Cómo ejecutar una macro de Excel ‘N’ veces o cómo repetir una macro varias veces sin tener que hacerlo una por una.

Cómo ejecutar una macro N veces

En un entorno tan ajetreado como el nuestro y en una época en la que el tiempo cada vez parece más escaso, se hace necesario (y mucho) contar con herramientas, técnicas o inclusive trucos bajo la manga que sean capaces de ayudarnos a realizar nuestras tareas cotidianas en el menor tiempo que sea posible.

¿O tú eres la excepción?

Leer más…

Vivir de Excel: Una posibilidad real. [Entrevista realizada por Enrique Arranz]

Siempre me has visto escribiendo sobre cómo solucionar problemas con Excel; pero esta es la primera vez en la que escribo sobre el cómo vivir dedicando tu tiempo a la aplicación de estas soluciones… ¡y en forma de una entrevista!

En esta ocasión quiero mostrarte la primera entrevista que me han realizado (y que agradezco a Enrique Arranz) gracias a la cual pude conversar con otro entusiasta de Excel y espero que te resulte tan interesante como a mi.

Enrique ha tenido una gran idea: Mostrar a su público que es posible vivir de Excel.

Pero, ¡vamos! que el mensaje es claro: Puedes ganarte la vida haciendo aquello que te gusta, mientras ayudas a las demás personas a resolver sus propios problemas.

¿Qué mejor manera de vivir tu vida que siendo útil para un colectivo de personas?

Pues no me extenderé en más detalles, ya que todos los pormenores los podrás encontrar en el artículo-entrevista realizado por Enrique a este servidor y que espero te resulte de interés.

Ir a la entrevista

Si lees esta entrevista, me gustaría que dejaras tu opinión en la caja de comentarios. Me gustaría que te animaras a leerlo y que consideraras la idea de vivir de lo que sabes y te gusta hacer. Quien sabe, tal vez te animes a realizar ese proyecto que tienes criando polvo en lo más profundo de tu corazón.

¡Nos vemos!

Raymundo

10 formas de aprovechar las macros en Excel

10 formas de aprovechar las macros en Excel

Últimamente, he recibido solicitudes de muchas personas que quieren que yo escriba sobre las macros en Excel, pues quieren comenzar a sacarles todo el provecho posible.

Esto está muy bien. Me gusta que ya te intereses en las macros y por eso hoy te traigo esta entrada en la que te contaré en este listado sobre 10 formas de aprovechar las macros en tu beneficio y el de tu empresa.

¡Comencemos!

Trabajando con macros en Excel: Da el paso al siguiente nivel.

Bien, ahora voy a enumerarte la lista sin ningún orden de dificultad; pero sí de acuerdo al orden en que normalmente suelen aparecer estas necesidades en tu largo camino con Excel.

En cada elemento de la lista, encontrarás un enlace donde podrás leer sobre el cómo hacerlo en una entrada paso a paso.

  • 1

    Mostrar un mensaje.

¿Qué tarea que se realice con las macros podría ocupar el primer lugar en esta lista?

Pues ¡mostrar un mensaje!

Un cuadro de mensaje nos sirve para avisar cuando una tarea se ha completado e inclusive para dar el aviso de que un error ha ocurrido.

Para otras aplicaciones realizadas con macros en Excel, te servirán para que tu programa no se caiga cuando ocurra un error (o mejor dicho, que se caiga, pero con elegancia 😛 )

Haz clic aquí para ver Cómo Mostrar un mensaje en Excel con VBA (Macros)

  • 2

    Abrir un archivo, desde Excel.

Y más temprano que tarde, se te ocurre que puedes crear una macro que abra un archivo sin salir de Excel, para facilitarte las cosas y ahorrar algo de tiempo. ¡Además de que se vería de lujo!

Pues bien, también se puede realizar con macros en Excel y es más sencillo de lo que crees.

Haz clic aquí para ver Cómo abrir un archivo, con macros en Excel

  • 3

    Leer el contenido de la celda activa.

Esta es de mis favoritas y de las más solicitadas. De hecho, es una de las primeras cosas que te produce curiosidad cuando comienzas con las macros en Excel.

¿Se puede?

¡Pues vamos! Que si la he puesto aquí es porque sí se puede.

Tomar el valor de la celda activa, es el punto de partida para realizar aplicaciones más complejas en Excel, ya que debes tomar ese contenido y almacenar en una “base de datos” cuando quieres hacer una aplicación de factura, de registro de citas, de cobros, etc.

Haz clic aquí para ver Cómo obtener el valor de la celda activa, usando macros en Excel.

  • 4

    Ajuste de datos: Cómo forzar la escritura en mayúsculas, usando macros en Excel.

Ya pasamos la zona de lo puramente “noob”. Esta aplicación de las macros es algo sencillo; pero ya nos va mostrando cómo podemos utilizar funciones dentro de nuestras propias funciones y nos deja sorprendidos ante las grandes posibilidades que las macros nos ofrecen.

Poder y flexibilidad. Pronto verás cuán cierto es eso con las macros.

Haz clic aquí para ver Cómo forzar la escritura en mayúsculas, usando macros en Excel (VBA)

  • 5

    Ejecutar una Macro al abrir Excel.

Bien, ya tienes varias macros creadas con tus propias manos y todo va de lujo. Pero, ¿qué tal si damos un paso más allá?

¿Y si nuestras macros se activaran automáticamente?

¿Qué tal una macro que revise mis pendientes en un libro de Excel?

El mejor momento para hacerlo, es justo al abrir el libro.

¿Se puede?

¡Vaya que sí!

Haz clic aquí para ver Cómo Ejecutar una Macro al abrir Excel

  • 6

    Escribir en una celda, usando macros en Excel.

Si en el paso 3, te pareció muy útil el poder leer el contenido de una celda, entonces el poder escribir en ella te va a encantar.

Como te contaba, ésto sirve para esas aplicaciones en las que tienes que leer datos en una hoja y copiarlos a otra, en donde podrás almacenar todos tus registros, como una base de datos.

Clic aquí para leer Cómo escribir en una celda, usando Macros (VBA)

  • 7

    ¿Un botón flotante… en Excel?

Ya pasamos de hacer cosas básicas a realizar un pequeño lujo que en realidad podría servirnos de mucho.

¿No te ha pasado que cuando insertas un botón para tus macros, éstos se pierden de vista al navegar por la hoja de trabajo?

Pues bien, ahora imagina que el botón se mantiene siempre a la vista, sin importar cuánto te muevas con el cursor.

¿Verdad que suena perfecto?

Pues aquí lo tienes.

Haz clic aquí si quieres ver Cómo crear un botón flotante en Excel.

  • 8

    Cerrar Excel, usando una macro.

Si ya vimos cómo abrir un archivo usando las macros en Excel, pues ¿qué mejor forma de complementar el tutorial, que aprender a cerrarlo de la misma forma?

Esto es útil para que puedas establecer ciertos mecanismos de seguridad o, sencillamente, para habilitar un botón desde el cual quieras que se cierre Excel cuando el usuario haga clic sobre él.

Haz clic aquí si quieres ver Cómo cerrar Excel desde una macro (con un clic de ratón)

  • 9

    Proteger una hoja de trabajo, usando macros.

Ya pasamos de lo básico, lo útil y los lujos, a la seguridad.

Es que tarde o temprano, vamos a toparnos con alguna necesidad de establecer cierto grado de seguridad en Excel; pero en algún momento.

Pero ¿y qué hago cuando debo permitir temporalmente los cambios y luego proteger nuevamente la hoja?

Por ejemplo, si creas una aplicación facturadora y la persona encargada comete un error que debe revertir; pero te interesa que no pueda hacer este tipo de correcciones a su libre criterio.

Algo similar a lo que sucede en los supermercados: La cajera o cajero te deja esperando mientras llama al Supervisor para que ingrese su clave y le autorice la corrección.

Pues con este principio básico, puedes llegar a crear algo parecido. ¡Solo tienes que ponerle ganas!

Haz clic aquí para ver Cómo Proteger una Hoja de Excel usando Macros

  • 10

    Ejecutar una macro automáticamente (por tiempo)

Como cereza sobre el pastel, llegamos al sueño de muchos: Que su macro se ejecute automáticamente sin tener que estar pendiente de ejecutarla manualmente a la hora indicada.

¿Se puede? ¿En Excel?

Tal y como lo estás leyendo.

Esta forma de ejecutar las macros, te puede servir para infinidad de aplicaciones, como consultas, labor de limpieza, consulta de datos para seguimiento, monitoreo de mediciones y un largo etc.

Tan solo tienes que seguir las indicaciones tal cual y adaptarlo a tu necesidad concreta.

¡Verás cómo vas a disfrutarlo!

Haz clic aquí para ver Cómo ejecutar una macro periódicamente (cada cierto tiempo)

Un extra para ti: Cómo desbloquear tu hoja de trabajo, utilizando las macros en Excel.

¿Te ha pasado que el anterior empleado dejó una planilla de Excel que hacía varios cálculos, pero la hoja está bloqueada con contraseña?

Seguramente has tratado de adivinarla, incluso de contactar a esa persona para poder usar tu tan preciado formato y no tener que hacerlo todo de nuevo.

Sin embargo, existe una solución al alcance de todos. No es necesario invertir dinero en un programa especializado para poder recuperar el control de tu archivo.

Con estos 8 pasos podrás desbloquear tu hoja de trabajo en 5 minutos (o menos)

Haz clic aquí para ver Cómo Desbloquear tu hoja Excel.

Y eso es todo.

Con este resumen espero que puedas tener a la mano estas entradas que te orientaran sobre lo que se puede lograr con las macros y estoy seguro de que, si juntas todas estas ideas y las combinas con tus propias creaciones, podrás lograr resultados alucinantes en tus proyectos.

No dejes de leer, estudiar, practicar y ayudar a otros. Es la mejor forma de mejorar en tus habilidades con Excel y en lo que sea que hagas.

Si te ha gustado esta entrada, déjame tus comentarios, comparte con tus amigos o sígueme en las redes sociales para que te mantengas al tanto de mis nuevas publicaciones.

¡Nos vemos!

Raymundo

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

Te han solicitado realizar un gráfico de ventas con los últimos datos recibidos que completaron el trimestre y lo necesitan en diez minutos.

¿Puedes hacerlo?

¡Claro! No hay problema. Solo debo seleccionar los datos, insertar un gráfico bonito de los que tiene Excel y éste hará todo el trabajo por mi.

¡Qué bien voy a quedar con este reporte!

Todo suena muy bonito, pero…

En ningún momento pediste más información acerca de lo que necesitan.

¿Qué quieren mostrar?

¿Cuál es el objetivo del reporte?

¿Hay algo en específico que estemos buscando?

Todas estas preguntas son necesarias para realizar un gráfico que, en realidad, sea útil para poder analizarlo y tomar las decisiones correctas sobre la interpretación de los datos que estos gráficos representan.

Y no, no tiene nada de malo hacer estas preguntas. Si tu jefe se niega a responderte preguntas como ésta, que son necesarias para realizar bien tu trabajo… Entonces está saboteándose a sí mismo.

Pero, ¿no se supone que Excel hace todo esto por mi?

No. Si así fuera, entonces ¿para qué contratarte a ti?

Y es entonces que nace la duda en ti y te haces preguntas como la que sigue.

¿Realmente importa mucho elegir el gráfico adecuado?

Sí. Importa y mucho.

¿Por qué?

Porque, como te dije antes, un gráfico adecuado te ayuda a tomar decisiones correctas.

¿Recuerdas alguna vez haberte quejado de que te enviaron a hacer gráficos y aparte de eso, reportes en tablas sobre la misma información?

Es casi como si desconfiaran de que tu trabajo está bien hecho. ¿Verdad?

Lo que sucede, es que tu gráfico puede estar bien hecho en lo que respecta a la parte técnica; pero…

  • ¿Está bien representado?
  • ¿Elegiste el gráfico adecuado?
  • ¿Las escalas son adecuadas respecto a lo que quieres representar / comparar?

Cualquier error de interpretación puede llevar a tomar una mala decisión y los Gerentes lo saben.

Es por eso que resulta muy importante elegir el gráfico más adecuado para tu informe.

Imagina que con un gráfico estás contando una historia sin palabras. Es un relato de figuras y números que debe ser comprendido casi de un solo vistazo.

Un gráfico debe ser capaz de mostrarte y permitirte evaluar alternativas, de mostrar las tendencias que, incluso, ayuden a “predecir” de alguna manera un comportamiento en la producción o las ventas.

En conclusión: El gráfico incorrecto puede llevarte a tomar una decisión a ciegas, mientras que un gráfico adecuado, te permite tomar decisiones correctas y rápidamente.

Eligiendo el tipo de gráfico, según tu objetivo.

Después de todo lo dicho (y si hasta este punto estás de acuerdo conmigo), es evidente que antes de comenzar a trabajar en el gráfico, debemos sentarnos a pensar unos minutos en lo que necesitamos y en cómo lo vamos a realizar.

Pero yo se que te gustaría que te diera unas cuántas pistas acerca de cómo realizar esta tarea previa y a continuación te explico la manera en que yo lo veo.

El proceso

A pesar de que depende mucho del trabajo que realices, de las exigencias en tu empresa y de muchas otras variables… Creo que esto puede ser resumido en un proceso que representaré de forma gráfica:

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

  • 1

    Conocer el mensaje: ¿Qué quieres “decir”?

Como te dije al principio de esta conversación, necesitas conocer el objetivo de tu informe. Y el objetivo de un informe gráfico, siempre es comunicar un mensaje.

¿Cuál es ese mensaje?

Es lo que tú debes averiguar, porque para cada caso hay un mensaje propio.

Pero vienes aquí por respuestas en lugar de más preguntas, ¿cierto?

Pues bien, sigue leyendo.

Si no conoces el mensaje que debe comunicar tu gráfico, ¿cómo puedes averiguarlo por ti misma o por ti mismo?

Claro, sin tener que entrar a la oficina de tu jefe o tu cliente a preguntárselo justo ahora que está en esa reunión.

Pues ahora te voy a enumerar las 6 razones más comunes por las que se realiza un gráfico o los mensajes más comunes que debe comunicar un gráfico.

  1. Para comparar.
  2. Para justificar o detallar las partes de un todo.
  3. Para mostrar una tendencia en el tiempo.
  4. Para mostrar la distribución.
  5. Para encontrar las desviaciones.
  6. Para entender las relaciones.

¿Aún te parece muy escueta la explicación?

Ok, vamos a detallar un poco más cada una de estas razones para que nos quede más claro el tema.

Comparar datos.

Significado: Comparar un conjunto de datos con otro, para verificar sus diferencias y clasificarlos de acuerdo a dichos resultados.

Por ejemplo:

  • Las ventas que realizó el vendedor Pedro comparadas con las ventas que realizó la vendedora María.
  • Las ventas de tu producto A comparadas con las ventas de tu producto B, en cada trimestre del año.

¿Qué gráficos pueden utilizarse en estos casos?

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

  • Gráfico de líneas.
  • Gráfico de torta (gráfico de pastel).
  • Gráfico de columnas.
  • Gráfico de barras.
  • Gráfico de dispersión.

Mostrar cómo están distribuidos los datos.

Significado: Mostrar los datos clasificados en clases, de acuerdo a tu criterio de clasificación.

Por ejemplo:

  • Distribución de pedidos entregados con retraso.
  • Distribución de problemas de calidad encontrados en el mes de abril del presente año.

¿Qué gráficos pueden utilizarse en estos casos?

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

  • Gráficos de líneas.
  • Gráficos de columnas.
  • Gráficos de máximos, mínimos y cierre.
  • Gráficos de distribución.

Mostrar las partes de un todo.

Significado: Quieres detallar cuánto aporta cada parte a un todo y de dónde viene cada aporte. Es decir: Quiénes son los mayores responsables de éstos números.

Por ejemplo:

  • Del total del dinero gastado el año pasado, ¿cuánto fue por costos de producción, cuánto por sueldos y salarios, cuánto por servicios? Etc.
  • Del total de producto no conforme de este mes ¿cuánto fue del lote A, cuánto del lote B y cuánto del lote C?

¿Qué gráficos pueden utilizarse en estos casos?

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

  • Gráficos de torta (gráfico de pastel).
  • Gráficos de columnas.
  • Gráficos de barras.
  • Resúmenes en Tablas.

Mostrar una tendencia en el tiempo.

Significado: Mostrar el comportamiento de un dato a medida que transcurre el tiempo. Sus altas y sus bajas.

Por ejemplo:

  • Las ventas realizadas cada semana, durante todo el año.
  • El número de reclamos recibidos cada mes, durante los últimos cinco años.

¿Qué gráficos pueden utilizarse en estos casos?

Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe

  • Gráficos de líneas.
  • Gráficos de columnas.
  • Resúmenes en Tablas.
  • 2

    Organiza y prepara tus datos.

Ya conocemos el mensaje que corresponde a nuestro gráfico. Pero eso no es suficiente.

Incluso si el gráfico es el adecuado, nuestros datos pueden no estar adaptados a dicho gráfico.

Me he topado con muchas consultas acerca del por qué los gráficos se ven “tan mal” y es porque tratan de meter en un único gráfico más de 10, 20, 50, 100 o 1000 series que solo consiguen verse como un montón de fideos que se estrellaron contra una pared.

Para poder realizar tu gráfico, primero necesitas realizar una labor de resumen. Eso es parte del proceso, resumir, para luego sintetizar con tu gráfico.

Para esta tarea, tienes:

  • 3

    Prepara tu gráfico.

Ahora que ya tienes lista la parte más complicada, viene la parte que más disfrutamos: Crear nuestro gráfico. La mayoría de gráficos convencionales están disponibles en Excel y puedes insertarlos tal cual hemos conversado en otras ocasiones.

Incluso podrías darte el lujo de crear gráficos “especiales” aprovechándote de la flexibilidad de Excel.

  • 4

    Dale formato a tu gráfico (los toques finales).

Siempre digo que menos es más, cuando realizas gráficos; pero en ocasiones hace falta agregar ciertos detalles para resaltar un aspecto fundamental del gráfico (como parte del mensaje que éste debe comunicar) y es necesario hacer algunos retoques en el formato e inclusive, agregarle elementos auxiliares, como por ejemplo:

Recomendaciones finales.

No te limites a lo que yo te he contado. Estas ideas no son ni pretenden ser el dogma de tus trabajos con Excel. Deja que tu creatividad se expanda al momento de realizar los informes para tus reuniones y siempre trabaja utilizando el sentido común. Con eso y tu experiencia, te aseguro que mejorarás en muy poco tiempo.

Las únicas reglas son conocer tu negocio y tus datos, ponerle pasión a lo que haces, tener un verdadero interés en tus clientes (aquellas personas que utilizarán tus informes) y practicar muy a menudo.

Notarás la diferencia.

¿Y tú, qué método utilizas para crear tus gráficos?

Ahora quiero que tú me cuentes cuál es tu metodología para crear gráficos en Excel para tus informes. ¿Qué haces primero? ¿Coincides con alguna de las cosas que he mencionado? ¿O tal vez piensas que a mi lista le hace falta alguna cosa.

Te leo en los comentarios.

Que tengas un buen reporting.

¡Nos vemos!

Raymundo

Las Funciones de Búsqueda en Excel: BUSCARV, INDICE y COINCIDIR

Las Funciones de Búsqueda en Excel

Realmente estoy muy complacido de tener ya, la segunda entrega del Podcast “Exprimiendo Excel”, una serie en la que conversaremos sobre todas las formas que se nos ocurran, para “sacarle el jugo a Excel”. Pero antes de pasar al episodio de hoy…

Te tengo una sorpresa.

La próxima semana, tengo una invitada muy especial. Sí, invitada, la primera representante del género femenino entre los expertos en Excel que han sido invitados a este Podcast. Tal vez ya la conoces, porque se trata de una tuitera muy activa, curadora de contenido y le fascina usar esta potente hoja de cálculo.

¿Tienes una idea de quién es?

Si quieres averiguarlo, no te pierdas el próximo episodio 😀

El episodio número dos.

Hoy quiero contarte sobre las funciones de búsqueda de Excel. Sobre el cómo pueden ayudarte y, una pregunta que me hacen muy seguido: ¿cuándo debo usarlas?

La primera parte de la pregunta, depende del porqué de tu búsqueda. Es decir, ¿cuál es tu propósito al buscar esa información?

¿Qué hay en este episodio?

  • ¿Qué son las funciones de búsqueda y por qué utilizarlas?
  • ¿Los filtros siempre son la mejor opción para buscar datos?
  • La función BUSCARV
  • Ejemplos prácticos para entender a la función BUSCARV.
  • La función COINCIDIR.
  • Ejemplos prácticos para la función COINCIDIR.
  • Combinando la función COINCIDIR, con otras funciones: La función MAX.
  • Complicando la cosa:
    • Respondiendo preguntas diferentes con las funciones de búsqueda.
    • ¿Qué hago si mi búsqueda no es compatible con BUSCARV?
  • Cómo responder una pregunta diferente.
  • Tres desafíos para ti.

Sin más preámbulos, empecemos.

¡Dale al play!

 

Enlaces y recursos mencionados en este episodio.

Descarga en este enlace el archivo de ejemplo para que puedas practicar.

Transcripción de este episodio.

Descarga la transcripción de este episodio [PDF]

Si te ha gustado este Podcast, entonces…

Compártelo con tus amigos en las redes sociales y suscríbete si quieres recibir actualizaciones cada vez que suba un nuevo episodio.

Es tu turno de hablar.

Cuéntame si ya estás utilizando las funciones de búsqueda. Si no, ¿cómo estás resolviendo este tipo de problemas en Excel? ¿Tienes tus propias técnicas? ¿Crees que hay mejores formas de lograrlo?

Déjame tus impresiones en la caja de comentarios que encontrarás debajo de esta entrada.

Y no olvides de suscribirte a la lista de correos, allá también conversamos cada semana sobre Excel y sus secretos.

¡Nos vemos en el próximo episodio!

Raymundo

Cómo resaltar números negativos en Excel [Vídeo-Cápsulas]

Cómo resaltar números negativos en Excel [Vídeo-Cápsulas]q

En esta cápsula quiero mostrarte cómo resaltar una celda que tiene una cantidad negativa, utilizando dos técnicas que, según sea tu caso, aplicarás una u otra.

Imagina que tienes una planilla que resume las ventas por semestre, como la que tengo yo en pantalla (aunque en mi caso tiene unos datos de prueba que se actualizan automáticamente para
efecto de este tutorial)

Cómo resaltar números negativos en Excel

Ahora, quiero resaltar aquellas celdas que tengan cantidades negativas. Es decir, cantidades menores que cero. ¿Cómo lo haría?

La primera opción, sería utilizar el formato numérico. Esto es, selecciono todas las celdas donde están los datos numéricos, hago un clic derecho y selecciono “Formato de Celdas”.

Aquí, elijo el formato para números negativos en color rojo y ahora verás que todas las celdas que contienen números negativos, se destaca en rojo.

La segunda opción, es utilizando formato condicional. Te diriges a la ficha “Inicio”, en el apartado “Formato” pinchas sobre el botón “Formato Condicional” y en el menú que se muestra, eliges la opción “Resaltar reglas de celdas”.

Como vamos a validar los números negativos (o sea, menores que cero) elegiremos la opción “Es menor que…”

Colocamos el valor mínimo, que es cero y comprobamos las diferentes opciones, fíjate como va cambiando de color, pero afectando únicamente a los números negativos.

Y eso no es todo, también puedes crear tu propio formato con la opción “Formato personalizado”, para que diseñes tu propia combinación de colores. Ahora, observa cómo quedan muy bien diferenciados los números negativos y tu planilla te mostrará automáticamente, dónde están los negativos.

Espero que te sirva.

Nos vemos en la próxima cápsula.

Raymundo