¿Cómo Sumar Celdas Visibles en Excel? ¡Sin problema!

Resultado de la suma con la función Subtotal()

¿Quieres únicamente sumar celdas visibles en Excel, sin complicaciones?

Entonces ésto te interesa.

En este artículo conocerás la forma más sencilla de realizar varias operaciones sobre las celdas que están visibles sin considerar las celdas ocultas, entre ellas sumar celdas visibles en Excel.

Si estás leyendo este artículo, seguramente te ha pasado que al usar la función [abbr title=”Equivalente en español: SUMAR()”]SUM()[/abbr] sobre los datos de un rango filtrado, el resultado es diferente al que esperabas ¿No es así?

Diferencias al usar la función SUM

Pues te cuento que la solución a este problema es la función [abbr title=”Equivalente en español: SUBTOTALES()”]SUBTOTAL()[/abbr]

Sumando las celdas visibles:

La función  [abbr title=”Equivalente en español: SUBTOTALES()”]SUBTOTAL()[/abbr] nos permite realizar la suma (y otras operaciones) sin considerar aquellas celdas que están ocultas.

Esto es especialmente útil cuando queremos realizar, por ejemplo, una suma sobre un Rango que está Filtrado.

Esta función es muy versátil ya que te permite realizar varias operaciones, entre ellas: Promedio, Conteo, Conteo de Blancos, Suma, etc.

La función [abbr title=”Equivalente en español: SUBTOTALES()”]SUBTOTAL()[/abbr] te pide sólo dos cosas:

  1. El tipo de operación que quieres realizar.
  2. El rango sobre el que vas a realizar la operación.

Por lo tanto, la sintaxis de la fórmula es la siguiente:

[box]=SUBTOTAL (Tipo de Operación, Rango de Celdas)[/box]

El parámetro Tipo de Operación recibe, como su nombre indica, el tipo de operación que quieres realizar. En este ejemplo, vamos a realizar una suma, por lo tanto, colocaremos en éste parámetro el número 9.

Sumar celdas visibles en Excel
El parámetro Rango de Celdas, recibe el rango sobre el cual vas a realizar la operación. Y por si fuera poco, puedes agregar más de un rango de celdas. Ya estás pensando en las posibilidades ¿Verdad?

Si utilizamos esta función en el ejemplo anterior, podremos filtrar los datos y esta vez sí obtendremos el resultado esperado:

Sumar celdas visibles en Excel

Un paso más allá…

Seguramente ya tienes varias ideas sobre como sacarle provecho a esta útil función. En la siguiente imagen puedes ver cómo podrías aprovechar su versatilidad para realizar cálculos dinámicos:

Sumar celdas visibles en Excel

[box type=”note”]Si te interesa averiguar más sobre esta función, visita la siguiente dirección: http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/funcion-subtotales-HP010062463.aspx[/box]

¿Y tú? ¿Ya usas la función Subtotal?

La función [abbr title=”Equivalente en español: SUBTOTALES()”]SUBTOTAL()[/abbr] la utilizo muy seguido en mis trabajos debido a su versatilidad. En combinación con otras fórmulas y técnicas de Excel, es capaz de cubrir los más exigentes escenarios.

¿Y qué me cuentas tú? ¿Usas la función Subtotal? ¿Tienes algún otro consejo que quieras compartir? Por favor no dudes en hacerlo usando los botones de compartir que están más abajo.

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Cómo enviar Tuits desde Excel o un sencillo cliente de Twitter

Crear un Cliente de Twitter con Excel

Ha llegado el fin de semana y hoy es feriado aquí en Ecuador. Luego de una dura semana de trabajo, quiero relajarme un poco 🙂

Por eso, hoy quise distraer la mente creando este cliente básico para Twitter hecho en Excel. Si quieres probarlo ya, ve al final de esta entrada, descárgate el archivo y en un minuto estarás enviando tuits desde Excel.

Enviando Tweets desde Excel

¿Quieres ver cómo funciona? ¡Vamos con ello!

Enviando tuits desde Excel en 3 pasos:

  • En una celda cualquiera, por ejemplo la E5, escribe tu mensaje (que no pase de los 120 caracteres)
  • En otra celda, pondrás tu nombre de usuario en Twitter. Yo lo hice en la celda E2
  • En la celda G14 ingresa la siguiente fórmula:
    =HYPERLINK(“https://twitter.com/intent/tweet?text=” & SUBSTITUTE(E5,” “,”+”) & “+via+@”&E2,”Enviar a Twitter”)

Explicación de la fórmula

  • La función HYPERLINK se encarga de crear un enlace a la dirección que le indiques como primer parámetro y muestra un “Texto Amigable” que se lo indicas en el segundo parámetro.
  • La función SUBSTITUTE, la he utilizado para reemplazar todos los espacios por el símbolo ‘+’.
  • Al final agrego el texto “via @” y lo concateno con la celda E2, en la cual está escrito nuestro Nombre de Usuario de Twitter para completar la actualización de estado.
  • Todo este texto se agrega a continuación de la dirección https://twitter.com/intent/tweet?text= para que nos muestre la ventana de actualización con el contenido de nuestro Tweet.

Usando el archivo

Y eso es todo. Al hacer clic sobre el enlace ‘Enviar a Twitter’, estarás enviando tuits desde Excel, tal y como has visto en algunas páginas web por ahí. A continuación te dejo un par de imágenes para que veas cómo funciona el archivo.

Enviando Tweets desde Excel

Enviando Tweets desde Excel

Este es el enlace para que descargues el archivo terminado y puedas revisar cómo está hecho.

Pincha aquí para descargar el archivo ‘Enviando tuits  desde Excel‘.

Imagina lo divertido que puede ser tener tu propio tablero de comandos para estar enviando tuits desde Excel en tus ratos libres.

¿Has realizado tu propio cliente de Twitter con Excel?

Ésta es la forma que yo uso para enviar mis tuits, sólo para hacerlo de una forma diferente y divertida :-)

¿Has implementado tu propio cliente de Twitter? Anímate a usar los comentarios y cuéntame cómo lo has hecho. Me gustaría ver tu trabajo.

Si te ha gustado este dato ¡No lo dudes! Compártelo con tus amigos en Twitter.

Mira cómo puedes enviar tuits desde Excel, sin usar macros: http://raymundo.me/n

¡Feliz fin de semana!

Nota

En esta entrada se han utilizado las siguientes fórmulas: HYPERLINK | HIPERVINCULO SUBSTITUTE | SUSTITUIR Recuerda que en la versión en español generalmente se utiliza el punto y coma en lugar de la coma, para separar argumentos en las fórmulas.

Cómo resaltar la celda activa en Excel.

Resaltar la celda activa
“¡Mi archivo de Excel parece una sábana!”

¿Alguna vez te has escuchado a ti mismo diciendo ésto? ¡Seguramente no te falta razón!

Y es que son muchos los usuarios que manejan gran cantidad de datos en su hoja de Excel.

A veces nos gustaría tener un apoyo visual, como el que existe en ciertos sistemas en los que en todo momento se nos muestra dónde está el cursor.

Imagina como sería tener esta ayuda en Excel.

¿Pero… será posible?

MS Excel no dispone de esa opción, no de forma nativa al menos; pero gracias a su gran flexibilidad, podemos realizar casi cualquier cosa que nos propongamos.

En la siguiente animación verás una muestra lo que pretendo lograr:

Cómo resaltar celda activa

Interesante ¿No lo crees?

Pues sigue leyendo, porque te mostraré cómo puedes implementar esta útil función en tu propia hoja de Excel.

Vamos a dividir el proceso en 5 sencillos pasos:

  1. Define el áreaque vas a utilizar.
    • En primer lugar, debes tener en mente el área en la cual vas a trabajar.
      Para el ejemplo, voy a utilizar el área que ocupa el rango A7:I27
  2. Selecciona dos celdas que usarás para control y que estarán fuera del rango de trabajo.
    • En mi caso, he elegido las celdas B2 y B3
    • Dales un nombre a cada una.
      A la celda B2 le he dado el nombre: miColumna
      A la celda B3 le he dado el nombre: miFilaDándole un nombre a las celdas de control
  3. ¡Usemos macros!
    • Presiona las teclas ALT + F11 (para abrir el editor de macros)
    • En la nueva ventana que se abrió, haz clic derecho sobre el nombre de la hoja en la que estabas trabajando y selecciona la opción ‘View Code’ (O ver código si está en español)
    • En las listas de arriba, selecciona Worksheet y SelectionChange.
    • Excel te mostrará una función Worksheet_SelectionChange()que está vacía.
    • Dentro de esa función, escribe las siguientes líneas:
      [miColumna] = Target.Column
      [miFila] = Target.Row
      Creando macro

      Este código lo que hace es asignar el valor de la columna y la fila actual a su correspondiente celda de control. Por eso hemos utilizado los nombres que le dimos a estas celdas hace un momento.

      Haz la prueba. Cambia de celda y observa cómo se actualizan automáticamente los valores en las celdas de control.

      Nota: Es importante que utilices los paréntesis angulares -también llamados corchetes- ( [ ] ), ya que ésta es la forma de decirle a Excel que nos estamos refiriendo a un nombre definido en la hoja y no a una variable.
  4. Formato condicional. Una vez que ya tenemos la información referente a la columna y fila seleccionada, vamos a aplicar un formato condicional.
    • Selecciona el rango de tu área de trabajo. En mi caso es el A7:I27
    • Ve a la opción Conditional Formatting -> New Rule
    • Selecciona la última opción ‘Use a formula to determine wich cells to format’
    • Ingresa la siguiente fórmula:
      =COLUMN(A7)=miColumna
    • Repite la operación para agregar otra condición al formato condicional e ingresa la siguiente fórmula:
      =ROW(A7)=miFila

      Aplicar formato condicional

      No olvides aplicar el formato en cada paso, indicándole el color de fondo con el que quieres que se resalte la ubicación de la celda actual.

      Nota: Siempre utiliza la referencia a la primera celda de tu rango. En mi caso tengo el rango A7:I27, por lo tanto, la primera celda es la A7, y es la que uso en la fórmula del formato condicional.
  5. ¡Disfruta del resultado!
    • Ahora utiliza esta técnica en tus reportes, nóminas, tableros de comando, etc. ¡Seguramente dejarás impresionado a tu jefe!

¿Quieres descargar el archivo?

Si necesitas el archivo, solo haz clic para descargarlo a continuación. ¡Es gratis!

 

Descargar el archivo terminado

 

Resumiendo

Como has podido observar, el formato condicional puede ser un gran aliado para infinidad de tareas.

Yo prefiero utilizar el formato condicional para este tipo de trabajos y lo complemento con algo de código VBA. El resultado puede llegar a ser ‘mágico’

La técnica mostrada es una buena forma de hacerlo desde el punto de vista del rendimiento, sobre todo si lo comparamos con opciones que usan código VBA más complejo.

Pero siempre hay más de una forma de lograrlo.

Así que anímate y cuéntame ¿Qué técnica utilizarías tú para resaltar la celda activa?

Espero tus comentarios.

Raymundo

Cómo insertar un dato en varias celdas.

Foto cortesía de SXC

¡Hola! Hoy te traigo un consejo rápido sobre Excel para comenzar la semana con pie derecho.

En muchas ocasiones, queremos insertar un dato en varias celdas a la vez. Como podrás imaginar, hay varias formas de hacerlo; pero como siempre, no me iré por las ramas e iré directo al punto.

A continuación te muestro la forma en que yo lo hago, al más puro estilo 1,2,3:

Insertar un dato en varias celdas

  • Selecciona todas las celdas donde quieres insertar el dato.
  • Escribe el dato en cuestión.
  • Presiona CTRL + Enter

¡Listo!

En la siguiente animación puedes ver cómo funciona esta técnica y lo útil que puede llegar a ser en algunos casos. No la subestimes, seguramente encontrarás una tarea en la que te resultará tremendamente útil.

Insertando datos en varias celdas con CTRL + Enter

¿Un paso más allá?

Esta técnica puede combinarse con otras para llevar nuestra productividad a otro nivel.

Por ejemplo, imagina uno de esos casos en los que tienes una hoja de datos donde hay varias celdas vacías y tienes que ‘rellenar’ esos espacios con un cero (u otro valor).

El inconveniente es que, por lo general, estas celdas vacías están distribuidas por toda nuestra tabla y sin ningún orden. ¿Cómo podríamos seleccionarlas rápidamente?

Te mostraré cómo hacerlo en cinco pasos:

[unordered_list style=”tick”]
  • Selecciona todas las celdas de la tabla y presiona la tecla F5
  • Haz clic sobre el botón “Special”
  • Selecciona la opción “Blanks” para que se seleccionen todas las celdas en blanco.
  • Escribe el valor deseado (para el ejemplo, el cero)
  • Presiona las teclas CTRL + Enter
[/unordered_list]

¡Listo!

Observa esta animación para que el ejemplo quede más claro:

Insertar un Dato en Varias Celdas

¿Conocías este dato? ¿Qué tan seguido lo usas? ¿Lo consideras interesante?

Si quieres compartir tu propio consejo o deseas agregar algo más al artículo, te invito a que lo hagas en los comentarios.

¡Buen inicio de semana!

¿Qué es la referencia en Excel? Excel desde cero.

¿Qué es la Referencia en Excel?

¿Te has hecho esta pregunta alguna vez?

En el mundo de MS Excel, la palabra ‘referencia’ se menciona muchas veces: la escuchas en el colegio, en la univesidad, en el trabajo, en el curso de computación, en los tutoriales en Internet, etc.

¿Verdad que en algún momento te has ‘encontrado’ con esta palabra?

¿Pero cuál es su significado? ¿Qué significa referencia? Veamos qué dice la Real Academia Española sobre esto:

referencia.

(Del lat. refĕrens, -entis, referente).

  • f. Acción y efecto de referirse(‖ aludir).
  • f. Relación, dependencia o semejanza de algo respecto de otra cosa.
  • f. Combinación de signos que identifican un objeto, especialmente un producto comercial. (La referencia figura en la etiqueta.)

Según estas definiciones que encontramos en el diccionario, podemos decir que los significados de referencia son:

  1. Una mención de algo o alguien.
  2. Una equivalencia o semejanza de algo respecto de otra cosa.
  3. Una identificación de algo o de alguien.

En Excel,  estas definiciones son igualmente válidas para el concepto de referencia.

Tener claro este concepto es clave si quieres trabajar en temas más complejos, como las fórmulas. Por eso sigue leyendo, ya que te voy a mostrar un poco más de cerca lo que es una referencia para Excel.

¿Qué es una referencia en Excel?

Dicho de una forma sencilla, referencia es el nombre de la celda, el cual está dado por la letra de la columna y el número de la fila. [Tweet]

Como te comenté en el artículo Excel: la celda, la hoja y el libro, cada celda nace a partir de la intersección de una columna y una fila.

Recuerda que las columnas y las filas están identificadas de la siguiente forma:

  1. Cada columna tiene asignada una o más letras.
  2. Cada fila tiene asignado un número.

Así, cada vez que una columna se cruza con una fila, éstas se intersectan en un punto llamado celda, al que podemos identificar utilizando la forma de coordenadas. ¡Sí! Utilizamos coordenadas. ¡Igual que las coordenadas cartesianas!

En este sistema de coordenadas, cada celda se define con una letra que indica la columna en la que se encuentra y un número que indica su fila.

En consecuencia, si una celda se encuentra ubicada en la intersección de la columna C y la fila 4, se dice que su referencia es:C4

Recuerda:

Para escribir la referencia de una celda, debes indicar primero la columna y luego la fila, es decir, primero la letra y luego el número.

¿Y para qué me sirve esto de la referencia?

Ya te he dicho que la referencia es el nombre con el cual Excel reconoce a cada una de las celdas. Ésto te permite ‘llamar’ a una celda por su nombre, desde otro lugar donde necesites utilizar el valor de dicha celda.

¿Qué significa esto?

La idea de realizar ese llamado a través de la referencia, es lograr que en una celda ‘X’ aparezca el valor que tienes en una celda ‘Y’.

Para lograrlo, debes ingresar la referencia de la celda a la cual quieres invocar, pero siempre comenzando con el signo igual ‘=’.

Veamos un ejemplo para tenerlo más claro.

A continuación te muestro una imagen donde se ve que he escrito en la celda A1  el texto ‘Yo soy la celda A1’.

Ingresando una referencia

Como ves, me he colocado en la celda C1 y he escrito el símbolo igual (=) seguido de la referencia a la celda A1.

En la siguiente imagen, puedes ver qué sucede cuando yo presiono la tecla enter, aceptando la referencia que le indiqué a Excel:

Nos devuelve el valor de la celda referida
Excel devuelve el valor que tenga la celda referida

Lo que ha sucedido es que yo le he dicho a Excel que quiero que ‘averigüe’ el valor que tiene la celda A1, y me lo muestre en la celda C1.

Si cambias el valor que está escrito en la celda A1, observarás que también cambia en la celda C1. Excel ha creado un vínculo entre ambas celdas, haciendo uso de la referencia que le hemos dado.

Esta característica puede serte muy útil , ya que te otorga una gran flexibilidad  al momento de realizar tus trabajos con Excel.

Te permite, por ejemplo, definir un valor en una celda y llamarlo desde otros puntos donde requieras usar dicho valor para realizar tus cálculos. Así, cuando necesites cambiarlo, únicamente será necesario que realices el cambio en un sólo lugar y te libras de estar haciendo cambios por todo tu documento.

Como ves, el hacer uso de referencias en Excel puede ser una gran ayuda, si lo usas adecuadamente.

En un próximo artículo te mostraré los tipos de referencia existentes.

¿Te ha gustado esta introducción? Entonces compártela en Twitter y Facebook usando los botones de abajo.

Cómo repetir la última acción en Excel [Excel-Consejo]

Imagina que tienes listo un reporte de ventas donde has consolidado la información de cada vendedor y sus comisiones.

De pronto, llega tu jefe diciéndote que quiere un cambio de última hora. ¿Te suena conocida la historia?

Repetir los pasos: Negritas, fondo azul, letras blancas…

Esta no es una tarea complicada, pero seguramente resulta algo tedioso. Sin embargo, MS Excel cuenta con una característica que nos permite repetir la última acción y ésta se ejecuta presionando la tecla F4.

¿Pero qué quieres decir con ‘repetir la útima acción?

Pues que si lo último que has hecho es ponerle negritas a una celda, lo que debes hacer es colocarte sobre otra celda a la que quieras aplicarle negritas y repetir la última acción (o sea sólo tienes que presionar la tecla F4)

Y lo mejor, es que no sólo sirve para poner texto en negritas. Puedes hacer varios cambios de formato en la celda o grupo de celdas y, cuando hayas terminado, simplemente vas saltando de uno a otro lado de tu libro de trabajo aplicando el mismo formato que acabas de utilizar, sobre las áreas donde lo necesites.

Nota:

Es verdad que con la herramienta ‘copiar formato’ (el icono en forma de brocha) puedes hacer lo mismo; pero deberias estar haciendo un clic en la brocha y otro en la celda destino por cada vez que quieras repetir el formato. Mientras que con esta forma que te indico, lo único que necesitas hacer es presionar la tecla F4 en cada celda que necesites.

Mira este consejo sobre Excel: Cómo repetir la última acción. http://raymundoycaza.com/repetir-ultima-accion/

¡Nos vemos del otro lado!

Raymundo