la siguiente fórmula:

Efecto MouseOver en Excel
Usando la fórmula Hipervínculo, para simular el efecto MouseOver.

Explicación:

La fórmula HYPERLINK() la utilizamos para convertir el contenido de la celda en un enlace (como los de una página web); pero en lugar de pasarle una dirección como parámetro, le pasamos el nombre de nuestra función MiEvento() definida en el código VBA.

A esta función le debemos pasar como parámetro la celda que tiene el nombre de nuestra solapa, es decir, la que se encuentra en la línea superior. Para el ejemplo, usamos la F2

Al no ser una dirección válida, nuestra fórmula nos dará un error. Aquí es donde entra al rescate la función IFERROR()

La función ISERROR()va a evaluar el contenido de la fórmula HYPERLINK(), si devuelve un error, entonces mostrará el valor que le pasemos como segundo parámetro, en este caso, el 6; de manera que se muestre el mismo caracter que teníamos al principio.

Recuerda copiar la fórmula a las tres celdas que figuran como nuestras solapas.

06 Un retoque en el formato.

Hasta aquí, ya has logrado el efecto MouseOver en Excel. Si pasas el puntero del ratón sobre los iconos, notarás que la celda B2 (que nombramos como ‘seleccion’) cambia su valor por el de la etiqueta activa.

Sin embargo, tenemos un pequeño inconveniente aquí: para que se active el evento, debemos pasar el puntero del ratón exactamente sobre el icono. Sería mucho mejor si el evento se disparara con solo pasar el puntero sobre la celda. Eso lo podemos conseguir ajustando la alineación de la celda a Wrap Text (Ajuste de Texto).

Efecto MouseOver en Excel
Activas el ajuste de texto para que toda la celda se considere como un hipervínculo.

En la celda F4, vas a colocar la fórmula =seleccion. Con esto simulamos el cambio en el panel central cada vez que pasemos el puntero del ratón sobre una solapa.

Una última mejora que haremos en nuestro archivo será resaltar con otro color la solapa activa. Para esto selecciona las tres solapas con sus respectivos iconos y utiliza el Formato Condicional, tal y como te muestro en la imagen:

Efecto MouseOver en Excel
Utiliza el formato condicional para dar un efecto de animación a tus solapas.

Nota:

Debes utilizar el ancla delante del número de línea para que la fórmula no se ‘desplace’ hacia abajo. Lo que nos interesa es comparar el valor de la línea 2 contra el valor de la celda ‘seleccion’.

El ejemplo en acción

Aquí puedes ver el ejemplo funcionando tal cual nos propusimos. Imagínate los usos que le podrías dar a esta técnica en tus modelos.

Efecto MouseOver en Excel
El ejemplo funcionando.

Descarga el archivo terminado

Sólo pincha en cualquiera de los botones siguientes y descárgate el archivo para que puedas jugar con él y consultar cualquier duda que puedas tener con el funcionamiento de la hoja. En realidad no es tan complicado 😉

 

Pincha aquí para descargar el archivo terminado.

 

¿Y tú, qué opinas de esta técnica?

A mi me gusta esta técnica porque me permite extender las posibilidades de diseño para mis modelos en Excel. Y tú, ¿qué opinas? ¿Te ha gustado el truco? Me gustaría saber tu opinión.

No olvides ayudarme a difundir este artículo en las redes sociales. ¡Gracias!

¿Te gustaría crear un botón flotante en Excel?

Foto cortesía de: jimbl

Cuando trabajas sobre una hoja con varios cientos o miles de registros, se te presenta la molestia de no saber dónde colocar el botón que ejecute la macro que has desarrollado. ¿No es verdad?

Tarea un poco difícil, porque el usuario siempre se va a estar moviendo en todas direcciones, sobre todo hacia abajo, donde nuestro botón sale del campo visual. Sería Excelente poder crear un botón flotante para nuestra macro; pero ya sea porque quieres hacerlo diferente, o porque no quieres que el usuario cierre accidentalmente la ventanita con el botón, te voy a mostrar cómo hacerlo con una autoforma.

Botón Flotante en Excel

Primero vas a crear tu botón con una autoforma, a tu gusto. Esta es una de las ventajas de hacerlo así, porque puedes darle la forma y el color que quieras a tu botón. El mío me quedó así:

Boton Flotante

No olvides darle un nombre al botón. Yo le puse “btnEjecutar”

Boton Flotante

Ahora, vas a crear una macro dentro de la hoja en la que dibujaste el botón. Esto debido a que debemos controlar el evento Worksheet_SelectionChange que se dispara cada vez que el usuario cambia la selección.

Este sería el código a utilizar:

Botón Flotante

 

En este código, le estamos indicando a Excel que cada vez que nos movamos por la hoja, calcule la posición de la celda y se la asigne a la autoforma que tiene por nombre “btnEjecutar”.

  1.  Con el atributo .Left de nuestro botón, le estamos indicando que la distancia desde la izquierda de la pantalla, sea igual a la distancia que tiene la celda que está a la derecha de la celda activa.
  2. Con el atributo .Top de nuestro botón, estamos asignándole la misma distancia que tiene la celda activa desde la parte superior de la pantalla.
  3. El atributo .Height es simplemente para que siempre se adapte al alto de la celda activa. Puedes quitarle esta línea si tienes una planilla con muchas filas de diferente altura.

El botón flotante En acción

En esta imagen puedes ver a nuestro simpático botón moviéndose por toda la hoja cada vez que cambiamos la celda activa. No importa hacia dónde nos movamos, nos seguirá “como un perrito fiel”

Botón flotante en Excel

 

Consejos adicionales para que modifiques el código

Si no quieres que el botón flotante se mueva de columna, puedes eliminar la siguiente línea:

.Left = Cells(fila, columna + 1).Left

Por el contrario, si quisieras que tu botón no se mueva de fila, pero sí de columna, puedes eliminar la siguiente línea:

.Top = ActiveCell.Top

Si tu hoja tiene muchas filas con altura diferente entre si, puedes eliminar la siguiente línea:

.Height = ActiveCell.Height

El ejemplo terminado

Aquí te dejo el ejemplo terminado en un libro de Excel habilitado para macros. Solo haz clic en el botón y sigue las instrucciones. ¡Es Gratis!

No te olvides de permitir la ejecución de macros al abrirlo, para que funcione el código.

Eso es todo por hoy. Espero que le saques provecho a este ejemplo y lo apliques en tus proyectos.

¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo Eliminar duplicados en Excel en 20 segundos [Video]

Eliminar duplicados en Excel

No en pocas ocasiones nos encontramos con la necesidad de eliminar duplicados en Excel para mostrar únicamente los valores únicos.

Podemos aplicar infinidad de posibles soluciones, como agruparlos con una Pivot, por ejemplo.

Pero a veces lo que nos interesa es tener una forma rápida de deshacernos de esos datos repetidos en un plis-plas. En este video te muestro cómo hacerlo en menos de 20 Segundos.

Usando la opción de eliminar duplicados en Excel

Eliminar duplicados en Excel, es tan sencillo como hacer lo siguiente:

[unordered_list style=”tick”]
  • Seleccionas el rango que quieres “limpiar”.
  • Te diriges a la cinta de Excel, en la parte superior, seleccionando la pestaña Data (Datos)
  • Pincha sobre el botón Remove Duplicates (Remover Duplicados)
  • ¡Listo!
[/unordered_list]

Yo uso este método para realizar un “barrido” de datos repetidos y ahorrarme varios minutos de trabajo. Desde que lo descubrí me ha ahorrado mucho tiempo y ha sido uno de los responsables de que me pueda retirar temprano de la oficina 🙂

¿Y tú, ya usas la opción de Eliminar Duplicados?

¿Ya usas esta opción? ¿O tal vez utilizas una forma distinta para remover duplicados “al vuelo”? Si es así, me gustaría conocer cuál es.

¿Por qué Excel es el Mejor Amigo de mi Empresa?

Como sabes, mi objetivo es ayudarte a sacarle el máximo provecho a la tecnología disponible actualmente, -a la que todos tenemos acceso- y usarla como una poderosa herramienta para tu negocio.

Por eso, hoy quiero conversar contigo acerca de una de las principales opciones que tiene tu negocio -o pequeña empresa – para las distintas tareas que éste necesita realizar a nivel administrativo.

Debemos comenzar por descartar las opciones que no nos convienen por no ajustarse a nuestras necesidades.

Por ejemplo, ¿por qué comprar un programa enorme, que genera decenas de reportes que tu negocio realmente no necesita? O, peor aún, bajarlo de internet y aplicarle un ‘crack’. ¿Realmente necesitamos un programa ‘sobrecargado’?

También está la opción de desarrollar un programa ‘a medida’; pero puede que no quieras arriesgarte con un desarrollador independiente (las empresas desarrolladoras de Software, generalmente tienen precios muy altos).

Entonces, yo te pregunto: ¿por qué no usar Excel?

Excel en 10 Palabras

Programa de oficina que se usa principalmente para realizar cálculos.

¡Punto! Tan sencillo como eso. No te aburriré con un concepto enorme que trate de abarcar todos los detalles de este programa. Simplemente recuerda que es un programa (o aplicación) y que su objetivo primordial es realizar cálculos.

Ventajas

La principal ventaja de Excel es su objetivo central: realizar cálculos.

¿Por qué esto representa una ventaja? Pues mira, piensa en las siguientes tareas que probablemente necesites realizar en tu empresa o negocio:

  • Ingreso de facturas (se calcula el subtotal, el IVA, los descuentos, etc.)
  • Control de inventarios (se calculan los saldos de existencias, entradas y salidas)
  • Control de nómina (se calculan los sueldos, aportes al Seguro Social y descuentos)
  • Llevar la Contabilidad de la empresa. Este, definitivamente, es el uso más común que se le da a Excel.

 

Como ves, en la gran mayoría de tareas que necesites automatizar o controlar en tu negocio, se necesita realizar cálculos de algún tipo. ¡Y en eso Excel se presta de lo lindo!

Otras ventajas que puedes encontrar en Excel son las siguientes:

  • Económico: Tu equipo ya tiene Office instalado, casi es seguro.
  • Versátil: Su flexibilidad le permite adaptarse a casi cualquier escenario que pueda presentarse en tu empresa.
  • Intuitivo: El usuario se siente más cómodo trabajando con una interfaz que ya conoce.
  • Potente: La capacidad de utilizar código de programación (VBA) hace que la potencia que ya posee Excel,  crezca exponencialmente.
  • Puedes generar reportes: Con la misma herramienta y sin tener conocimientos muy avanzados, puedes generar tu propia plantilla de reportes para observar la situación de tu empresa en un gráfico resumen.

 

Desventajas

Las desventajas de Excel, dependen mucho de para qué lo quieras utilizar; pero yo te mencionaría como principal desventaja la escalabilidad.

Cuando hablo de escalabilidad, me refiero a la capacidad de Excel para crecer y adaptarse como para  manejar más de un millón de registros (o líneas para estar más claros)

Realmente, pocas empresas (pequeñas o medianas) necesitan más que esto.

Con el tiempo, obviamente van a llegar a esta cifra; pero ¿realmente necesitas manejar toda esta información a la vez? Bien podrías archivar la información de cada año en un archivo aparte.

Entre otras posibles desventajas, te puedo indicar las siguientes:

 

  • Recuerda que es un programa de pago: Seguramente ya lo tienes comprado e instalado; pero es bueno recordarlo.
  • Si tienes decenas de miles de registros y además usas fórmulas, Excel probablemente se pondrá lento. Debes diseñar tu hoja de cálculo pensando en estas limitaciones y optimizarlo para evitar en lo posible este inconveniente.
  • Como todos los programas que encuentras en Windows, es propenso a cerrarse por errores inesperados y perder información. Desarrolla una política de respaldos de seguridad para tener a salvo tu información.
  • Para usarlo en un nivel intermedio / avanzado la curva de aprendizaje sin un instructor puede ser alta. Tranquilo, para eso estoy aquí =)

 

¿ Por que Excel y por qué usarlo en mi negocio?

 

  • Ya que te he mostrado sus ventajas y desventajas, puedo decirte que Excel es una muy buena opción para tu negocio por ser una herramienta que ya está presente en tu realidad y en la de tus colaboradores.  La curva de aprendizaje disminuye mucho al ser una herramienta conocida por la mayoría.
  • Resulta más económico que comprar soluciones que han sido pensadas para grandes empresas y no se adaptan a las necesidades de tu negocio.
  • Puede ser tu ‘laboratorio en vivo’. Si utilizas una planilla diseñada en Excel durante un tiempo, puedes encontrar necesidades de tu negocio que de otra manera no hubieras visto (ni mucho menos el desarrollador que no conoce de las particularidades de tu negocio) y entonces tener las bases necesarias para mandar a desarrollar ese programa a medida que tu empresa necesita.

 

¿Hasta dónde puedo llegar con Excel?

Con Excel puedes llegar hasta donde tu imaginación lo haga. Realmente su versatilidad y potencia lo hacen una gran opción para tu negocio ya que puedes construir una mini-aplicación y adaptarla a tus necesidades con relativa facilidad.

¿Puedo lograrlo yo?

Con tu imaginación, Excel y mi ayuda podrás lograr casi cualquier cosa que te propongas (recuerda que ningún programa es todopoderoso)

Lo único que tienes que hacer es tener en mente lo que realmente necesitas. Debes tener objetivos claros y realistas; como buen empresario que eres, esa parte la tienes clara =)

Resumiendo

Excel es un gran programa que demuestra toda su potencia en el ámbito empresarial, que es a donde apunta. Su gran flexibilidad le permitirá adaptarse rápidamente a los cambios que se presenten en tus reglas de negocio y te evitarás llenarte de aplicaciones innecesarias, dejando los programas a medida para verdaderas tareas de misión crítica.

Si quieres arrancar con una aplicación que sea capaz de gestionar las transacciones realizadas en tu empresa o negocio y no represente una gran inversión de dinero, Excel es una alternativa que definitivamente debes tener en cuenta.

Existen muchos detractores de Excel que te dirán que no sirve para nada; pero tranquilo, Excel es perfectamente capaz de adaptarse a las necesidades de tu negocio, si recién estás empezando, o tu volumen de datos no es enorme, salvo contadas excepciones con necesidades muy específicas.

”Recuerda:”

Paciencia, enfoque y persistencia: los tres ingredientes para lograr tus objetivos en la vida.

Y por último

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¡Gracias!

Raymundo

5 atajos de teclado para Twitter que te interesarán

[quote style=”boxed”]El valor más grande suele estar en los pequeños detalles.”[/quote]

Esta frase puede aplicarse al caso de varios éxitos de los que escuchamos mucho en la Internet. Twitter es uno de ellos. Detrás de su interfaz sencilla y hasta minimalista, podemos encontrarnos sorpresas como las que te muestro en esta entrada.

Siempre andamos en busca de nuevas formas de hacer las cosas. Nuevas técnicas que nos permitan ser más rápidos y así aprovechar mejor nuestro tiempo, siempre en pos de la Productividad. Tal vez esa sea la razón por la cual ahora estás leyendo esta entrada.

Y ya que muchos de nosotros invertimos una buena parte de nuestro tiempo en esta Red Social, a continuación te dejo estos 5 atajos de teclado para Twitter que seguro te ayudarán a ahorrarte unos cuantos minutos.

#1 Marcar un tuit como favorito.

Para ahorrarnos el hacer clic en la estrella, podemos simplemente escribir FAV + USUARIO

5 atajos de teclado para Twitter

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#2 Saber qué fue lo último que dijo una persona (o empresa).

Podemos ahorrarnos los segundos que nos tomaría navegar hasta el perfil de la cuenta objetivo y ver en su línea de tiempo cuál fue el último tuit enviado, con el comando GET + USUARIO

5 atajos de teclado para Twitter

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#3 Consultar las estadísticas de una cuenta.

Para ver un resumen de los datos más relevantes de cualquier cuenta, basta con usar el comando STATS + USUARIO.

5 atajos de teclado para Twitter

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#4 Averiguar los datos de una cuenta.

Puedes averiguar los datos registrados en Twitter de una cuenta que especifiques con el comando WHOIS + USUARIO

5 atajos de teclado para Twitter

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#5 Enviar un mensaje directo (mensaje privado).

Si quieres escribirle a alguien sin que medio  mundo se entere, puedes usar el comando D + USUARIO + TU MENSAJE

5 atajos de teclado para Twitter

5 atajos de teclado para Twitter

[box type=”info”]Definición de Mensaje Directo (Twitter): Un mensaje directo (MD) es un mensaje privado que se envía a través de Twitter a uno de tus seguidores. Solamente puedes enviar un mensaje directo a un usuario que te esté siguiendo; solamente puedes recibir mensajes directos de usuarios a los que sigues.[/box]
[box type=”note”]Consejo adicional: Si estás en la página principal de Twitter, puedes presionar la tecla ‘M’ y automáticamente aparecerá un cuadro en el que podrás escribir un mensaje directo a cualquier persona que te esté siguiendo.[/box]

Si bien es cierto que también podrías usar el equivalente en español para ciertos comandos, como por ejemplo: QUIENES en lugar de WHOIS, yo prefiero usar siempre los comandos originales en inglés. Una vieja costumbre que adopté para evitar problemas de incompatibilidad o de retraso en actualizaciones de los diferentes sistemas con los que me manejaba.

¿Y tú, ya usas los 5 atajos de teclado para Twitter?

¿Conoces algún otro truco para hacer más rápida la navegación en Twitter?

Si te ha gustado esta entrada, practica lo aprendido y sígueme en Twitter para mantenernos en contacto.

Un saludo.

Foto por: 4everyoung