Función Sumar.Si – Manual de Excel

Función Sumar.Si

¿Para qué sirve?

La función Sumar.Si () se usa para sumar los valores de un rango que le pasemos como parámetro, únicamente si se cumple una condición que también se pasa como parámetro.

¿Cómo se usa?

Esta función recibe tres parámetros de los cuales dos son obligatorios y uno es opcional.

En la siguiente imagen, te especifico los parámetros que recibe la función Sumar.Si (), cada uno en un color diferente:

Función Sumar.Si

 

  1. Rango (obligatorio).- Aquí escribes el rango donde la condición se evaluará.
  2. Condición (obligatorio).- En este parámetro escribes la condición que debe cumplirse para que la suma se realice.
  3. Rango de Suma (opcional).- El rango que debe sumarse. Si no lo escribes se sumará el rango del primer parámetro.

Ejemplo práctico.

Ejemplo #1: Escribiendo los tres parámetros

Mi jefe me pidió que realice un reporte en el que muestre el listado de los proveedores que participaron en la última licitación, especificando los aprobados y los no aprobados.

En una celda al final debo sumar los presupuestos de los proveedores, considerando únicamente aquellos que están marcados como aprobados.

Una posible solución a este ejercicio es la propuesta en la imagen de abajo. En ella puedes ver que he creado un reporte sencillo de tres columnas: Proveedor, Presupuesto y Estado con sus respectivos valores.

Para satisfacer el requerimiento de sumar únicamente los proveedores marcados como “Aprobado”, he utilizado la función Sumar.Si (), especificando cada parámetro de acuerdo a como lo muestra la siguiente figura:

Función Sumar.Si

 

Ejemplo #2: Escribiendo solo dos parámetros.

Mi jefe me pidió ahora un reporte que le muestre el número de unidades rechazadas por estación y que además, al final se sumen todos los rechazos de aquellas estaciones que tienen 800 o más.

Función Sumar.Si

La imagen anterior muestra un sencillo reporte que se ajusta a lo solicitado por mi jefe. Ahora, me resta cumplir con el requerimiento de sumar todos aquellos rechazos que igualan o superan las 800 unidades.

Para lograrlo, he utilizado la función Sumar.Si () indicándole únicamente los dos primeros parámetros.

Esto es debido a que en esta ocasión, el rango donde voy a realizar la evaluación de mi condición y el rango a sumar, son uno mismo. En la siguiente imagen te muestro cómo lo hice:

Función Sumar.Si

 

Como ves, solo le he indicado un rango a la fórmula. Además, he utilizado un operador de comparación “Mayor o igual que” ( >= ) para indicarle a la fórmula que únicamente sume aquellas celdas cuyos valores sean mayores o iguales a 800.

Este es el resultado final:

Función Sumar.Si

 

Explicando la función SI anidada

Función SI
Foto cortesía de: sxc.hu
En esta entrada te explico cómo puedes usar la función SI, una dentro de otra, como si fueran muñecas rusas. Ésto te servirá para afrontar situaciones en las que debes evaluar varias posibilidades en una misma fórmula.
¿Cuántas veces has dicho alguna frase similar a esta?

Si salgo temprano hoy, me voy al cine.

En este ejemplo, has establecido una condición “Si salgo temprano hoy.

Después de la coma, vemos la acción que tomarás si la condición se cumple: “me voy al cine“.

Viendo la figura completa: “Si salgo temprano hoy, me voy al cine.”

En caso de que no se cumpla la condición, o sea que no salga temprano, se sobrentiende que no podré ir al cine; pero como a una computadora no le puedes dejar nada (o casi) como sobrentendido, se lo expresarías así:

” Si salgo temprano hoy, me voy al cine, sino me voy a casa.”

Esta es una forma de ver a las condicionales de forma natural y sin muchos tecnicismos.

En Excel la función SI te ayuda a realizar tareas que requieren una toma de decisión automática y es por eso que figura entre las favoritas de muchos usuarios.

Ahora vamos a ver cómo trabaja la función SI anidada. Sigue leyendo y entérate.

¿Qué es una condición? El “límite binario” de la función SI

En programación, una condición es una sentencia de la que se puede determinar si es falsa o verdadera.

Función SI anidada

Una condición solo puede arrojar uno de dos resultados: O es verdadera, o es falsa.

Siendo tan tajantes, yo me iría a casa si no salgo temprano del trabajo. Punto.

Pero, ¿y si me da hambre a la salida y quisiera pasar por un restaurante? ¡Pues que no! Tú dijiste que si no salías temprano te ibas para la casa, no hay medias tintas con una condicional.

Esto nos limita en algunos casos ya que pueden presentarse “puntos medios” en los que necesitaríamos evaluar más criterios antes de tomar una decisión.

Llegaron las condiciones múltiples! ¿Y ahora?

Las condiciones múltiples son una realidad que manejas a diario, aunque tal vez no te has puesto a meditar en ello.

Tú no te manejas solo con dos opciones para cada decisión que tomas en la vida y siempre habrán muchas cosas que tener en cuenta antes de tomar una decisión.

“¿Compro esta camisa? Depende de cuánto cueste. ¿La dejan a crédito? ¿Esta semana pagan el sueldo? ¿Tengo cupo en la tarjeta?”

Siguiendo con mi ejemplo, ¿qué pasa si quiero agregar una condición más? Por ejemplo que me diera hambre al salir.

Función SI anidada

¿Te diste cuenta? Hemos agregado una condición dentro de uno de los resultados de la condición principal: ¡Hemos anidado una condición dentro de otra!

¿Para qué es útil una función SI anidada?

Pues mira, una función SI anidada puede ayudarte a resolver ese tema que te está dando vueltas por la cabeza desde hace rato.

Su principal utilidad es ayudarte a tomar decisiones basadas en más de una condición, permitiéndote devolver un resultado de entre varias opciones en lugar de las dos que podrías conseguir con una función SI normal.

Podrías por ejemplo, mostrar indicadores para tus índices de ventas: Alto, Medio, Bajo, Preocupante.

También podrías asignar una calificación dependiendo del cumplimiento de una serie de requisitos que tú establezcas. Por ejemplo, la aprobación de un crédito o la calificación en el buró de crédito, etc.

Anidando una función SI: ejemplo práctico.

Cuando tenemos un archivo en el que debemos mostrar un valor que dependa de más de una condición, la función SI ya se queda corta como te comenté.

Ahora imagina que tienes un reporte de calificaciones. Normalmente decimos algo así:

Si la calificación es mayor o igual a 16, mostrar la leyenda ‘aprobado’, sino mostrar ‘reprobado’

Función SI anidada

Entonces viene el profesor y te dice: “Necesito que además en los casos en que la calificación sea 15, mostrar la leyenda  ‘recuperación’.”

¡Ups! ¿Y ahora? Pues te recomiendo que siempre comiences por tomar una hoja y un lápiz. ¡Dibuja tu solución!

Función SI anidada

Fíjate cómo “apareció” una nueva condición dentro de uno de los resultados de la condición principal (la sección que está encerrada en el recuadro rojo).

Insertando una fórmula SI anidada.

Tal como lo hacemos siempre, insertamos una función SI en nuestra hoja. En ella reflejamos la condición principal “Calificación es mayor o igual a 16”.

=SI([@Calificación]>=16,”Aprobado”,”Reprobado”)

Función SI anidada

Con esta fórmula hemos logrado el primer objetivo, el cual es mostrar los alumnos aprobados y reprobados. Esto representa el primer nivel de nuestro diagrama de decisión.

Función SI anidada

¿Cómo se anida una función SI en la práctica?

Lo único que debes hacer es reemplazar uno de los resultados por otra condicional que vas a “armar” de igual forma que lo hiciste con la anterior.

¿Cuál de los dos resultados debo cambiar? Depende del camino que quieras seguir, por eso recomiendo que dibujes tu solución primero.

En mi diagrama, el resultado en el que voy a anidar el siguiente SI, es el que sale por falso. De manera que ese es el que voy a reemplazar en mi fórmula o función, tal y como te muestro a continuación.

Función SI anidada

funcion-si-anidada-000062

Como ves, hemos anidado una segunda función SI, dentro de nuestra función principal, colocándolo en el resultado que sale por falso.

Así, has dado solución al requerimiento de nuestro estimado profesor y ahora, si le colocamos la calificación de 15 a un par de alumnos, vemos que nuestro modelo en Excel se comporta como se esperaba.

funcion-si-anidada-000063

Observa la siguiente animación para que quede más claro el procedimiento que hemos seguido:

funcion-si-anidada

¿Cuántos niveles puedo anidar? Todo tiene su límite.

Nada es infinito o ilimitado en esta vida y la función SI anidada no es la excepción. Si usas la versión Excel 2003, podrás anidarla hasta 7 veces, salvo que uses algún truco como el de usar el operador &.

En la versión Excel 2007 y 2010 puedes anidar hasta 64 veces una función SI.

En la mayoría de los casos esto debería ser más que suficiente y, aún así, llegar a este número de niveles puede ser exagerado. Replantéate la situación antes de hacer una fórmula tan complicada que luego olvides cómo estaba armada.

Recomendaciones finales.

  • No uses una fórmula en la que estén anidadas más de diez funciones SI, a menos que lo hayas estudiado muy bien y sea la única alternativa.
  • Plantéate otras posibles soluciones como la función ELEGIR() o la función BUSCARV(), etc.
  • Cada nivel que anides es un nivel más de dificultad para darle mantenimiento a la fórmula: No anides a lo loco.
  • Acostúmbrate a dibujar los posibles caminos que la evaluación de tu fórmula puede tomar, especialmente si ves que la fórmula será compleja. Te ahorrarás tiempo.

En resumen.

Has visto al detalle cómo se comporta una función SI() anidada y para qué sirve. Te he mostrado que es posible tomar decisiones en tiempo de ejecución con tus fórmulas y esto puede ayudarte a resolver situaciones más complejas en un momento dado.

La función SI anidada puede darte una flexibilidad que no tal vez no conocías hasta ahora; pero también te he contado que si abusas de esta característica puedes caer en todo un suplicio al momento de darle mantenimiento a tu fórmula. Así que ten cuidado y úsala con criterio.

Descarga el ejemplo terminado.

Haz clic aquí para descargar el archivo.

¿En qué utilizas la función SI?

Ahora te toca a ti. Cuéntame en qué sueles utilizar la función SI. ¿Qué tan seguido haces un SI anidado?

Si te ha gustado este artículo o quieres continuar nuestra conversación, te invito a dejar un comentario.

¡Hasta la próxima!

Crear tablas en Excel paso a paso.

Crear tablas en Excel

Para trabajar con los datos, una tabla puede ser  realmente útil en tu día a día con Excel.

Sin embargo, ¿qué pasa si es la primera vez que usarás una tabla? ¿y si lo aprendiste pero te has olvidado?

En ese caso sigue leyendo, porque aquí te muestro cómo crear tablas en Excel.

Pasos para crear una tabla en Excel.

#01 Nombra las columnas.

Primero debes definir la estructura de tu tabla. Comencemos por los títulos de las columnas que va a tener.

Crear tablas en Excel

#02Ingresa los datos.

Como segundo paso, puedes ingresar los datos correspondientes a cada columna. No es necesario que los ingreses para poder crear tu tabla, pero el ejemplo quedará más claro si lo hago en orden.

Crear tablas en Excel

#03 Crea tu tabla.

Ya tenemos creada nuestra tabla de datos como lo hemos hecho toda la vida; pero falta “decirle” a Excel que eso es una tabla para que la trate como tal.

Para hacerlo solo debes dirigirte a la pestaña “Insert” y en el grupo “Tables” encontrarás el botón “Table”.

Crear tablas en Excel

Debes asegurarte de que tienes seleccionada al menos una de las celdas de lo que será tu tabla, para que Excel pueda reconocerla.

El proceso en Acción.

Crear tablas en Excel

¿Existe otra forma de crear una tabla?

En Excel, como en casi todo en la vida, siempre hay más de una forma de hacer las cosas.

Para la versión 2007, por ejemplo, puedes lograr el mismo resultado con la opción “Format as Table” del grupo “Styles”.

Aquí te dejo una animación para que puedas ver el procedimiento completo:

Crear tablas en Excel

¿Por qué usar una tabla?

Ya has visto cómo crear tablas en Excel; pero ¿por qué hacerlo? ¿Cuál es la finalidad de las tablas?

La función principal de una tabla es la de organizar y administrar los datos eficientemente.

¿Y cómo es que una tabla puede ayudarte a organizar los datos? Pues ofreciéndote una serie de características que te facilitan la tarea. Te citaré unas cuantas:

Ventajas de usar una tabla.

1.- Ordenar los datos y filtrarlos.

Cuando has creado tu tabla, automáticamente aparecerán los filtros junto a los encabezados de tus columnas, permitiéndote ordenar los datos o filtrarlos de acuerdo a tu elección.

Crear tablas en Excel

2.- Insertar y eliminar filas o columnas sin afectar el resto de la hoja.

Puedes agregar filas y columnas o eliminarlas sin preocuparte de afectar a las celdas que están fuera del área de la tabla.

Crear tablas en Excel

Esto te da una completa libertad para centrarte solo en los datos de tu tabla.

3.- Usar columnas calculadas.

Esta es una de las características que más me gusta de las tablas en Excel.

Una tabla detecta cuando ingresas una nueva línea o registro y esta se amplía automáticamente ajustándose al nuevo rango.

Debido a esto, si usas una fórmula en una columna, esta se copiará también de forma automática al ingresar un nuevo registro. ¡Excelente!

Dile adiós a esa costumbre de pegar un montón de líneas con tu fórmula y espacios vacíos. Con una tabla las fórmulas se copian solas.

4.- Insertar totales.

Aunque son igualmente válidas las fórmulas sobre una tabla, Excel te da la opción de insertar una línea de “total” al final de tu tabla.

Esto crea una línea “especial” claramente diferenciable donde Excel aplicará por defecto el total de cada columna -si aplica-.

Crear tablas en Excel

Pero también te mostrará una lista desplegable, desde la cual podrás seleccionar la función que quieres aplicar para realizar el cálculo sobre esa columna.

Crear tablas en Excel

5.- Usar referencias “humanizadas”.

Realmente la más útil de las características de una tabla, en mi opinión. Me facilita mucho el trabajo y te voy a contar por qué.

Cuando creabas tus tablas de datos simplemente los escribías sin definir una tabla. Tal vez lo hacías así en algún momento, ¿verdad?

Y dime, ¿qué sucedía cuando desde otra hoja u otra zona de la misma hoja, debías aplicar fórmulas que invocaran datos de esa tabla? ¿O tal vez toda la columna de tu tabla?

Lo que sucedía es que debías de recordar la referencia de la columna de tu tabla. En qué columna y fila comenzaba y hasta dónde llegaba (para no tomar otros datos por error)

¿Estoy en lo correcto? ¿Más o menos? Pues bien, todo ese lío te lo ahorras con una tabla.

¿Cómo?

Al ingresar una fórmula, en lugar de usar la referencia de las columnas puedes llamarla por su nombre. Sí, por su nombre. Tal como lo lees.

Usaré como ejemplo mi archivo con la tabla que he creado. Imagina que quisiera saber cuál es la fecha más reciente de la columna “Fecha Nacimiento”. Debo de usar la función MAX().

Si lo hiciera “a la antigua”, escribiría la fórmula de la siguiente manera:

Crear tablas en Excel

¿Cuáles son las desventajas de esto?

  • Si tu tabla crece al ingresar más datos, la referencia debe actualizarse en tu fórmula.
  • Debes recordar la ubicación de cada rango o moverte por la pantalla y seleccionar con el ratón el rango.
  • Si no anclas la fórmula, fácilmente se puede desplazar el rango por error.

Cuando usas una tabla.

Si utilizas una tabla, las cosas cambian, ya que puedes usar esta forma de referirte a las columnas:

Crear tablas en Excel

Como puedes ver en la imagen anterior, en lugar de usar la “referencia dura” puedo referirme directamente al nombre de la columna. Lo que por supuesto, es más fácil de recordar.

Lo único que debes hacer es escribir el nombre de tu tabla (comienza por Table1 y aumenta la secuencia por cada tabla que vayas creando) y a continuación abres un corchete ([)

Excel detectará tu intención y te mostrará un listado con todos los nombres de columnas que tiene tu tabla, más otras opciones que puedes explorar.

Recuerda que al seleccionar un nombre de columna, debes cerrar el corchete o posiblemente Excel te marcará un error.

Crear tablas en Excel

Para mi ejemplo, solo utilizo la columna “Fecha Nacimiento” y funcionará como si hubiera escrito directamente la referencia; pero con las ventajas ya explicadas:

  • Fácil de recordar los nombres de las columnas en lugar de las referencias.
  • El rango se ajusta automáticamente al área de la columna, no importa si la tabla crece o decrece.
  • No hace falta anclar la referencia. Puedes estar seguro de que no se desplazará por error.
  • Tu sistema quedará mucho más estructurado al aplicar el uso de tablas sin tener que crear varios nombres definidos.
Consejo adicional: Para facilitar aún más el asunto, puedes ponerle un nombre a tu tabla. Esto lo consigues si seleccionas tu tabla y te diriges a la pestaña “Design” (1) y en la sección “Properties” econtrarás una caja de texto donde podrás darle el nuevo nombre a tu tabla.

Crear tablas en Excel

Crear tablas en Excel es una buena práctica.

Como te mencioné al principio, las tablas en Excel son realmente útiles a la hora de administrar y organizar datos.

Aunque en un principio pudiera parecer que dan más problemas que soluciones, la verdad es que crear tablas en Excel te ayudan a estructurar mucho mejor tus planillas.

Hoy has aprendido (o recordado) una de las características de Excel que más aportan a mejorar tu desempeño con esta hoja de cálculo. No dejes de practicar su uso para afianzar el conocimiento.

Recuerda que si juntas cada uno de los consejos que te expongo en este blog y los usas en conjunto, estarás realmente liberando tu productividad.

¡Hasta la próxima!

Crea textos tuiteables en tu web con Excel o la alternativa rápida a Click to Tweet

Click to Tweet
[quote]Las oportunidades “pequeñas” son como migajas de pan: si las sigues llegarás a la hogaza.[/quote]

Click to tweet es una de esas aplicaciones que nos ayudan (y mucho) en nuestra tarea de promocionar contenidos. En este caso, para Twitter.

Este servicio lo que hace es poner el texto que quieres en un enlace para que al ser pinchado por los usuarios, automáticamente sea redirigido a la caja de publicación de Twitter, lista para publicarse en su línea de tiempo.

Con esto cualquier frase célebre que te guste, o alguna frase tuya que resulte interesante, podrá ser fácilmente compartida en Twitter, con un simple clic de ratón.

Así, si quisiera compartir la frase con la que he iniciado esta entrada, el proceso sería tan fácil como escribirla dentro de la caja de ClickToTweet y presionar en el botón “Generate Link”

Click to Tweet

Una vez realizado este paso, la página en cuestión te daría un enlace que “apunta” al contenido que acabas de ingresar y que ha quedado almacenado en esa página.

Click to Tweet

En este caso, la URL http://clicktotweet.com/9q03a es la que tendrás que usar para tus enlaces donde pedirás a tus usuarios que pinchen para compartir el texto que quieres. Entonces ellos serán redirigidos a su cuenta de Twitter y les aparecerá esto:

Click to Tweet

Solo tendrán que pinchar en el botón “Twittear” y tu contenido se compartirá. ¡Misión cumplida!

No se puede negar que es fácil de realizar, tanto para ti, como para tus usuarios. Pero, ¿que pasaría si esta página dejara de funcionar, temporal o definitivamente?

Todos nuestros enlaces creados dejarían de funcionar, tal y como lo expone David en una de sus entradas donde habla precisamente de Click To Tweet.

¿Entonces? ¿Cómo nos arreglaríamos para crear estos textos fáciles de compartir en Twitter, sin arriesgarnos con los enlaces rotos? ¡Claro! Creándolos manualmente.

Para esto, debes utilizar la URL twitter.com/home?status= seguido de tu texto a tuitear. Con el cuidado de reemplazar cada espacio en blanco por un signo más (+).

Es decir, tendrías que dejar tu texto más o menos así:

[box]http://twitter.com/home?status= Este+es+mi+mensaje. +Por+favor+compartir.[/box]

Pero no termina de convencerme esta idea. Así que te propongo la siguiente alternativa.

Excel como alternativa a Click to Tweet

En una entrada anterior, te mostraba cómo hacer un sencillo cliente de Twitter en Excel.

Hoy voy a usar ese mismo ejemplo para mostrarte cómo tú puedes crear tu propio generador de enlaces listos para compartir contenido en Twitter. Sin depender de terceros.

Para comenzar, [ilink url=”http://raymundoycaza.com/descargas/twitter-facebook-con-excel.xls” style=”download”]descárgate el ejemplo anterior[/ilink] . Lo usaremos como base para este nuevo ejemplo.

Al abrir el archivo, te encontrarás con algo como esto:

Click to Tweet

 

A este archivo le vas a hacer un simple cambio: vas a agregarle un cuadro adicional a la derecha del existente, de manera que quede más o menos así:

Click to Tweet

En el nuevo cuadro que acabas de hacer, vas ingresar la fórmula [abbr title=”En español: SUSTITUIR()”]SUBSTITUTE()[/abbr]. Tal y como te muestro en la siguiente imagen:

Click to Tweet

Explicación:

La fórmula [abbr title=”En español: SUSTITUIR()”]SUBSTITUTE()[/abbr], lo que hace es sustituir un caracter o conjunto de caracteres por otro, en una cadena de texto que le indiques.

En el ejemplo, la referencia E5 apunta a la celda donde escribimos nuestro mensaje a tuitear. El segundo parámetro (” “), representa un espacio en blanco, el mismo que vamos a sustituir por un signo más (+) que es el que está indicado como tercer parámetro (“+”)

[box]En resumen, la orden es: Toma el contenido de la celda A5 y busca todos los espacios en blanco. Luego sustitúyelos por el signo más (+)[/box]

¿Por qué has usado esta fórmula?

Como te indiqué unos párrafos más arriba, el formato para publicar un texto en Twitter, exige que cada espacio en blanco sea representado por un signo más (+). Y esto es precisamente lo que hace la fórmula [abbr title=”En español: SUSTITUIR()”]SUBSTITUTE()[/abbr].

Usaré el ejemplo de la frase inicial de la entrada para que veas cómo queda después de usar esta función.

Click to Tweet

Y esto lo hemos logrado automáticamente. Sin hacer nada más que escribir o pegar nuestro texto, de forma natural, en la caja de nuestro generador como si lo hiciéramos en la web de Click to Tweet.

Ahora, para facilitarnos aún más las cosas, vamos a configurar nuestro generador para que nos complete el código HTML necesario para simplemente copiar y pegar en nuestro blog. Esto lo conseguimos concatenando el HTML con la URL de Twitter que te indiqué anteriormente y nuestro texto generado. Quedándote así:

Click to Tweet

 

 ¡Está listo!

Has terminado de crear tu generador de enlaces para compartir contenido en Twitter. Y además, ¡usando Excel!

Lo único que debes hacer es copiar el resultado de la caja de la derecha y pegarlo en el código HTML de tu blog. En mi caso, el resultado luce así:

Las oportunidades “pequeñas” son como migajas de pan: si las sigues llegarás a la hogaza. {Tuitear esto}

Ahora, [ilink url=”http://static.raymundoycaza.com/click-to-tweet.xls” style=”download”]descárgate el ejemplo terminado[/ilink]  y realiza tus pruebas. Ya tienes un archivo con dos funcionalidades: 1) envías tuits desde Excel. 2) generas enlaces con texto listo para compartir en Twitter para que tus usuarios la tengan fácil… ¡y tú también!

Click to Tweet

¿Qué otros usos le has dado a Excel?

Aparte de usarlo para cálculos, hoy lo hemos usado como una herramienta para el Marketing de Contenidos. ¿Y tú, qué otros usos le has dado a esta versátil herramienta?

Si te ha gustado, no dejes de compartirlo en las redes sociales usando los botones que aparecen al final.

¡Hasta luego.!

[box type=”info” icon=”http://static.raymundoycaza.com/icono.gif”]

Créditos

La imagen de portada la hice con uno de los íconos de: iconmonstr.com
[/box]

Generar datos de prueba en Excel

Has terminado de crear tu modelo en Excel y estás listo para las pruebas; pero, ¿y los datos?

Generarlos manualmente, claro. Sin embargo, ¿no resulta algo engorroso estar escribiendo 10, 20, 50 líneas en cada tabla?

Por eso hoy te voy a contar cómo genero yo mis datos de prueba para las planillas de Excel que desarrollo.

Generar datos de prueba en Excel 2007

Imagínate el típico caso de la planilla para un docente. Quieres generar datos aleatorios de calificaciones en un listado de estudiantes, para realizar tus pruebas. Si no quieres escribir uno por uno, los datos puedes hacer uso de la función [abbr title=”En español: ALEATORIO.ENTRE”]RANDBETWEEN()[/abbr]

Esta función recibe dos parámetros: el primero es el número más bajo que puede devolver y el segundo es el más alto. Es decir, que si quieres generar números aleatorios desde el 2 hasta el 20 (como el ejemplo que te muestro a continuación), deberías escribir la función así: [abbr title=”En español: ALEATORIO.ENTRE”]RANDBETWEEN[/abbr](2,20)

En la siguiente imagen puedes ver el uso de la función:

Generar datos de prueba en Excel

 

Bien, hemos creado unos datos de prueba rápidamente para las calificaciones. Ahora, ¿qué hacemos con la columna código?

Supongamos que el código debe ser una letra seguido de tres números. Entonces podemos utilizar la misma función [abbr title=”En español: ALEATORIO.ENTRE”]RANDBETWEEN()[/abbr] y nos apoyaremos en otra función: [abbr title=”En español: CARACTER()”]CHAR()[/abbr]

La función [abbr title=”En español: CARACTER()”]CHAR()[/abbr], devuelve el caracter correspondiente a un código que le pasemos por parámetro. Este es el correspondiente al código ASCII.

Considerando que el código ASCII para la letra A (mayúscula) es el 65 y así sucesivamente hasta la Z (mayúscula) que es el código ASCII 90, entonces podemos usar la función [abbr title=”En español: ALEATORIO.ENTRE”]RANDBETWEEN()[/abbr] con los parámetros 65 y 90, así:

[box][abbr title=”En español: ALEATORIO.ENTRE”]RANDBETWEEN(65,90)[/abbr][/box]

Con esto hemos generado nuestro carácter aleatorio. Ahora para generar un número aleatorio de 3 dígitos, debemos utilizar la función [abbr title=”En español: ALEATORIO.ENTRE”]RANDBETWEEN()[/abbr] de la siguiente forma:

[box][abbr title=”En español: ALEATORIO.ENTRE”]RANDBETWEEN(100,999)[/abbr][/box]

Y concatenamos ambos resultados en una celda para generar el código completo, de acuerdo a lo que necesitamos.

En la siguiente imagen te muestro cómo se realizaría el proceso completo:

Generar datos de prueba en Excel

Y así hemos generado nuestros primeros datos de prueba de forma semi-automática. Si quieres agilizar el proceso, puedes generar tus propias fórmulas y guardarlas en un bloc de notas para luego pegarlas en tu planilla de Excel y así ahorrar aún más tiempo 😉

¿Qué me cuentas tú?

Anímate y cuéntame cuál es el método que utilizas tú para generar datos de prueba en Excel, en tus propios modelos. Yo ya te he contado el mío.

¡Nos vemos!

Cómo transponer en Excel (de vertical a horizontal)

Como transponer en Excel

 

Pregunta de un alumno: ¿Cómo puedo convertir filas de datos en columnas dentro de Excel, sin copiar y pegar una por una?

Pues usando la opción transponer. ¿Y cómo transponer en Excel? Ahora te lo cuento.

Como transponer en Excel.

Cuando tienes los datos en una tabla y de forma vertical como esta:

Como transponer en Excel

Y quieres convertirlo a un rango de datos dispuestos de forma horizontal, como este:

Como transponer en Excel

Para lograrlo, basta con que utilices la opción Transponer que te ofrece el pegado especial. En Excel 2007 lo encontrarás directamente en el menú de pegar, como te muestro en la imagen:

Como transponer en Excel

¿Y si no tengo Excel 2007?

Para la versión de Excel 2003 deberás utilizar la opción Pegado Especial que te aparece cuando das clic derecho (primero debes tener copiado el rango):

Como transponer en Excel

Y luego, en el cuadro de diálogo, debes marcar la opción Transpose (Transponer en español)

Como transponer en Excel

 

De esta forma habrás realizado la tarea de convertir líneas en columnas en menos de un minuto 🙂

Un paso más allá

Haciendo uso del viejo atajo de teclado que aún utilizábamos en Excel 2003, podemos ahorrarnos más tiempo al momento de hacer una transposición de datos.

[box type=”note”]Luego de copiar los datos, usa el atajo ALT + E+S+E para realizar la transposición de texto sin tocar el mouse.[/box]

¿Y el atajo para el Excel 2007?

En realidad el atajo anterior sirve para la versión 2007; pero si quieres otra opción, te dejo el nuevo atajo:

[box type=”note”]En Excel 2007, luego de copiar los datos, usa el atajo ALT + H+V+T .[/box]

Con estas dos formas alternativas para realizar una transposición de datos, puedes ahorrarte algo de tiempo, sobre todo si estás en una laptop o si tu gato se comió tu ratón. De todo puede pasar en esta vida.

¿Y si quiero hacerlo al revés?

Solo sigue los mismos pasos. ¡No es más! Incluso podrías utilizar el mismo ejemplo para transponer de vertical a horizontal y luego seguir el proceso inverso. ¡Te divertirás un monton!

A continuación te dejo [ilink url=”http://static.raymundoycaza.com/transponer-en-excel.xlsx” style=”download”]el archivo ejemplo[/ilink]  para que juegues con él y hagas tus propias pruebas.